Génération d'un bordereau de versement - AP

Le Service Versant (SV) est le service ayant la responsabilité de la constitution du paquet d'information à verser dans le Système d'Archivage Électronique. L'utilisateur habilité du SV accède à l'écran de génération de bordereaux par le menu Transferts entrants > Générer un bordereau.

La liste affichée intègre deux types de bordereaux :

• les bordereaux de type Brouillon, qui attendent d'être complétés et validés afin d'être envoyés ;
• les bordereaux de type Modèle, qui serviront de base à la constitution de multiples bordereaux similaires.

Par le bouton + Nouveau il a la possibilité de générer des bordereaux en SEDA 1.

Ajouter un bordereau

L'utilisateur du SV ajoute un bordereau par le bouton + Nouveau. Il renseigne un identifiant (composé par défaut de la date et de l'heure de création), un Service d'Archives, un Service Versant, et éventuellement un commentaire.

Ajouter une archive

Il ajoute une archive grâce au + à côté du bouton Archive(s). Les champs à remplir obligatoirement sont :

• Onglet Archive :
  • Nom (de l'objet d'archive);
  • Langage de description ;
  • Niveau de service ;
  • Règle de communicabilité (règle et date de début de la règle) ;

• Onglet Description :
  • Niveau de description ;
  • Langage ;
  • Service Producteur.

Il est possible à ce niveau d'insérer des ressources. Il valide l'archive par le bouton Valider l'archive.

Ajouter des objets d'archive

L'utilisateur ajoute des objets et sous-objets d'archive en cliquant sur le menu burger à côté du nom de l'archive en bleu, ou sur le + du champ Archive(s) en vert. Pour un sous-objet, les champs relatifs à l'archive (langage de description, accord de versement, profil d'archive et niveau de service) ne seront pas à renseigner, puisque hérités de l'archive parente.

Ajouter des documents

L'utilisateur ajoute des documents via l'onglet Documents dans l'archive ou l'objet d'archive. Il peut les déposer par glisser-déposer ou en cliquant pour ouvrir la modale d'explorateur de documents. Il peut déposer autant de ressources qu'il lui est nécessaire. Il valide le dépôt de ressources pour cette archive en cliquant sur Téléverser.

Validation de l'archive

L'utilisateur valide l'archive ainsi créée par le bouton Valider l'archive. Il lui est possible de créer autant d'archives et de sous-archives qu'il lui est nécessaire, avec des Services Producteur, d'Archives et Versant différents. Les archives de premier niveau des bordereaux de versement sont indépendantes les unes des autres.

Validation du bordereau

Une fois le bordereau rempli, il peut cliquer sur le bouton Enregistrer. Il déroule un menu avec quatre possibilités :

• Enregistrer le brouillon : permet d'enregistrer le bordereau en tant que brouillon. Il reste dans la liste accessible dans l'écran Générer un bordereau, n'est pas envoyé et laisse ainsi la possibilité de revenir ajouter des informations ou ressources, ou les modifier ;
• Enregistrer et tester la conformité : permet d'enregistrer le bordereau en tant que brouillon, et d'en tester la conformité afin de confirmer sa bonne constitution. Lorsque le bordereau est invalide, un encart précise le type d'erreur et son détail afin de permettre la correction des informations transmises ;
• Enregistrer comme modèle : permet d'enregistrer le bordereau, en général sans ressources, en tant que modèle de bordereau. Il restera accessible via la liste dans Générer un bordereau. On pourra modifier le modèle via le bouton éditer ou créer un bordereau à partir de ce modèle via le bouton + ;
• Envoyer le message : permet d'envoyer directement le bordereau et son contenu. Attention ! : si le bordereau est prêt à être envoyé directement, il le sera. La modification ne sera plus possible.

Le système d'archivage reçoit le bordereau et les pièces jointes, puis vérifie la transmission.

Les vérifications réalisées par le système lors de l'envoi du message ou du test de conformité portent sur les éléments suivants :

• la validité des données ;
• le respect des spécificités de l'accord de versement et/ou du profil d'archive ;
• l'information de base sur le transfert peut être extraite ou déduite des données reçues :
  • un identifiant de transfert,
  • une date de transfert,
  • un Service Versant émetteur,
  • un Service d'Archives destinataire,
  • un Service Producteur (obligatoire pour l'acceptation des bordereaux dans Maarch RM)
  • une taille totale des données et un nombre d'objets-données (ressources) transférés.

Si toutes ces conditions sont respectées, le système d'archivage :

• stocke le paquet d'information versé (le bordereau et les pièces jointes) dans l'espace d'échange pour la suite de la transaction ;
• enregistre le versement dans le référentiel des paquets reçus ;
• génère un accusé de réception pour le paquet versé ainsi réceptionné.

L'utilisateur du Service Versant peut suivre les transferts ainsi réalisés au travers de la fonction de Transferts en attente de traitement (voir documentation correspondante).

Si au moins l'une de ces conditions n'est pas respectée, le système génère un avis de non-conformité indiquant que le paquet ne peut être réceptionné. Aucune information n'est conservée par le système.