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Maarch RM/Communication

Références

Rappelons ici les articles du Code du patrimoine afférents à ce sujet.

CHAPITRE 3 : REGIME DE COMMUNICATION

Article L213-1

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2, communicables de plein droit.

L'accès à ces archives s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.

Article L213-2

Par dérogation aux dispositions de l'article L. 213-1 :


I.- Les archives publiques sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de :

1° 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :

a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé mentionnées aux 4° et 5° ;

b) Pour les documents mentionnés au 1° du I de l'article 6 de la Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, à l'exception des documents produits dans le cadre d'un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées lorsque ces documents entrent, du fait de leur contenu, dans le champ d'application des 3° ou 4° du présent I ;


2° 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;


3° 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l'Etat dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée, à l'exception des documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s'applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. Le même délai s'applique aux documents relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des personnes ou recevant habituellement des personnes détenues. Ce délai est décompté depuis la fin de l'affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;


4° 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref :

a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé ;

b) Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;

c) Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice ;

d) Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;

e) Pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture ;


5° 100 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents mentionnés au 4° qui se rapportent à une personne mineure.

Les mêmes délais s'appliquent aux documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables. Il en est de même pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.


II. Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue.

Article L213-3

I.- L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi entend protéger. Sous réserve, en ce qui concerne les minutes et répertoires des notaires, des dispositions de l'article 23 de la Loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l'autorité dont émanent les documents. Le temps de réponse à une demande de consultation ne peut excéder 2 mois à compter de l'enregistrement de la demande.


II. L’administration des archives peut également, après accord de l'autorité dont émanent les documents, décider l'ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d'archives publiques.

Article L213-5

Toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu'elle oppose à une demande de communication de documents d'archives.

Prérequis

La communication d'une information (donnée et/ou métadonnée) n'est possible que :

  • si l'information est déclarée librement communicable par une règle explicite
  • si l'information est devenue librement communicable en raison du dépassement du délai de la règle de communicabilité
  • si le demandeur est le producteur de l'information, sauf pour les données à caractère personnel (législation de la Commission nationale informatique et libertés [CNIL])
  • dans le cas d'une réquisition judiciaire
  • si le service de contrôle compétent a donné une autorisation de communication (dérogation) de cette information au demandeur

Consultation

Prérequis

Pour une consultation immédiate des archives d’un service producteur, les prérequis sont les suivants :

  • être utilisateur du Service producteur correspondant
  • être utilisateur du Service Archives indiqué dans l’accord de versement référent
  • être opérateur d'archivage

Recherche d'archives

Se reporter à la procédure de recherche des archives spécifique au domaine d'activité:

  • archives publiques
  • archives administratives et financières
  • ...

Consultation des données et métadonnées

La fiche détaillée de l’archive est consultable en cliquant sur le bouton vert en fin de ligne correspondante dans la liste de résultats.

Elle permet de prendre consulter les informations suivantes :

  • l'identification et les règles de gestion de l'archive
  • les données de description
  • le contenu de données des documents, ceux-ci pouvant être affichés à l'écran ou téléchargés
  • l'extrait du journal de cycle de vie, les rapports d’évènements pouvant être affichés
  • les objets d’archive contenus, et les associations avec d'autres archives

L’archive est directement consultable par téléchargement en cliquant sur le bouton bleu en fin de ligne correspondante dans la liste de résultats.

Communication

Transmission d'archives par un Service Archives à un Service demandeur d'archives, avec l'autorisation, le cas échéant, du Service producteur et du Service contrôleur compétent.

La demande de communication d'archives peut émaner du Service producteur ou, plus largement, de toute personne ayant intérêt à consulter ces archives (communication pour des raisons administratives, juridiques, contentieuses, historiques). Le Service producteur a, dans tous les cas, sauf pour des archives comportant des informations nominatives à caractère personnel , accès aux archives qu'il ait produites et qui aient fait l'objet d'un transfert.

Pour les archives publiques, lorsque des archives ne sont pas encore communicables, une procédure de dérogation peut être effectuée par le demandeur : une autorisation est alors demandée par le Service Archives, dans un premier temps, au Service producteur et, dans un second temps, au Service de contrôle (SIAF, directions des Archives départementales).

Communication au producteur

Pour une communication simple d’archives au Service producteur, les prérequis sont les suivants :

  • être utilisateur du Service producteur correspondant
  • être utilisateur du Service Archives indiqué dans l’accord de versement référent

A partir de la liste de résultats d'une recherche d'archives, le demandeur accède au menu des actions sur l'archive et choisit Demander la communication.

Pour une communication par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Demander la communication dans le menu Actions en haut de la liste.

Le formulaire affiché permet de saisir un commentaire à l'adresse du service d'archives qui sera mentionné sur le bordereau de demande.

Une fois la demande traitée, le Service demandeur peut télécharger le paquet d’information diffusé (PID), via la réponse à sa demande de communication.

Communication à un tiers

Pour une communication d’archives par un demandeur tiers, Maarch RM intègre un workflow de demande de communication avec dérogation à la règle de communicabilité, qui pourra être mis en œuvre dans le cadre d'un projet d'archivage.

Le prérequis est que l'utilisateur doit être membre d'un service demandeur d'archives déclaré dans l'administration des organisations.

Pour traiter des demandes d’archives non-communicables (ce qui ne sera pas le cas dans la configuration de base, seuls les Services producteurs consultant leurs propres archives), le flux comporte deux ou trois niveaux d'acceptation :

  • le Service d'Archives prend connaissance de la demande en consultant les demandes de communication reçues. La demande avec dérogation peut alors être rejetée ou validée et partir dans un flux d'autorisation
  • la demande d'autorisation est envoyée en premier lieu au service producteur, qui peut l'accepter ou la rejeter
  • si le service de contrôle est constitué (s'il est déclaré dans l'administration des organisations), la demande lui est transmise, avec l'autorisation du producteur.

Une fois la demande acceptée par les trois acteurs et traitée, le Service demandeur peut télécharger le paquet d’information diffusé (PID), via la réponse à sa demande de communication.

Journal du cycle de vie

Les opérations de communication sont tracées dans le journal du cycle de vie de l’archive.

La trace comporte

  • l'identification de l'archive,
  • la date et heure de l'opération,
  • l'identification de l'opérateur
  • l'empreinte numérique et l'adresse de stockage du document,
  • l'identification du service demandeur.


MaarchRM archiveCommunicationEvent.png

Une ligne de journal est enregistrée par archive modifiée.