Versement : généralités
Le versement d'une archive est l'action qui consiste à déposer dans le système un paquet, contenant des documents et les métadonnées qui lui correspondent.
La fonction fait intervenir deux acteurs, nommés ici conformément à la norme NFZ 44-022 MEDONA et au SEDA :
- Le Service Versant (SV), qui a la responsabilité de la constitution du paquet versé. Il s'agit du déposant, qui peut être aussi le producteur lorsqu'il s'agit d'archivage interne. Dans le modèle OAIS il n'est fait aucune distinction, et le producteur est l'acteur qui transmet les données en entrée ;
- Le Service d'Archives (SA), qui reçoit l'information et doit, selon les accords, prendre la responsabilité de la conservation des données pour le producteur après avoir contrôlé la conformité du paquet reçu. Dans le modèle OAIS, c'est le management qui assure ce contrôle, et c'est l'archive qui reçoit le paquet.
Lors du versement, le Service Versant transfère au Service d'Archives un ensemble de données empaquetées, qui fournit toute l'information nécessaire à sa prise en charge par le système d'archivage : information sur les acteurs du système – émetteur et destinataire, liste des objets de données transférés, métadonnées de description, métadonnées de gestion notamment. Lorsque le contenu à archiver est numérique, il est inclus au paquet transmis.
Le Service d'Archives réceptionne les informations et émet un accusé de réception vers le Service Versant. Il contrôle la conformité de l'information par rapport aux accords passés avec le Service Versant (nommés Accords de Versement dans AP) et aux exigences de conservation, notamment en terme de format de contenu, de volumétrie, de présence et de validité des métadonnées obligatoires.
À l'issue, les informations transmises sont déposées dans l'archive et le Service d'Archives prend la responsabilité de leur sécurité et de leur conservation. En retour, il communique au Service Versant l'attestation de dépôt des archives.
Le versement d'archive est encadré par le plan de classement. Chaque service peut verser une typologie restreinte d'archives. Cette typologie se paramètre au niveau de l'organigramme de l'application (voir la partie sur l'organigramme). De même, le profil d'archive d'une archive qui sera contenue dans une autre sera restreint par le paramétrage du profil d'archive de cette dernière (voir documentation Procédures d'exploitation - administrateur > Gestion archivistique > Profils d'archive).
L'opération de versement ne suit pas le même processus en fonction des impératifs associés aux archives produites. Maarch RM peut intégrer, comme surcouche au socle "premier", deux extensions spécifiques à la Modélisation des Échanges de DONnées pour l'Archivage (MEDONA) ainsi qu'au Standard d'Échange de Données pour l'Archivage (SEDA). MEDONA et SEDA sont généralement utilisés dans le cadre d'Archives publiques ; toutefois leur utilisation ne dépend que des exigences archivistiques définies par les différents Services.
Processus de versement - Archives privées
Les services ou organismes (généralement privés) n'intégrant pas ces standards et modèles d'échange, devront se référer au versement dit "versement direct" :
- Versement direct
Processus de versement - Archives publiques
Les services ou organismes (généralement publics) utilisant MEDONA et SEDA devront se référer aux processus de versement ci-dessous :
- Constitution du paquet d'informations versé
- Téléversement de bordereau de transfert
- Suivi des transferts émis
- Suivi des transferts reçus
- Historique des transferts entrants