Gestion des modèles de documents
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|     Accès à la gestion des modèles de documents |                                                   |
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| ![Icone Administration](../img/icon-admin.png) | ![icone modèles](../img/icon-doc.png) |
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## Utilité des modèles

Les modèles dans MaarchCourrier sont utiles à différents endroits :
 * réponses aux courriers ;
 * notifications d'alertes par courriels ;
 * types de documents ;
 * annotations ;
 * envoi de courriels.

C'est une fonctionnalité centrale utilisée par différents modules de l'application.

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| ![Information](../img/icon-info.png) | Exemple : dans la partie « Gérer les types de documents », nous avons vu qu'on pouvait choisir un type de fichier généré. Ce fichier généré est en fait un modèle de document qu'on peut créer grâce à l'éditeur html que propose l'application. |

## Création d'un modèle de document

![Formulaire d'un modèle](img/templates-form.png)

Les métadonnées permettant de créer un modèle :

| Requis                                     | Intitulé rubrique           | Donnée                                                       |
| ------------------------------------------ | --------------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **nom** | nom du modèle |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **description** | description du modèle |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **cible** | cible du modèle : PJ, notifications, types de doc, notes, email |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **type de modèle** | format du modèle : office, html, txt |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **nature** | uniquement si type de modèle office sélectionné, "c'est le modèle de modèle" |
| ![obligatoire](../img/icon-littlestar.png) | **source de données** | Permet d’extraire des informations sur les documents enregistrés et de fusionner le modèle. (Ex : pouvoir avoir le nom du l'utilisateur et les méta-données liées au courrier de cet utilisateur. « Bonjour [recipient.firstname] [recipient.lastname], ... »). Ainsi on peut par exemple récupérer les informations sur un document enregistré et écrire une réponse à partir d'un modèle préalablement défini.  |
| | **services** | correspond aux services de l'organigramme des entités, permet de restreindre l'accès des modèles aux services sélectionnés. |

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| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| ![Information](../img/icon-info.png) | Si le type de **modèle office** est sélectionné, il faut obligatoirement éditer le modèle pour l'enregistrer. L'édition se fait via le lancement d'un progamme jnlp (java) sur votre poste. Le jnlp exécutera alors votre éditer de documents préféré. |
| ![Information](../img/icon-info.png) | Pour éditer les modèles de documents de type OFFICE, vous devez installer la JRE v8 sur votre poste puis LibreOffice ou MS Office selon votre choix. |
| ![Information](../img/icon-info.png) | Si toutefois, vous rencontrez des soucis pour éditer un modèle de documents de type OFFICE sur votre poste, nous vous conseillons de prendre contact avec l'administrateur de votre parc informatique. |

## Editer un modèle de document

Lors de l'édition d'un modèle de document, vous pouvez y inclure différentes variables qui seront utilisées pour afficher les informations du courrier.

Ces variables sont identifiables par des crochets [ ]. Elles doivent être renseignées lors de la création du modèle de document. 

Vous avez la possibilité d'utiliser les variables pour les contacts externes, contacts interne et les informations du courriers.

### Champs de fusion pour les contacts externes :

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Type de contact | [contact.contact_type_label] |
| Structure | [contact.society] |
| Sigle de la structure | [contact.society_short] |
| Nom du contact | [contact.contact_lastname] |
| Prénom du contact | [contact.contact_firstname] |
| Adresse Dénomination | [contact.contact_purpose_label] |
| Adresse Service | [contact.departement] |
| Adresse Civilité | [contact.title] |
| Adresse Nom | [contact.lastname] |
| Adresse Prénom | [contact.firstname] |
| Adresse Fonction | [contact.function] |
| Adresse Etage, bureau, porte | [contact.occupancy] |
| Adresse N° | [contact.address_num] |
| Adresse Rue | [contact.address_street] |
| Adresse Complément | [contact.address_complement] |
| Adresse Code Postal | [contact.address_postal_code] |
| Adresse Ville | [contact.address_town] |
| Adresse Pays | [contact.address_country] |
| Adresse Téléphone | [contact.phone] |
| Adresse Courriel | [contact.email] |
| Adresse Site internet | [contact.website] |
| Formule de politesse de début de courrier |  	[contact.salutation_header] |
| Contact externe : Formule de politesse de fin de courrier | [contact.salutation_footer] |

### Champs de fusion pour les contacts internes

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Nom | [user.lastname] |
| Prénom | [user.firstname] |

### Champs de fusion pour les transmissions

Celui qui émet les transmissions :

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Nom | [transmissions.currentContact_lastname] |
| Prénom | [transmissions.currentContact_firstname] |
| Titre | [transmissions.currentContact_title] |
| Fonction | [transmissions.currentContact_function] |

Contacts pour les transmissions :

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Nom | [transmissions.lastname1] |
| Prénom | [transmissions.firstname1] |
| Titre | [transmissions.title1] |
| Fonction | [transmissions.function1] |

### Les informations sur le courrier

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Courrier: Service Traitant | [res_letterbox.destination] |
| Courrier: Type de document | [res_letterbox.type_label] |
| Courrier: Catégorie | [res_letterbox.category_id] |
| Courrier: Nature | [contact.contact_lastname] |
| Prénom du contact | [res_letterbox.nature_id] |
| Courrier: Date d'arrivée | [res_letterbox.admission_date] |
| Courrier: Date du courrier | [res_letterbox.doc_date] |
| Courrier: Date limite de traitement | [res_letterbox.process_limit_date] |
| Courrier: Notes de traitement | [res_letterbox.process_notes] |
| Courrier: Date de clôture  | [res_letterbox.closing_date] |
| Courrier: Objet | [res_letterbox.subject] |
| Courrier: Numéro chrono entrant | [res_letterbox.alt_identifier] |
| Réponse : Numéro chrono de la réponse | [attachments.chrono] |
| Document: Auteur | [res_letterbox.author] |
| Document: Date d'enregistrement | [res_letterbox.creation_date] |
| Special: Date du jour | [datetime.date] |

### Les informations sur l'utilisateur connecté

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Nom | [user.lastname]  |
| Prénom | [user.firstname] |
| Téléphone | [user.phone] |
| Mail | [user.mail] |
| Rôle de l'utilisateur dans le service (Primaire) | [user.role] |
| Identifiant de l'entité (Primaire) | [user.entity_id] |
| Nom long de l'entité (Primaire) | [user.entity_label] |
| Nom court de l'entité (Primaire) | [user.entity_short_label] |
| Adresse 1 de l'entité (Primaire) | [user.adrs_1] |
| Adresse 2 de l'entité (Primaire) | [user.adrs_2] |
| Code postal de l'entité (Primaire) | [user.zipcode] |
| Ville de l'entité (Primaire) | [user.city] |
| Email de l'entité (Primaire) | [user.email] |
| Identifiant de l'entité parente (Primaire) | [user.parent_entity_id] |
| Type de l'entité (Primaire) | [user.entity_type] |
| Arborescence de l'entité (Primaire) | [user.entity_path] |

### Les informations sur le service initiateur

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Identifiant de l'entité | [res_letterbox.initiator_entity_id] |
| Nom long de l'entité | [res_letterbox.initiator_entity_label] |
| Nom court de l'entité | [res_letterbox.initiator_short_label] |
| Email de l'entité | [res_letterbox.initiator_email] |
| Identifiant de l'entité parente | [res_letterbox.initiator_parent_entity_id] |
| Type de l'entité | [res_letterbox.initiator_entity_type] |
| Arborescence de l'entité | [res_letterbox.initiator_entity_path] |

### Les informations sur les pièces jointes

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Image du code barre pour les documents réponses | [attachments.chronoBarCode;ope=changepic;tagpos=inside;adjust;unique] |

### Les informations sur les annotations

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| date | [notes.note_date1] |
| note | [notes.note_text1] |

### Les informations sur les utilisateurs du circuit VISA (viseur et signataire)

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| prénom du signataire | [visa.firstnameSign] |
| nom du signataire | [visa.lastnameSign] |
| entité du signataire | [visa.entitySign] |
| prénom du 1er viseur | [visa.firstname1] |
| nom du 1er viseur | [visa.lastname1] |
| entité du 1er viseur | [visa.entity1] |

### Les informations sur les utilisateurs du circuit AVIS

| Libellés | Champs de fusion |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| prénom de la 1ère personne qui donne son avis  | [avis.firstname1] |
| nom de la 1ère personne qui donne son avis  | [avis.lastname1] |
| entitéde la 1ère personne qui donne son avis  | [avis.note1] |
| entité de la 1ère personne qui donne son avis  | [avis.note1] |

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| ![Information](../img/icon-info.png) | Les informations que vous renseignez vont concerner les modèles de documents qui ont comme source de données : [réponse] informations du courrier entrant. Ceci concerne les courriers arrivés. Pour les courriers départs, vous devez choisir l'option courrier départ spontané. |