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Maarch RM/Restitution

Prérequis

Un seul prérequis :

  • le Service producteur a donné son accord

Principe

La procédure de restitution s'opère quand le Service Producteur souhaite récupérer son archive. Le Service Producteur doit alors obtenir l'accord du Service Archive avant de procéder à la restitution des archives concernées.

La procédure de restitution d’archives se fait via la solution Maarch RM, à l’initiative du Service Producteur, avec l’accord impératif du Service Archives.

Procédure

Recherche des archives

La recherche d’archives se fait via le menu Recherche d’archives.

Différents critères de recherche sont disponibles selon le domaine fonctionnel et le plan de classement.

Le résultat de la recherche est une liste des archives correspondant aux critères de recherche, où sont affichées diverses métadonnées descriptives caractéristiques, par exemple:

  • l’intitulé de l’archive
  • le Service producteur
  • la date ou les dates extrêmes de l’archive
  • le statut de l’archive
  • la référence du document fournie par le producteur

MaarchRM archiveSearch.png

Demande de restitution

Pour une demande de restitution par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Demander la restitution dans le menu Actions.

Le Service Producteur lance la demande de restitution d’une archive via le bouton d’actions Demander la restitution.

Il peut consulter ses demandes de restitution émises dans le menu Bordereaux > Demandes de restitution émises

Acceptation par le producteur

Une demande d'autorisation est envoyée au service Producteur.

Il peut l'accepter ou la rejeter.

En cas de rejet, la demande de restitution est rejetée. Le Service Archives est informé du statut de rejet dans les demandes de restitution émises.

En cas d'acceptation par le service producteur la demande de restitution est acceptée.

Restitution

Le Service Producteur est informé du statut d'acceptation ou de rejet dans les demandes de restitution émises.

L'archive est alors restituée et par la même occasion détruite du système d'archivage. Elle n'est plus accessible pour les opérations archivistiques.

Journal du cycle de vie

Les opérations de destruction sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,

MaarchRM archiveRestitutionEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive restituée.