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Maarch RM/Gestion de la communicabilité

Cadre règlementaire

Rappelons ici les articles du Code du patrimoine afférents à ce sujet.

Article L213-1

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2, communicables de plein droit.

L'accès à ces archives s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'art. 4 de la Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.

Article L213-2

Par dérogation aux dispositions de l'article L. 213-1 :

I.- Les archives publiques sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de :

1° 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :

a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé mentionnées aux 4° et 5° ;

b) Pour les documents mentionnés au 1° du I de l'article 6 de la Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, à l'exception des documents produits dans le cadre d'un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées lorsque ces documents entrent, du fait de leur contenu, dans le champ d'application des 3° ou 4° du présent I ;


2° 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;


3° 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l'Etat dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée, à l'exception des documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s'applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.

Le même délai s'applique aux documents relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des personnes ou recevant habituellement des personnes détenues. Ce délai est décompté depuis la fin de l'affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;


4° 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref :

a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé ;

b) Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;

c) Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice ;

d) Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;

e) Pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture ;


5° 100 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents mentionnés au 4° qui se rapportent à une personne mineure.


Les mêmes délais s'appliquent aux documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables. Il en est de même pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.


II.-Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue.

Principe

Les contraintes sur l'accès aux informations (données et métadonnées) sont définies dans la norme AFNOR NFZ44-022 MEDONA et le Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) à l'aide d'un élément de règle d'accès.

Cet élément décrit à la fois :

  • la nature du contenu de l'information
  • la date de départ pour le calcul de la durée, pendant laquelle la restriction demeure valable

Pour la première, on peut se rapporter au référentiel des codes d'accès de Maarch RM, ou à une des catégories définie dans le Code du patrimoine pour les données d'archives publiques.

Pour les archives publiques, la durée elle-même est donnée par le Code du patrimoine et est indiquée dans le SEDA pour chaque catégorie. Pour les archives des entreprises, elle est donnée par le code du commerce ou d'autres textes règlementaires relatifs aux documents d'activité spécifiques aux domaines et typologies documentaires, et indiquée dans le référentiel des règles d'accès.

Cette règle n'est pas obligatoire, sauf au niveau archive pour les archives publiques.

Lorsqu’elle est exprimée, elle comporte obligatoirement les deux informations la composant.

Une règle à un niveau (archive, objet d'archive ou document) porte sur l'accessibilité des données et des métadonnées, de ce niveau et des niveaux inférieurs, sauf si ces derniers précisent eux-mêmes une règle de restriction d'accès.

Une règle peut également être placée dans un bloc de description (élément <ContentDescription> du SEDA ou description spécifique au modèle pour les autres schémas de métadonnées) ou dans un bloc de mot-clef (élément <Keyword> du SEDA). Elle porte alors sur les métadonnées du bloc, c’est-à-dire sur tous les sous-éléments du bloc et sur tous leurs descendants, sauf si ces derniers précisent eux-mêmes une règle de restriction d'accès. L'usage de cette règle, à ces emplacements, vise principalement à rendre accessible les métadonnées associées à une donnée non-librement accessible ou, à l'inverse, pour rendre non-librement accessible une indexation, par exemple nominative.

Pour connaître la règle d'accessibilité d'une donnée (pièce jointe) ou d'une métadonnée (éléments <ContentDescription> ou <Keyword>), la solution Maarch RM cherche la règle en priorité à ce niveau et, si elle ne la trouve pas, dans les niveaux supérieurs, jusqu’au niveau le plus haut.

Processus

Prérequis

La modification de la communicabilité s'applique dans les cas suivants :

  • modifications des dispositions législatives et réglementaires
  • contentieux, impliquant la communication de l’archive à la Justice
  • modalités dérogatoires fixées par le conseil scientifique et technique (CST) de l’État

La modification de la durée de communicabilité des archives se fait via la solution Maarch RM, à l’initiative du Service d'Archives ou de l'Opérateur d'archivage, en accord avec le Service Producteur.

Recherche d'archives

La recherche d’archives se fait via le menu Recherche d’archives.

Différents critères de recherche sont disponibles selon le domaine fonctionnel et le plan de classement.

Le résultat de la recherche est une liste des archives correspondant aux critères de recherche, où sont affichées diverses métadonnées descriptives caractéristiques, par exemple:

  • l’intitulé de l’archive
  • le Service producteur
  • la date ou les dates extrêmes de l’archive
  • le statut de l’archive
  • la référence du document fournie par le producteur

MaarchRM archiveSearch.png

Accès à la modification

Pour une modification par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Modifier règle d’accès dans le menu Actions situé en haut à droite de la liste de résultats.

Pour une modification d'une archive en particulier, on utilisera Modifier la règle d’accès dans le menu d'actions sur la ligne d'archive.


MaarchRM archiveAccessRuleModification.png

Le formulaire comporte les informations suivantes :

  • Date de départ du calcul : la date à partir de laquelle le calcul de la règle de communicabilité sera faite
  • Code : le code du référentiel des codes d'accès de Maarch RM. Le choix du code ramène la durée de communicabilité
  • Commentaire : Il sera inclus dans le message de notification envoyé au producteur

Lorsque la demande porte sur plusieurs archives, l'écran indique le nombre d'archives sélectionnées et le nombre d'archives qui seront effectivement modifiées. La différence entre ces nombres s'explique par le fait que certains statuts de l'archive ne permettent pas de modification.

Un bouton permet d'enregistrer les modification sur l'archive ou l'ensemble d'archives.

Traçabilité

Journal du cycle de vie

Les opérations de changement de communicabilité sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,
  • le code de la règle d'accès appliquée,
  • la durée de communicabilité,
  • la date de départ du calcul.


MaarchRM archiveAccessRuleModificationEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive modifiée.

Attestation

Une attestation est produite sous la forme d'un bordereau de notification du service d'archives à destination du service producteur.

Dans le cas d'une modification de plusieurs archives, un bordereau est généré pour chaque service producteur représenté, qui contient la trace de la modification de ses archives.

Il comporte le commentaire éventuellement saisi par l'utilisateur qui a opéré la modification, ainsi que l'identification des archives concernées et le détail de la nouvelle règle applicable.