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Maarch RM/Elimination

Cadre règlementaire

La procédure d’élimination d’archives, en secteur public, implique un acteur servant de caution morale et assurant le CST de l’État : le Service interministériel des archives de France (SIAF) ou, par délégation territoriale, le directeur des Archives départementales (AD).

Article R. 212-14 du Code du patrimoine

La sélection des documents incombe à la personne chargée du CST de l'État sur les archives ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.

La personne chargée du CST de l'État sur les archives établit les listes des documents dont elle propose l'élimination et les soumet au visa de l'administration d'origine. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Les services, établissements et organismes ne peuvent s'opposer à l'élimination d'archives versées par eux dans les dépôts relevant de la personne chargée du CST de l'État sur les archives qu'en raison de nécessités juridiques.

Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l'élimination est proposée.

Cette faculté peut s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel la personne chargée du CST de l'État sur les archives est habilitée à procéder à l'élimination.

Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du CST de l'État sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique du SIAF de la DGP.

Prérequis

Les prérequis sont les suivants :

  • Le sort final attribué est « destruction »
  • la durée d’utilité administrative (DUA) des archives est échue
  • le Service producteur a donné son accord
  • pour les archives publiques, le Service de contrôle scientifique et technique (CST) de l’État a donné son visa


Principe

La procédure d'élimination ne concerne que le cas où le Service Archives détienne des archives d'un producteur dont la durée de conservation soit échue. Le Service Archives doit alors obtenir l'accord du service producteur avant de procéder à la destruction des archives concernées.

Dans le cas de la sphère publique, une autorisation du Service de contrôle est également nécessaire pour pouvoir procéder à l'élimination. Par exemple, pour des archives conservées dans le SAE d’une commune, l'autorisation du directeur des AD territorialement compétent est nécessaire, outre l'accord du service producteur.

Si un Service producteur souhaite détruire des archives dans son propre SAE et qu'il doive obtenir une autorisation d'un Service de contrôle compétent (cas des archives publiques), il effectue directement cette demande en se positionnant en tant que Service d'Archives et ne procède à la destruction effective qu'à réception de cette autorisation.

La procédure d’élimination d’archives se fait via la solution Maarch RM, à l’initiative du Service Archives, avec l’accord impératif du Service producteur et le visa réglementaire du CST de l’État pour les archives publiques. L’ensemble du processus est appliqué par le Service Archives, jusqu’à la finalisation sous la responsabilité exclusive de l'opérateur du système.

Procédure

Recherche des archives

La recherche d’archives se fait via le menu Recherche d’archives.

Différents critères de recherche sont disponibles selon le domaine fonctionnel et le plan de classement.

Le résultat de la recherche est une liste des archives correspondant aux critères de recherche, où sont affichées diverses métadonnées descriptives caractéristiques, par exemple:

  • l’intitulé de l’archive
  • le Service producteur
  • la date ou les dates extrêmes de l’archive
  • le statut de l’archive
  • la référence du document fournie par le producteur

MaarchRM archiveSearch.png

Demande d'élimination

Pour une demande d’élimination par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Demander l’élimination dans le menu Actions.

Le Service Archives lance la demande d’élimination d’une archive via le bouton d’actions Demander l'élimination.

Il peut consulter ses demandes d’élimination émises dans le menu Bordereaux > Demandes d'élimination

Acceptation par le producteur

Une demande d'autorisation est envoyée au service Producteur.

Il peut l'accepter ou la rejeter.

En cas de rejet, la demande d'élimination est rejetée. Le Service Archives est informé du statut de rejet dans les demandes d’élimination émises.

En cas d'acceptation par le service producteur, dans le cas des archives privées, la demande d'élimination est acceptée.

Acceptation par l'autorité de contrôle

En cas d'acceptation par le service producteur, dans le cas des archives publiques, une demande d'autorisation est envoyée au service de contrôle, avec l'autorisation du producteur.

Il peut l'accepter ou la rejeter.

En cas de rejet, la demande d'élimination est rejetée. Le Service Archives est informé du statut de rejet dans les demandes d’élimination émises.

En cas d'acceptation par le service de contrôle, la demande d'élimination est acceptée.

Destruction

Le Service Archives est informé du statut d'acceptation ou de rejet dans les demandes d’élimination émises.

L'archive est alors détruite, elle n'est plus accessible pour les opérations archivistiques.

Journal du cycle de vie

Les opérations de destruction sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,

MaarchRM archiveDestructionEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive détruite.