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Maarch RM/Gestion de la règle de conservation

Cadre règlementaire

Rappelons ici les articles du Code du patrimoine afférents à ce sujet.

ART. R.212-13

Sont définies par accord entre le service, l'établissement ou l'organisme intéressé et le Service interministériel des Archives de France de la Direction générale des patrimoines :

1° La durée d'utilisation comme archives courantes ;


2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ;


3° La destination définitive à l'issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir :

a) L'élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection ;

b) Le versement, à titre d'archives définitives, dans un dépôt d'archives relevant du Service interministériel des Archives de France de la Direction générale des patrimoines ou placé sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives ;

c) La conservation par le service, l'établissement ou l'organisme intéressé, dans les conditions prévues à l'article R. 212-12.


Principe

Le sort final représente le sort réservé aux informations (données et métadonnées), à l'issue d'une période appelée durée d'utilité administrative (DUA).

On distingue deux sorts :

  • conservation : à l'issue de la DUA, l'information entre dans l'âge définitif, où sa conservation doit être assurée sans limite de temps
  • destruction : à l'issue de la DUA, l'information doit être supprimée. Seules sont conservées, dans un SAE, les traces des évènements liés à l'information (empreinte, date d'entrée, date de l'accord du service producteur, date du visa de l'administration des Archives, date d'élimination), ainsi que les informations présentes dans la demande d'élimination


La norme AFNOR NF Z44-022 MEDONA et le Standard d’échange de données archivées (SEDA) proposent, pour exprimer cette règle de gestion, un élément décrivant à la fois :

  • la DUA
  • la date de départ du calcul de cette durée
  • la valeur du sort final à appliquer à l'information, lorsque la durée est échue

Maarch RM permet aussi de se référer à un tableau de gestion archivistique qui référence les règles applicables. Le versement peut ne préciser que le code de la règle définie, qui permettra de déterminer au moment du dépôt et de la constitution des métadonnées descriptives la DUA et le sort final.

Dans certaines transactions, la connaissance de cette règle est indispensable pour une bonne gestion du cycle de vie, comme lors du transfert d'une archive vers un SAE, pour la période intermédiaire. Dans d'autres transactions, cette connaissance peut être moins pertinente (communication) ou parfois inutile (transfert, en fin de DUA, vers un SAE définitif).

Lors de certains transferts, pendant la période courante ou intermédiaire, toutes les informations demandées par la règle de sort final ne sont peut-être pas connues. Ainsi, la date de départ de calcul peut être conditionnée à une information non encore disponible.

Lorsqu’elle est exprimée, une règle à un niveau (archive, objet d'archive ou document) porte sur toutes les informations de ce niveau et des niveaux inférieurs, si ces derniers ne précisent pas eux-mêmes une règle.

Pour connaître la règle de sort final d'un niveau particulier, la Maarch RM la cherche en priorité à ce niveau et, s'il ne la trouve pas, dans les niveaux supérieurs, en remontant l'arborescence des niveaux, jusqu’au niveau le plus haut.

Il est important de repérer, dès l'entrée, les situations conflictuelles, où le moment d'application d'un sort final intervienne avant le moment d'application de sorts finaux d'objets de niveau inférieur. L'identification de ces situations donne lieu à un rejet de transfert ou à la production d'une alerte, avec l'obligation de résoudre le conflit avant l'acceptation.

Lorsque l'échéance d'un sort final arrive, il est appliqué au niveau où la règle est exprimée, ainsi que sur tous les niveaux inférieurs. On peut distinguer deux cas :

  • si la valeur du sort final est « Détruire », l'ensemble des métadonnées et des données du niveau et des niveaux inférieurs sont éliminées. Les seules métadonnées conservées sont celles présentes dans le bordereau d'élimination, ainsi, bien sûr, que les traces, consignées dans les divers journaux du SAE (cycle de vie, évènements…)
  • si la valeur du sort final est « Conserver », l'ensemble des métadonnées et des données du niveau et des niveaux inférieurs sont conservées, mais également toutes les métadonnées des niveaux supérieurs, afin de ne pas perdre ces informations de contexte


Processus

Prérequis

La modification de la règle de conservation s'applique dans les cas suivants :

  • modifications des dispositions législatives et réglementaires
  • contentieux, impliquant un changement de DUA de l’archive à trente ans à compter de la date de fin du contentieux
  • caractère spécifique du document le rendant potentiellement utile à de futures recherches historiques

La modification de la DUA et/ou du sort final des archives se fait via la solution Maarch RM, à l’initiative du Service d'archives, en accord avec le Service producteur.


Recherche d'archives

La recherche d’archives se fait via le menu Recherche d’archives.

Différents critères de recherche sont disponibles selon le domaine fonctionnel et le plan de classement.

Le résultat de la recherche est une liste des archives correspondant aux critères de recherche, où sont affichées diverses métadonnées descriptives caractéristiques, par exemple:

  • l’intitulé de l’archive
  • le Service producteur
  • la date ou les dates extrêmes de l’archive
  • le statut de l’archive
  • la référence du document fournie par le producteur

MaarchRM archiveSearch.png

Accès à la modification

Pour une modification par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Modifier règle de conservation dans le menu Actions situé en haut à droite de la liste de résultats.

Pour une modification d'une archive en particulier, on utilisera Modifier la règle de conservations dans le menu d'actions sur la ligne d'archive.


MaarchRM archiveRetentionRuleModification.png

Le formulaire comporte les informations suivantes :

  • Date de départ du calcul : la date à partir de laquelle le calcul de la date d'élimination sera réalisé
  • Durée : La durée d'utilisation administrative, exprimée en années (ou moins fréquemment en mois ou jours...)
  • Sort final : Conserver ou Détruire
  • Commentaire : Il sera inclus dans le message de notification envoyé au producteur

Lorsque la demande porte sur plusieurs archives, l'écran indique le nombre d'archives sélectionnées et le nombre d'archives qui seront effectivement modifiées. La différence entre ces nombres s'explique par le fait que certains statuts de l'archive ne permettent pas de modification.

Un bouton permet d'enregistrer les modification sur l'archive ou l'ensemble d'archives.

Traçabilité

Journal du cycle de vie

Les opérations de changement de règle de conservation sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,
  • le sort final,
  • la durée de conservation (DUA),
  • la date de départ du calcul.


MaarchRM archiveretentionRuleModificationEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive modifiée.

Attestation

Une attestation est produite sous la forme d'un bordereau de notification du service d'archives à destination du service producteur.

Dans le cas d'une modification de plusieurs archives, un bordereau est généré pour chaque service producteur représenté, qui contient la trace de la modification de ses archives.

Il comporte le commentaire éventuellement saisi par l'utilisateur qui a opéré la modification, ainsi que l'identification des archives concernées et le détail de la nouvelle règle applicable.