Versement direct
L'utilisateur habilité accède à l'écran de téléversement en sélectionnant le dossier de classement qui lui correspond, et en cliquant sur le bouton + visible dans le dossier courant. Il choisit le profil d'archives correspondant à son paquet, liste préalablement définie par le plan de classement.
Il clique dans la zone de téléversement puis sélectionne sur son poste de travail le(s) fichier(s) correspondant à l'archive qu'il génère ; il peut également insérer le fichier par glisser-déposer.
Il est également possible de déposer des fichiers conteneurs, compressés, qui seront désempaquetés par le système en fonction du profil et des sous-profils d'archive (obligatoire dans le cas des fichiers conteneurs). Pour ce faire, il est nécessaire de constituer une fichier ZIP contenant un dossier, qui lui-même contiendra l'ensemble des pièces à transmettre. Chaque nom de fichier des documents doit être précédé par l'identifiant du profil associé de la manière suivante :
<identifiant du profil> <nom du fichier>.<extension>. Tous les documents ayant le même identifiant de profil d'archive que l'archive mère (le dossier à la racine) seront à la racine de l'archive. Les autres ressources seront mises dans des sous-archives, à raisons d'une sous-archive par document.
L'utilisateur ajoute un nom (généré automatiquement par la première ressource déposée), un identifiant, une date du document. Il peut ajouter des champs pour compléter la description de son archive, en plus des champs paramétrables via les profils d'archive.
Enfin, si aucune règle n'a été rattachée au profil d'archive, l'utilisateur habilité du Service Versant peut sélectionner lui-même la règle de conservation.
Lorsque l'utilisateur clique sur Importer, le système d'archivage reçoit le formulaire et le(s) ressource(s), et vérifie la transmission.
La vérification porte sur les éléments suivants :
- le bordereau de transfert respecte le formalisme attendu (bien formé) ;
- l'information de base sur le transfert peut être extraite ou déduite des données reçues :
- un identifiant de transfert,
- une date de transfert,
- un Service Versant émetteur,
- un Service d'Archives destinataire,
- une taille totale des données et un nombre d'objets-données (ressources) transférés ;
- dans le cas d'un fichier conteneur, le dossier compressé respecte le formalisme attendu.
Si toutes ces conditions sont respectées, le système d'archivage :
- stocke le paquet d'information versé (le bordereau généré et les pièces jointes) dans l'espace d'échange pour la suite de la transaction ;
- enregistre le versement dans le référentiel des paquets reçus ;
- génère un accusé de réception pour le paquet versé ainsi réceptionné.
Si au moins l'une de ces conditions n'est pas respectée, le système génère un avis de non-conformité indiquant que le paquet ne peut être réceptionné. Aucune information n'est conservée par le système.