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MEP/Guide/records management/fr/rm

Ce guide de visite a pour objectif d'expliquer au travers du jeu de démonstration Maarch les principes d'un archivage intermédiaire, voire définitif, au sein de services d'archives publics.

Les fonctionnalités suivantes sont présentées :

  • Enregistrement de documents d'activité ("Records Management")
  • Assistant de création de bordereau SEDA pour dépôt d'archives électroniques/physiques
  • Validation des bordereaux par l'archiviste collectivité
  • En fin de DUA : agrégation d'articles pour envoi aux Archives départementales au travers d'un nouveau bordereau SEDA
  • Fonctions d'administrations (plan de classement - Tableau de gestion - Conventions d'archivage)


Version Maarch applicable : 1.4


Composition du jeu de test

En vous connectant en "superadmin", vous accédez au menu Administration/Gestion archivistique. Il y a 4 services à vocation archivistiques, un thésaurus W, un tableau de gestion exemple, et 2 conventions d'archivage.

Les utilisateurs sont :

  • Georges Grand (ggrand/maarch) : correspondant archive représentant des services producteurs
  • Cyril Camus (ccamus/maarch) : archiviste valideur
  • superadmin/superadmin pour les fonctions d'administration

Fonctions d'administration

En tant que superadmin, dans le panneau d'administration "Gestion archivistique", vous voyez les fonctions suivantes : MenuRM.png

  • Services archivistiques : A partir de la liste des entités (Administration/entités), nous avons sélectionné des services qui ont une vocation archivistique : service producteur, service d'archive, service versant, et autorité de contrôle
  • Plan de classement : Il s'agit du thésaurus W du SIAF pré-chargé dans Maarch
  • Tableau de gestion : Un tableau de gestion (aussi appelé référentiel de conservation)
  • Conventions d'archivage : Accord-cadre entre un service versant et un service d'archive, définissant entre autres les formats autorisés, la période de validité, la fréquence des transferts

Déroulé de la visite

Ce guide suit le schéma suivant : ProcessRM.png


N° d'étape Opérateur Description
1 ggrand Création du bordereau SEDA à l'aide de l'assistant
2 ggrand Rattachement de ressources électroniques
3 système Dépôt du paquet SEDA et importation dans le SAE
4 ggrand Enregistrement rapide d'un document d'activité
5 ccamus Acceptation du bordereau
6 ccamus Création d'un bordereau d'envoi en AD pour les articles fin de DUA

Étape 1 : Création du bordereau

Utilisateur : ggrand
Mot de passe : maarch

Georges Grand est le Correspondant Archive de la CCAS de la ville de Maarch-les-Bains. Il utilise l'assistant de création de bordereau pour verser d'un seul coup de grandes quantités de documents électroniques, ainsi que des conteneurs physiques. Prenons par exemple le versement de dossiers agents contenant à la fois de l'électronique et du physique.

Dans le menu, sélectionnez "Créer un bordereau", puis renseignez l'entête du bordereau comme suit, en saisissant les champs dans l'ordre :

EnteteBRRM.png

Zone Description
Électronique/physique Possibilité de référencer des articles des 2 types. Si physique, il faut saisir la quantité et le format (ml ou boites d'archive)
Entité productrice L'entité archivistique productrice à laquelle appartient George
Service producteur Le service détaillé, pris parmi les entités sous-jacentes à l'entité productrice
Service versant L'entité archivistique versante à laquelle appartient George
Convention d'archivage Les conventions disponibles pour ce service versant. La convention sélectionnée conditionne le service d'archive et le profil d'archivage
Cote Indiquer une cote non de versement non existante, finissant par W pour des archives administratives
Tableau de gestion L’élément sélectionné conditionne la DUA, le sort final, et le délai de communicabilité
Plan de classement Mot-clé sélectionné par autocompletion

A la fin de la saisie, cliquer sur "Valider/ajouter des articles", qui réduit les rubriques et passe en saisie des lignes du bordereau.

ArticlesBRRM.png

Les articles sont simplement créés en cliquant sur "Créer". Pour modifier un article déjà créé, cliquer sur le stylo, puis sur "Mettre à jour". Dans cet exemple, on a créé 2 articles électroniques et deux articles physiques.

Étape 2 : Attachement des ressources électroniques

Cliquer sur "Sauvegarder et rattacher les ressources électroniques". Maarch active une applette Java listant les articles du bordereau.

Pour les articles électroniques uniquement, rattacher un ou plusieurs documents PDF, la convention spécifiée n'autorisant effectivement que des documents de ce format.

JavaRM.png

Une fois terminé, cliquer sur "Clôturer et envoyer à l'archiviste", ce qui a pour effet de constituer le paquet SEDA définitif sur le poste de travail.

Maarch affiche ensuite une présentation du bordereau SEDA, pour impression éventuelle.


SedaBRRM.png

Étape 3 : Importation du bordereau

Le bordereau a été enregistré dans le répertoire C:\Users\<user>\maarchTmp\archivetransfers. Vous pouvez afficher son contenu avec un éditeur XML :

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="no"?>
<ArchiveTransfer xmlns="fr:gouv:culture:archivesdefrance:seda:v1.0">
	<Comment>Versement SEDA - Délibérations 1999 et 2000</Comment>
	<Date>2013-03-23T08:24:04</Date>
	<TransferIdentifier>100W</TransferIdentifier>
	<ArchivalAgency>
		<Identification>06088-01</Identification>
		<Name>DGSDSGCOU:Service Courrier et Archive</Name>
	</ArchivalAgency>
	<TransferringAgency>
		<Identification>CCAS01</Identification>
		<Name>Centre Communal d'Action Sociale</Name>
		<Contact>
			<DepartmentName>Centre Communal d'Action Sociale</DepartmentName>
			<PersonName>George GRAND</PersonName>
			<Responsibility>Responsable CCAS</Responsibility>
		</Contact>
	</TransferringAgency>
	<Archive>
		<ArchivalAgreement>TRSFT_INTERNE</ArchivalAgreement>
		<ArchivalProfile>Actes</ArchivalProfile>
		<DescriptionLanguage>fra</DescriptionLanguage>
		<Name>Versement SEDA - Délibérations 1999 et 2000</Name>
		<ServiceLevel>minimal</ServiceLevel>
		<TransferringAgencyArchiveIdentifier>100W</TransferringAgencyArchiveIdentifier>
		<ContentDescription>
			<DescriptionLevel>recordgrp</DescriptionLevel>
			<FilePlanPosition>transport</FilePlanPosition>
			<Language>fra</Language>
			<LatestDate>2000-12-31</LatestDate>
			<OldestDate>1999-01-01</OldestDate>
			<CustodialHistory>
				<CustodialHistoryItem>Versement</CustodialHistoryItem>
...

Copier le bordereau 100.xml et le copier dans le répertoire C:\xampp\htdocs\maarch_entreprise\modules\records_management\batch\seda2maarch\incoming

Exécuter ensuite le batch d'import : C:\xampp\htdocs\maarch_entreprise\modules\records_management\batch\seda2maarch\seda2maarch.bat

Le bordereau et son contenu sont importés dans le SAE, et les articles deviennent consultables dans Maarch.

NB :

  • Il est possible d'importer des bordereaux externes (non pré-déclarés) provenant d'autres applications. Attention au format qui doit respecter le SEDA 1.0.
  • Le transport du bordereau du poste versant au serveur SAE peut être problématique en cas de gros volume ou de connexion peu fiable. Il faut alors utiliser un moniteur de transfert de fichier comme CFT ou Waarp (open source : http://www.waarp.it).

Étape 4 : Enregistrement de document d'activité

Utilisateur : ggrand
Mot de passe : maarch

Georges peut aussi enregistrer directement un document en archive intermédiaire, de façon moins lourde et moins formelle qu'avec un bordereau SEDA.

Dans le menu, sélectionner "Enregistrer un document d'activité". GDA.png

Renseigner les champs après avoir importé un document PDF, puis sauvegarder. La gestion des documents d'activité comprend les informations d'archive (DUA, communicabilité), sans passer par un versement.

Étape 5 : Recotation et acceptation

Utilisateur : ccamus
Mot de passe : maarch

Cyril Camus est l'archiviste. Il réceptionne les bordereaux, indique une cote d'archive, et envoie un accusé de réception SEDA au service versant.

Le bordereau importé apparait dans la corbeille des bordereaux en Contrôle Conformité :

CtrlBRRM.png

Cliquer que la ligne du bordereau pour ouvrir l'écran de traitement :

ValBRRM.png

Après validation, Maarch affiche le message d'accusé de réception SEDA.