Aller à : navigation, rechercher

Maarch RM/Versement

Fonction de versement

Cette fonction gère les versements des archives en provenance des Services versants dans leur ensemble. Elle inclut tous les mécanismes de préparation, de transfert, de contrôle, de rejet, de complément d’information, ainsi que tous les traitements de ces informations pour une intégration dans le dispositif de conservation sécurisée des données et celui de gestion des données descriptives du système d’archivage électronique (SAE).

Niveau de service attendu

Cette fonction garantit :

  • intégrité et sécurité des données entre le moment où celles-ci sont produites par le Service producteur et le moment où leur dépôt est effectif sur le SAE
  • conformité des différents composants des archives versées avec les règles générales d’archivage et avec les règles spécifiques aux archives définies entre le Service d'Archives et le Service versant. Cette conformité porte notamment sur le format et sur la structuration de ces différents composants
  • prise en compte des conditions d’archivage spécifiques aux données versées : conditions de préservation et conditions de restitution
  • gestion des noms de fichiers versés en relation avec les fonctions de conservation sécurisée et de gestion des données descriptives
  • suivi de la prise en charge effective des transferts sur le SAE
  • information des Services versants sur l’état d’avancement de la prise en charge de leurs versements

Options possibles

Composants du système utilisés pour ce processus

Le système de gestion des versements du SAE se compose :

  • d’une interface de type Web permettant aux Services versants de référencer manuellement, par bordereau de transfert d’archives pré-formaté, les versements qu’ils s’apprêtent à effectuer.

MaarchRM ImportBordereaux.png

  • d’une liste recensant l’ensemble des transferts envoyés par le Service versant.

MaarchRM TransfertsEnvoyés.PNG

  • d’une liste recensant l’ensemble des transferts reçus par l’Opérateur de tiers-archivage .

MaarchRM TransfertsRecus.png

  • d’un module de recherche sur l’historique des transferts.

MaarchRM HistoriqueTransferts.png

  • d’un service de transfert par réseau informatique. Ce service assure le transfert des données entre le Service versant et le Service d'Archives.
  • d’un annuaire utilisateurs permettant d’authentifier les utilisateurs.
  • d’un espace de stockage temporaire des fichiers versés en cours de traitement sur le serveur applicatif et avant leur dépôt sur les volumes homologues de conservation sécurisée.

Composants du système utilisés pour ce processus

Le processus de versement d’un lot d’archives se décompose de la façon suivante :

MaarchRM ProcessusDeVersement.png

Préparation du lot par le Service producteur

Le sous-processus est sous la responsabilité du Service producteur, jusqu’au verrouillage du bordereau de transfert, la suite du sous-processus étant alors sous la responsabilité du Service versant.

Prérequis à l’opération :

  • le Service producteur et le Service d'Archives ont spécifié ensemble les conditions d’archivage, de versement (accord de versement) et de restitution associées aux données objet du processus d’archivage et ils ont établi ensemble un tableau de gestion recensant ces règles, ainsi que leurs responsabilités respectives, au sein d’une déclaration de pratique d’archivage (DPA)
  • le Service producteur a développé ou a fait développer les outils lui permettant d’extraire de l’application et de mettre en forme les données candidates à l’archivage

MaarchRM PreparationDuLot.png

MaarchRM PreparationDuLot2.png

Extraction du contenu d’information à archiver et des métadonnées associées et mise-en-forme de ces éléments

Le Service producteur spécifie dans l’application source les données devant faire l’objet de l’archivage. Il extrait les fichiers objet de l’archivage de l’application source. Il convertit, si nécessaire, ces fichiers dans un format répondant aux exigences de pérennité définies par le Service d'Archives et il stocke ces fichiers dans un espace temporaire. Il extrait les métadonnées métier correspondantes de l’application source. Le paquet d’information versé (PIV) est constitué d'un fichier <XML> et d'un fichier <ZIP> regroupant les pièces jointes. Les empreintes des pièces jointes sont dans le bordereau de transfert. L’opération peut être réalisée soit manuellement, à l’aide de fonctions d’export mises à la disposition d’un administrateur, soit automatiquement par le système, sans intervention humaine.

Contrôle du lot

Le Service producteur vérifie que les fichiers objet de l’archivage générés soient produits dans les bons formats et soient exploitables par le Service d'Archives.

Il vérifie par sondage que les fichiers objet de l’archivage correspondent bien aux données devant faire l’objet de l’archivage (en contrôlant, par exemple, le nombre de fichiers produits).

Il vérifie par sondage que les bordereaux de transfert d’archives XML soient conformes aux exigences du Service d'Archives (conformité au profil d’archive associé à l’accord de versement).

Transfert manuel des lots au Service d'Archive par réseau informatique

Le sous-processus est sous la responsabilité du Service versant. 

Prérequis à l’opération :

  • les lots sont disponibles
  • un bordereau de transfert d’archives a été saisi dans l’application de gestion des versements
  • le Service versant dispose d’une connexion sécurisée pour transférer ses données au Service d'Archives

MaarchRM TransfertServiceVersant.png

Transfert des fichiers par le Service versant 

Le Service versant s’authentifie sur le SAE. 

MaarchRM Connexion.png

Il accède à l’application de gestion des versements (menu <Import de bordereau>).

MaarchRM Versement.png

Il sélectionne le bordereau de transfert d’archives puis les fichiers à joindre : 

MaarchRM Versement1.png

MaarchRM Versement2.png

Il téléverse le bordereau et les pièces jointes. Le bordereau de transfert d’archives est alors pris en compte et entre dans le circuit de traitement. 

MaarchRM Versement3.png

Le système sélectionne les fichiers et opère le transfert des données vers l’espace de stockage temporaire destiné aux fichiers versés. 

Réception des transferts par le Service d'Archives 

Le Service d'Archives accède à l’application de gestion des versements (menu <Transferts reçus>). 

MaarchRM Reception.png

Une fois versé, le système émet une réponse au transfert d’archives en précisant :

  • la date de réception du versement
  • la référence de l’avis de réception
  • le code de réponse

MaarchRM BordereauTraité.PNG

  • les commentaires sur les erreurs détectées 

MaarchRM BordereauInvalid.png

Contrôle et validation du versement 

Ce sous-processus est sous la responsabilité du Service d'Archives.

Prérequis à l’opération :

  • les lots versés sont disponibles sur l'espace de stockage temporaire du système
  • un bordereau de transfert d’archives associé aux fichiers versés a été validé par le système
  • le système dispose de logiciels lui permettant :
    • de contrôler automatiquement la conformité des lots versés (conformité au profil RNG, formats d’origine du contenu)
    • de consulter, si nécessaire, les fichiers XML et les fichiers des pièces jointes

MaarchRM ControleDuVersement.png

Contrôle du versement 

Les contrôles sont réalisés par l'application au cours du processus de transfert, soit chronologiquement :

  • conformité du bordereau de transfert d’archives au format SEDA (v0.2 ou v1.0) ou MEDONA
  • conformité du bordereau de transfert d’archives au profil « métier » associé à l’accord de versement, au regard d'un schéma RelaxNG (RNG ou XSD), généré par l’Application de génération automatisée de profils électroniques (AGAPE) existant pour le flux versé
  • détection des virus
  • comparaison des empreintes des pièces jointes fournies dans le bordereau de transfert d’archives et des empreintes recalculées
  • détection du format des pièces jointes et comparaison avec les formats déclarés dans le bordereau de transfert d’archives
  • validation du format des pièces jointes
  • détection du transfert des pièces jointes
  • détection de pièces jointes non déclarées dans le bordereau de transfert d’archives
  • déclaration du Service versant, dates d'existence valides
  • déclaration du Service Archives, dates d'existence valides
  • déclaration de l'accord de versement, dates d'existence valides, actif
  • conformité du Service Archives et du Service versant déclarés dans le bordereau de transfert d’archives au regard de ceux déclarés dans l’accord de versement
  • déclaration du profil d’archive, dates d'existence valides, actif
  • conformité du profil d'archive déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • respect des obligations définies dans l'accord de versement : fréquence et volume des transferts, format des fichiers autorisés
  • déclaration du Service producteur, dates d'existence valides
  • conformité du Service producteur déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • recherche des doublons

Les fonctions de contrôle et de validation sont assurées par des messages conformes au SEDA ou au MEDONA. Ces contrôles sont paramétrés, par accord de versement et permettent d'établir des contrôles automatiques sur :

  • déclaration du profil d’archive, dates d'existence valides, actif
  • conformité du profil d'archive déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • respect des obligations définies dans l'accord de versement : fréquence et volume des transferts, format des fichiers autorisés
  • déclaration du Service producteur, dates d'existence valides
  • conformité du Service producteur déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • recherche des doublons

Les fonctions de contrôle et de validation sont assurées par des messages conformes au SEDA ou au MEDONA. Ces contrôles sont paramétrés, par accord de versement et permettent d'établir des contrôles automatiques sur :

  • déclaration du profil d’archive, dates d'existence valides, actif
  • conformité du profil d'archive déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement
  • respect des obligations définies dans l'accord de versement : fréquence et volume des transferts, format des fichiers autorisés
  • déclaration du Service producteur, dates d'existence valides
  • conformité du Service producteur déclaré dans le bordereau de transfert d’archives au regard de celui déclaré dans l’accord de versement

Les fonctions de contrôle et de validation sont assurées par des messages conformes au SEDA ou au MEDONA. Ces contrôles sont paramétrés, par accord de versement et permettent d'établir des contrôles automatiques sur :

  • présence obligatoire de la signature (optionnelle) sur le bordereau de transfert d’archives (le contrôle se fait sur la présence et non sur la validité de la signature)
  • formats :

MaarchRM AccordDeVersement Format.png

  • règles : 

MaarchRM AccordDeVersement Regles.png

La dépendance du système de fichier intègre un outil permettant la détection de formats.

Traitement des transferts pour validation conforme au SEDA ou au MEDONA (statut <Traité>)

Le Service versant s’authentifie sur le SAE.

Le Service versant accède à l’application de gestion des versements (menu <Transferts envoyés>). 

MaarchRM TransfertsRecus.png

Il recherche le bordereau de transfert d’archives associé au lot à contrôler et il affiche la vue détaillée de celui-ci (MaarchRM Eye.png). 

MaarchRM BordereauTraité.PNG

Après vérification de la réponse au transfert d’archives, il clique sur <Terminer>. La transaction est terminée. 

MaarchRM TransactionTerminée.png

C’est à partir de cette acceptation que les données et que les bordereaux soient déposés, simultanément, dans les deux volumes de conservation sécurisée. 

Traitement des transferts non-conformes au SEDA ou au MEDONA (statut <Invalide>)

Ce sous-processus est sous la responsabilité du Service d'Archives. 

Prérequis à l’opération :

  • les fichiers XML sont disponibles sur l’espace de stockage temporaire du système
  • un bordereau de transfert d’archives associé au lot versé a été validé par le système, puis validé par le Service d'Archives après contrôles dans le cas de problèmes de non-conformité

L’application de gestion des versements recherche le bordereau de transfert d’archives associé aux versements à archiver et consulte celui-ci.

Il valide le dépôt effectif des versements.

Il met les fichiers XML et les fichiers au format d’origine à la disposition du système de conservation sécurisée.

Le système de conservation sécurisée prend en charge le versement.

L’application de versement reçoit du système de conservation sécurisée les avis de réception comme quoi les fichiers ont bien été pris en charge.

Elle affecte des cotes à chacun des fichiers versés lors du transfert.

Elle enregistre la date du dépôt, ainsi que les références de localisation associées fournies par le système de conservation sécurisée.

L’avis de dépôt est tracé dans le journal de cycle de vie de l’archive, consultable via les recherches sur le registre des entrées.

MaarchRM RecherchePublique.png

ResultatPublique.png

MaarchRM InfoArchive.png

MaarchRM Evénement.png

Les données versées sont dès lors disponibles dans le registre des entrées pour :

  • le Service producteur
  • le Service d'Archive