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Maarch RM/Gel et dégel

Principe

Cette procédure s’applique dans le cadre de contentieux juridiques.

Une procédure de contentieux, dans le cadre d’un système d’archivage électronique (SAE) public, est susceptible d’engendrer les cas suivants :

  • La Justice a besoin de consulter certains documents : procédure de communication à un demandeur
  • Des documents du SAE sont fortement impliqués par le contentieux et doivent être préservés de toute altération de leur intégrité, donc de toute modification (format…) et de toute communication : présente procédure de gel/dégel
  • La Justice désire consulter les originaux des documents : procédure de restitution partielle

Procédure

Recherche d'archives

La recherche d’archives se fait via le menu Recherche d’archives.

Différents critères de recherche sont disponibles selon le domaine fonctionnel et le plan de classement.

Le résultat de la recherche est une liste des archives correspondant aux critères de recherche, où sont affichées diverses métadonnées descriptives caractéristiques, par exemple:

  • l’intitulé de l’archive
  • le Service producteur
  • la date ou les dates extrêmes de l’archive
  • le statut de l’archive
  • la référence du document fournie par le producteur

MaarchRM archiveSearch.png

Gel d'archives

Dans le cadre d’un contentieux, il peut s’avérer nécessaire de geler une archive, c’est-à-dire d’empêcher toute action sur elle :

  • conversion de format
  • changement de durée d’utilité administrative (DUA)
  • changement de sort final
  • changement de durée de communicabilité
  • transfert en archivage définitif
  • élimination


EN OUTRE, CE GEL, COMME LE TERME L’INDIQUE, MET UN TERME PROVISOIRE AU DEROULEMENT DE LA DUA, EMPECHANT L’ARCHIVE D’ETRE ELIMINABLE PAR ERREUR. DE MEME, CE GEL MET UN TERME PROVISOIRE AU DEROULEMENT DE LA DUREE DE COMMUNICABILITE, EMPECHANT L’ARCHIVE DE DEVENIR COMMUNICABLE A TORT.

La procédure est appliquée par l'opérateur d'archivage ou le service d'archives.

Pour une modification par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Geler dans le menu Actions situé en haut à droite de la liste de résultats.

Pour une modification d'une archive en particulier, on utilisera Geler dans le menu d'actions sur la ligne d'archive.

L'application affiche un message indiquant le résultat de l'opération, en bleu en cas de succès, en rouge si l'une ou plusieurs des archives ne peut être gelée.

Dégel d'archive

La procédure de contentieux achevée, il faut dégeler l’archive, afin de lui faire reprendre le cours de son cycle de vie, là où il s’est arrêté.

La procédure est appliquée par l'opérateur d'archivage ou le service d'archives.

Pour un dégel par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Dégeler dans le menu Actions situé en haut à droite de la liste de résultats.

Pour une modification d'une archive en particulier, on utilisera Dégeler dans le menu d'actions sur la ligne d'archive.

L'application affiche un message indiquant le résultat de l'opération, en bleu en cas de succès, en rouge si l'une ou plusieurs des archives ne peut être dégelée.

Si l’archive est considérée comme constitutive à part entière du dossier de contentieux, il faut alors lui appliquer une nouvelle DUA (en général, trente ans à compter de la date de fin de contentieux), voire, le cas échéant, un nouveau sort final, notamment pour un intérêt patrimonial issu de la singularité de l’affaire.