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Maarch RM/Pérennisation des documents

Pérennisation des documents

Créer une règle de conversion

Afin de pouvoir convertir des documents, l'administrateur doit ajouter une règle des conversion. MaarchRM utilise le logiciel libreOffice pour convertir les documents.

Add conversionRule.png

Demander une conversion de document

L’opérateur d’archive a la possibilité de réaliser des demandes de conversion afin qu’un document puisse être converti dans un format pérenne.

Pour cela, un écran de recherche permet de pouvoir filtrer en fonction des Puid et des différents identifiants :

  • archive
  • document (sur le système, le service versant ainsi que le service producteur)
  • ressource

La demande de conversion peut être réalisé à partir du résultat de la recherche de document.

Recherche doc.png

Le tableau de résultat permet pour chaque document retrouvé de pouvoir faire une demande de conversion en cliquant sur le bouton orange. La demande de conversion est en attente de traitement.

Traiter les demandes de conversion

Le traitement des demandes de conversion sera réalisé par un processus planifier. Ce processus traite toutes les demandes de conversion en attente et applique sur les documents les règles de conversion définies par l’administrateur.

Suivi des demandes de conversion

Il est possible pour l’opérateur d’archive de réaliser un suivi des demandes de conversion. Pour ce faire, un écran permet de lister les demandes et de voir pour chacune d’elles, le statut (en attente ou traitée), la référence et la date de la demande.

Conversion request list.png

Le bouton vert, permet de visualiser en détail la demande de conversion ainsi que le résultat du traitement si il a été effectué.

DemandeConversion2.png

Journal du cycle de vie

Les opérations de conversion sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,
  • le logiciel de conversion et sa version

MaarchRM archiveConversionEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive convertie.