Aller à : navigation, rechercher

Maarch RM/Cas d'usage

On présente ici le périmètre fonctionnel couvert par Maarch RM, en décrivant les scénarios dans lesquels sont impliqués les différents acteurs du système d'archivage. On utilise le formalisme UML des cas d'usage (use cases).

Cas d'usage.png

Contextualisation

Les acteurs

Un acteur représente un ensemble cohérent de rôles vis-à-vis du système d’information. L'acteur ne doit pas être confondu avec l'utilisateur qui est une personne physique ou morale identifiée dans le dispositif. L’utilisateur peut en effet assurer différents rôles suivant la transaction utilisée, et ainsi être représenté par plusieurs acteurs.

Service d’Archive

Le Service d’archives est l’entité qui assure la gestion des archives dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles. Il peut s'agir d’un prestataire de service de tiers-archivage.

Service Versant

Le Service versant est l’entité qui transfère les archives à un Service d’Archives lors d’une opération de versement ou de transfert.

Service Producteur

Le Service producteur est l’entité qui a produit les archives, c’est-à-dire qui les a créées ou reçues dans le cadre de son activité

Service de Contrôle

L’Autorité ou Service de contrôle est l'entité qui, le cas échéant, autorise ou non la Communication, l’Élimination ou la Modification des archives.

Demandeur

Le Demandeur est toute personne physique ou morale qui souhaite consulter les informations conservées par le Service d’Archives dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur.

Opérateur d'archivage

L'opérateur d'archivage est la personne responsable de l'exploitation du système d'archivage électronique. Il est garant notamment son bon fonctionnement et de la disponibilité des données pour les autres acteurs. Il est habilité à effectuer des opérations de supervision et de maintenance du système. Il peut s'agir du prestataire de tiers archivage ou du service informatique de l'organisation.

Les fonctions

Les fonctions du système d'archivage électronique peuvent être réparties en deux grandes catégories :

  • Les échanges de données d'archive entre des partenaires : versement, communication, modification, restitution, élimination
  • La supervision qui permet d'assurer la pérennité de l'information : journalisation, migrations et conversions, administration des référentiels, sécurité

Les entités

Les entités sont les représentations des informations manipulées dans le système, structurées sous forme d’objets.

L'archive

Une archive est un objet intellectuel complexe qui fait l'objet de la conservation par le système d'archivage électronique. Elle comporte un contenu, sous la forme d'un ou plusieurs documents électroniques (séquence de bits) ou physiques (papier, support d'enregistrement), sachant que seules les archives numériques sont traitées dans le présent document.

Le contenu est accompagné de métadonnées pour permettre sa conservation, sa pérennisation et sa compréhension. On distingue les métadonnées descriptives qui fournissent des informations permettant la qualification de l'archive et sa recherche, les métadonnées de gestion qui régissent les accès et le cycle de vie de l'archive et les métadonnées techniques qui permettent d'exploiter l'objet dans l'environnement technique.

Le bordereau et l'attestation

Cette entité représente un support utilisé pour les différents échanges d’informations entre les services d’archives et leurs partenaires, dans des transactions qui régissent les échanges de données d'archives. Il comporte un en-tête (émetteur, destinataire, date et référence) ainsi qu'un ou plusieurs items dont la nature varie selon le type de message. Il peut s'agir d'archives – dans les messages qui véhiculent des paquets d'information d'archive ou bien de structures identifiant les archives dans les messages de demande.

Ces documents, lorsqu'ils sont émis par le service d'archive ou l'opérateur d'archivage à destination des déposants, constituent les attestations de leur activité.

Le journal du cycle de vie

Cet objet contient les traces de l'ensemble des événements du cycle de vie des archives comme le versement, la modification ou la destruction. Chaque événement y est inscrit de manière séquentielle avec toutes les informations nécessaires pour reconstituer l'enchaînement des opérations au sein du système d'archivage. L'activité du Service d'Archive est aussi matérialisée par la production d'attestations pour chacune des opérations ayant une portée significative sur le cycle de vie des archives, sous la forme de documents qui accompagnent le journal.


Verser

C’est l’action par un Service versant de transmettre des informations d'archives à un Service d’archives en vue de lui en confier la conservation.

Cas d'usage - Verser.png

Flux standard

Lors du versement, le service versant transfère au service d'archive un ensemble d'informations: certaines concernent le transfert lui-même, qui fournissent l'identification des acteurs et du versement. D'autres constituent les archives versées, avec leurs informations de gestion et leur description. Si le contenu à archiver est numérique, il est inclus aux informations transmises avec les informations techniques pour permettre sa conservation et sa pérennisation.

Le service d'archive réceptionne les informations, puis il contrôle leur conformité par rapport aux accords passés avec le service versant et aux exigences de conservation, en termes de format de contenu, de volumétrie, de présence et de validité des métadonnées obligatoires notamment.

A l'issue, les informations transmises sont déposées dans l'archive et le service d'archive prend la responsabilité de leur sécurité et de leur conservation. En retour, il communique au service versant l'attestation de dépôt des archives.

Flux facultatifs

Demande de versement

Le processus peut être précédé d'un échange préliminaire dans lequel le service versant transmet au service d'archive l'ensemble des informations propres à permettre un contrôle anticipé du versement réel, sans les données de contenu à conserver.

Validation du versement

Lorsque les informations transmises sont jugées non conformes, une étape complémentaire permet au service versant ou au service d'archive de modifier certaines des informations en vue de les rendre conformes afin de poursuivre le versement.

Flux d'exception

Ces flux représentent les cas pour lesquels le versement ne peut aboutir et où aucun flux facultatif ne permet de finaliser le versement. Dans tous les cas un message de réponse est envoyé au service versant pour lui signifier le rejet du versement.

Réception invalide

Le versement est impossible lorsque les informations reçues sont partielles, endommagées ou que leur origine ne peut pas être déterminée. Le contrôle des informations reçues est rendu possible par la présence dans les données de transfert d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique par exemple.

Non-conformité des données de contenu

Le versement est aussi impossible lorsque l'objet même à conserver ne répond pas aux exigences de conservation ou aux accords conclus. Ce cas de figure se présente par exemple si le format des données est invalide, non déterminé, si l'empreinte numérique du contenu ne correspond pas à celle transmise, si un code malveillant est détecté dans le contenu, etc.

Non-respect des accords

Le versement est impossible lorsque le versement ne respecte pas les accords conclus entre les parties. L'accord peut comporter des limitations dans la fréquence et la taille des versements, de formats acceptés, d'espace de stockage global allouable pour le service producteur, etc.

Exigences

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de versement des archives :

  • Le flux de demande de transfert des archives respecte les étapes décrites dans la norme NF Z44-022 MEDONA
  • Le système peut prendre en charge des flux de demande de transfert des archives dans des formats standardisés ou spécifiés lors de l'implémentation.
  • Le flux de demande de transfert des archives respecte les étapes décrites dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF.
  • Le flux de demande de transfert des archives respecte le format décrit dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF et gère l'ensemble des métadonnées associées.
  • Le transfert des archives respecte les étapes décrites dans la norme NF Z44-022 MEDONA
  • Le système peut accepter des flux de transfert des archives dans des formats standardisés ou spécifiés lors de l'implémentation.
  • Le flux de transfert des archives respecte les étapes décrites dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF.
  • Le flux de transfert des archives respecte le format décrit dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF et gère l'ensemble des métadonnées associées.
  • Le logiciel dispose d'un module de validation de conformité des informations transmises. La validation porte sur les contenus transmis et les métadonnées transmises.
  • En cas de non-conformité, le versement n'est pas accepté et renvoie un message au service versant pour signifier du rejet.
  • Le logiciel permet de définir des profils d'archivage utilisés pour valider la conformité des informations reçues.
  • Le logiciel est capable d'identifier les formats de contenu reçus.
  • Le logiciel est capable de valider la conformité d'un format par rapport aux spécifications.
  • Le logiciel fournit un moyen d'alerter l'archiviste en cas de format invalide.
  • Le logiciel dispose d'un référentiel de formats acceptés et vérifie que les formats reçus sont acceptés.
  • Le logiciel fournit un moyen d'alerter l'archiviste en cas de format non accepté.
  • En cas de format non accepté, un avis de rejet est envoyé au service versant.
  • Le logiciel permet la conversion à partir d'un format accepté mais non pérenne vers un format pérenne.
  • La conversion de format est tracée dans le journal du cycle de vie de l'archive, elle comporte les informations qui permettent d'identifier le logiciel utilisé, les formats en entrée et sortie, les documents en entrée et sortie.
  • Les archivistes peuvent modifier les informations lors de l'étape de validation du transfert.
  • Les modifications aux informations lors de la validation sont tracées dans le journal du cycle de vie.
  • Le système génère un identifiant unique pour chaque objet archivé.
  • L'enregistrement est constitué de deux opérations distinctes que sont l'écriture des fichiers correspondant aux données d'archive et la mise à jour du référentiel avec les métadonnées associées.
  • Le système vérifie la qualité de l'enregistrement sur les supports et dans le référentiel.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter l'identification du service versant.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter l'identification du service d'archive.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter la date et heure du versement.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter la durée de conservation et le sort final des documents à archiver.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter la définition des droits d'accès à appliquer aux documents archivés.
  • Les métadonnées enregistrées doivent comporter la volumétrie des documents archivés
  • Les documents archivés sont classés, identifiés et indexés de façon à permettre la recherche d'un document en particulier ou d'un ensemble de documents.
  • L'index des documents archivés est constitué à partir des métadonnées des documents reçus et conservés dans le référentiel du système.
  • Le système empêche les modifications involontaires des index ou du lien avec les documents archivés.
  • Le système assure le lien entre les informations du référentiel et les documents stockés.
  • Le système coordonne les écritures des documents archivés sur les supports de stockage et des données du référentiel, de façon à assurer la cohérence des informations.
  • Les documents conservés et les métadonnées conservées dans le référentiel sont inscrits sur deux sites distincts afin d'assurer la sécurité des informations.
  • Le dépôt n'est considéré comme effectif que lorsque le système a pu valider l'écriture des documents et des métadonnées sur les deux sites.
  • Le système opère et maintient un lien entre l'identification du document archivé et son adresse physique de stockage.
  • Le délai entre la transmission des informations pour le versement et leur mise à disposition dans le système d'archivage pour les opérations de communication ne doit pas excéder 48 heures.
  • Le système trace dans le journal du cycle de vie l'événement de dépôt des archives avec toutes les informations pour son identification, sur son intégrité et son stockage, accompagnées des informations nécessaires pour identifier les acteurs
  • Une attestation de dépôt est produite pour attester de l'activité du service d'archive lors de l'opération de versement
  • Le système trace dans le journal du cycle de vie l'événement de réception des informations versées avec toutes les informations pour l'identification du versement.
  • Le système trace dans le journal du cycle de vie l'événement de validation de conformité des informations versées avec toutes les informations pour l'identification du versement.
  • Le système utilise une date fiable pour le temps des événements
  • La mise en forme des dates et heures est conforme à la norme ISO 8601.
  • Le système dispose d'un outil de calcul d'empreinte.
  • L'empreinte est calculée pour chaque document ou lot de documents.
  • Chaque empreinte est conservée au même titre que les archives.
  • Le système dispose d'un système anti-virus et le contrôle d'absence de logiciel malveillant est réalisé sur les informations versées
  • Le SAE permet de gérer différents formats de métadonnées.
  • Le SAE exécute une extraction automatique à partir du document ou à partir du système d'information dans lequel le document a été créé ou permet la saisie ou l'enrichissement des métadonnées lors du versement.
  • Le format de conservation des métadonnées est indépendant du modèle d'échange.

Communiquer

C’est l’action par un Service d'archives de transmettre des informations à un Demandeur, avec l'autorisation, le cas échéant, du Service producteur et du Service de contrôle compétent.

Cas d'usage - Communiquer.png


Flux standard

La demande de communication d'archives peut émaner du Service producteur ou, plus largement, de toute personne ayant intérêt à consulter ces archives, ce qui inclut la communication pour des raisons administratives, juridiques, contentieuses, historiques, etc.

Le demandeur utilise un accès à l'interface homme-machine du logiciel ou transmet une demande par un moyen externe au système d'archivage électronique. Dans ce cas les activités de recherche des documents à demander et les modalités de la prestation ne font pas partie du périmètre des échanges et des messages du présent document.

La demande de communication comporte l'identification du demandeur et du service d'archive, ainsi que l'identification des archives demandées.

Le service d'archive réceptionne les informations, puis il contrôle les autorisations du demandeur à se voir communiquer les archives. Le Service producteur a dans tous les cas accès aux archives qu'il a produites et qui ont fait l'objet d'un transfert. Cet accès est potentiellement restreint par la gestion des droits d'accès propre au système d'archivage qui définit pour les groupes d'utilisateurs quelles sont les opérations possibles sur chaque archive, au nombre desquelles on compte la communication (ou la consultation). Le service d'archive et le service de contrôle ont aussi un droit d'accès aux archives conservées. Les archives publiques possèdent un délai de communicabilité au terme duquel elles sont considérées comme publiques et où des personnes d'autres services peuvent obtenir la communication sans dérogation.

En retour, le service d'archive communique au service demandeur les archives demandées et leurs métadonnées.

Flux facultatifs

Recherche et consultation

En amont de la demande de communication, le système permet de rechercher les archives selon des critères multiples portant sur les identifiants, les règles de gestion et les métadonnées descriptives notamment spécifiques au métier. Ceci permet de vérifier l'existence de l'archive à laquelle il souhaite accéder et de la consulter au travers de l'interface homme-machine de l'application. Dans la plupart des cas, l'accès interactif à une visualisation de l'archive s'avère suffisant et le processus de communication passe par la visualisation du document archivé et de ses métadonnées.

Flux alternatifs

Demande d'autorisation

Lorsque des archives ne sont pas encore communicables et que le demandeur n'est pas le service producteur ou l'un des acteurs ayant un droit accès aux données, une procédure de dérogation peut être effectuée par le Demandeur d'archives : une autorisation sera alors demandée par le Service d'archives, dans un premier temps au Service producteur et dans un second temps au Service de contrôle, qui peut être le Service Interministériel des Archives de France ou la Direction des Archives Départementales.

Refus de communication

Si l'archive n'est pas communicable au demandeur et que le service producteur ou le service de contrôle refusent d'autoriser la communication par dérogation, le demandeur est notifié du refus.

Exigences

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de communication des archives :

  • Le flux de demande de communication des archives respecte les étapes décrites dans la norme NF Z44-022.
  • Le système peut prendre en charge des flux de communication dans des formats standardisés ou spécifiés lors de l'implémentation.
  • Le flux de demande de communication des archives respecte les étapes décrites dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF.
  • Le flux de demande de communication des archives respecte le format décrit dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF et gère l'ensemble des métadonnées associées.
  • Le système effectue une indexation des documents archivés à partir de leurs métadonnées.
  • L'indexation permet une recherche d'un ensemble de documents ou d'un document en particulier.
  • La recherche s'effectue sur les identifiants, sur les données de gestion et sur les données descriptives du métier.
  • Le résultat de la recherche est organisé.
  • Le système permet d'adosser un outil de recherche documentaire.
  • La communication inclut les archives et les métadonnées associées.
  • Le service producteur a accès à ses propres archives.
  • Une archive non communicable ne peut pas être consultée sauf par ses propres producteurs.
  • Un contrôle d'accès garantit que seules les personnes autorisées peuvent avoir accès aux documents archivés et aux métadonnées.
  • Le système effectue les contrôles nécessaires pour valider la conformité des archives et métadonnées communiquées par rapport aux informations versées.

Modifier

C’est l’action par un Service d'archives d'apporter des modifications sur les données déposées. Ces modifications peuvent être nécessaires afin d'assurer une bonne conservation des informations (par exemple conversion de format ou ajout, correction, mise à jour des métadonnées).

Cas d'usage - Modifier.png

Flux standard

Le service d'archive modifie les informations d'une ou plusieurs archives afin d'en assurer une bonne conservation et la pérennité. La modification porte sur les données ou les métadonnées.

Dans les métadonnées, le service d'archive peut modifier les données de gestion telles que la durée de conservation, le sort final, geler ou dégeler l'application de la règle, ou encore les données d'indexation ou d'identification sous certaines conditions strictement définies lors de l'implémentation. Une migration de support provoque aussi une modification des métadonnées pour mettre à jour le lien avec les adresses de stockage.

Les données sont modifiables par exemple lors des opérations de conversion de format.

Exigences

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de modification des archives :

  • Le système permet de gérer la durée de conservation et le sort final des documents archivés.
  • Le processus de modification d'archives est conforme au flux définis par la norme NF Z44-022 MEDONA.
  • Le processus de modification d'archives est conforme au SEDA.
  • Le système doit fournir des attestations pour les modifications.
  • Toute modification de la règle de conservation est tracée dans le journal du cycle de vie de l'archive.
  • L'archiviste peut effectuer des modifications sur les objets archivés.
  • La modification comprend l'envoi d'un avis de modification au service producteur
  • Toute modification est enregistrée dans le journal de cycle de vie de l'archive.
  • Le système permet à l'archiviste de geler une archive ou un lot d'archives.

Eliminer

C’est l’action par un Service d'archives de supprimer des informations d'archive dont il assure la conservation, qui le décharge de cette responsabilité. Le Service d'Archive notifie le Service producteur de la destruction. L'élimination peut être précédée, le cas échéant, d'une Demande d'autorisation d'élimination au Service producteur et d’une Demande d’autorisation au Service de Contrôle.

Cas d'usage - Eliminer.png

Flux standard

La demande d'élimination d'archives peut émaner du service producteur ou du service d'archive. Elle porte sur des documents dont la durée d'utilisation administrative est échue et pour lesquels le sort final est la destruction, c'est-à-dire qui ne présentent pas d'intérêt historique ou patrimonial.

Le demandeur utilise un accès à l'interface homme-machine du logiciel ou transmet une demande par un moyen externe au service destinataire.

La demande comporte les métadonnées des archives concernées. Lorsque la demande émane du service d'archive, elle peut inclure une copie des documents eux-mêmes, afin que le service producteur puisse se prononcer en toute connaissance de cause.

Une fois les autorisations reçues de la part des services concernés, le service d'archive procède à l'élimination des archives, par la destruction des paquets d'information archivés et la suppression des informations descriptives. Il notifie le service producteur de l'élimination, avec les informations des archives supprimées.

Flux facultatifs

Demande d'autorisation au service de contrôle

Dans le cas des archives publiques, une autorisation du service de contrôle est nécessaire pour pouvoir procéder à l'élimination. Par exemple, pour des archives conservées dans un service d'archives communales, l'autorisation de la direction des archives départementales est nécessaire, outre l'accord du service producteur.

Flux alternatifs

Refus d'élimination

Si le service producteur ou le service de contrôle refusent d'autoriser la destruction, le service d'archive est notifié, les archives subsistent dans le système et restent communicables.

Exigences

On liste ce-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction d'élimination des archives :

  • Le système permet de gérer la durée de conservation et le sort final des documents archivés.
  • Toute suppression d'archives ayant atteint la durée maximale de conservation est soumise à la responsabilité d'un opérateur habilité.
  • Le processus d'élimination d'archives est conforme au flux définis par la norme NF Z44-022 MEDONA.
  • Le processus d'élimination d'archives est conforme au SEDA.
  • Le système doit fournir des attestations pour les destructions.
  • La destruction des données stockées sur les supports réinscriptibles doit être réalisée selon une méthode d'effacement sécurisé afin de rendre toute relecture impossible.

Restituer

C’est l’action par un Service d’archives de transmettre des archives à un Service producteur en vue de lui rendre la responsabilité de leur conservation.

Cas d'usage - Restituer.png

Flux standard

La demande de restitution d'archives peut émaner du service producteur ou du service d'archive. Le demandeur utilise un accès à l'interface homme-machine du logiciel ou transmet une demande par un moyen externe au service destinataire.

La demande comporte les métadonnées des archives concernées. Lorsque la demande émane du service d'archive, elle peut inclure une copie des documents eux-mêmes, afin que le service producteur puisse se prononcer en toute connaissance de cause.

Une fois les autorisations reçues de la part des services concernés, le service d'archive procède à la restitution des archives, qui s'apparente à un transfert. La restitution porte sur les données archivées et les métadonnées associées.

Le service producteur doit en retour accepter le transfert, c'est-à-dire valider la conformité du contenu reçu et sa complétude puis attester du transfert de responsabilité de la conservation. Une fois le service d'archive déchargé de la responsabilité de la conservation des archives restituées, il procède à la destruction des paquets d'information archivés et la suppression des informations descriptives.

Exigences

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de restitution des archives :

  • La restitution s’accompagne nécessairement de la destruction de ces documents dans le système d’archivage.
  • Le flux de demande de restitution des archives respecte les étapes décrites dans la norme NF Z44-022 MEDONA
  • Le système peut prendre en charge des flux de demande de restitution des archives dans des formats standardisés ou spécifiés lors de l'implémentation.
  • Le flux de demande de restitution des archives respecte les étapes décrites dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF.
  • Le flux de demande de restitution des archives respecte le format décrit dans le Standard d'Echange des Données d'Archive du SIAF et gère l'ensemble des métadonnées associées.
  • La restitution implique un contrôle d'intégrité sur les documents restitués.
  • Les journaux correspondants aux archives restituées sont également transmis au déposant.
  • Si les documents ont subi une migration, la restitution doit comprendre la version originale, la version N-1 et la version convertie.

Superviser

Ce cas d'utilisation représente la fonction transversale d'administration du système d'archivage qui inclut plusieurs fonctions:

  • La sécurité des informations
  • La journalisation des événements et l'exploitation des journaux
  • La gestion des référentiels et des processus associés
  • La pérennisation des données et des métadonnées

Cas d'usage - Superviser.png

Sécuriser

Ce cas d'utilisation regroupe les fonctionnalités qui permettent de contrôler l’accès physique au système en fonction des règles de sécurité définies et des dispositifs de sécurité adoptés en conséquence, et d'assurer la protection de l’ensemble des données gérées par le SAE dont certaines sont confidentielles : contenus d’informations, informations descriptives, données de gestion.

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de sécurité :

  • L'accès au SAE repose sur des moyens d'authentification sécurisés (certificats, login, mots de passe...).
  • Chaque connexion fait l'objet d'un enregistrement dans le journal des événements.
  • Le SAE permet de définir des profils utilisateurs :
    • administrateur,
    • archiviste,
    • producteur,
    • service versant,
    • service de contrôle,
    • utilisateur/lecteur.
  • À chaque profil d'utilisateur sont attribuées des fonctionnalités et des autorisations spécifiques, strictement contrôlées.

Journaliser

Le système conserve une trace de chaque événement lié à l'exploitation du système, que l'opération concerne l'accès et la sécurité, le cycle de vie des archives et l'utilisation de l'application en général. Il permet l'exploitation de ces journaux par les personnes habilitées. Ce cas d'utilisation est donc double: il inclut la production des traces et leur exploitation.

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de journalisation :

  • Le système réalise automatiquement un enregistrement de chaque événement lié à l'exploitation du système.
  • Le SAE tient un journal des événements qui consigne :
    • qui a utilisé le système,
    • quand le système a été utilisé,
    • les opérations qui ont été réalisées sur le système,
    • l’identifiant du document concerné,
    • quels ont été les résultats concernant l'application d'archivage, pour la sécurité, pour le système.
  • Pour chaque événement significatif, l'enregistrement comporte :
    • la date et l'heure de l'opération,
    • la nature de l'opération effectuée,
    • l'identification du système technique qui a été utilisé,
    • le nom du processus en cause et l'identification de sa version,
    • l'identification de l'opérateur.
  • Le journal des événements et sa gestion ne sont accessibles qu'à un responsable dûment habilité (administrateur).
  • Lors de la restitution d'archives, les journaux correspondants doivent être également restitués au déposant.
  • Le système réalise automatiquement un enregistrement de chaque événement lié au cycle de vie des archives.
  • Le système tient un journal du cycle de vie des archives qui enregistre tous les événements :
    • le versement initial,
    • la modification de la durée d'un dépôt,
    • l'élimination anticipée ou à terme d'un dépôt,
    • la restitution d'un dépôt,
    • la création, la modification ou la suppression d'un profil d'archivage.
  • L'accès au journal du cycle de vie des archives et sa gestion sont réservés à un responsable dûment habilité (administrateur, archiviste).
  • Lors de la restitution d'archives, les journaux correspondants doivent être également restitués au déposant.
  • Les journaux doivent permettre de démontrer la continuité de l'enregistrement par un mécanisme de chaînage.
  • Les journaux sont archivés dans les mêmes conditions que les archives auxquelles ils se rapportent.
  • L'archivage des journaux est effectué quotidiennement.


Gérer les données de référence

Le système permet de gérer les données de référence qui entrent en jeu dans les processus de conservation, notamment les accords de versement et le tableau de gestion archivistique. L'objectif est de vérifier et garantir l’intégrité de l’ensemble des données administratives directement liées à l’exploitation vis-à-vis des utilisateurs mais aussi en interne.

Il est aussi possible de gérer et/ou d'utiliser des référentiels complémentaires qui s'avéreraient nécessaires à la description ou à la conservation des archives. Dans le cas où les données sont gérées par le système, il permet les opérations d'ajout, de modification et de suppression des informations.

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de gestion des données de référence :

  • Le SAE permet de paramétrer les différents processus définis dans la politique d'archivage du service d'archives :
    • possibilité de paramétrer des accords/contrats de versement ;
    • possibilité de paramétrer les durées d'utilité administrative et les sorts finaux.
  • L'accès aux fonctions de gestion des référentiels est réservé aux personnes habilitées.

Assurer la conformité

Ces cas d'utilisation concernent la conservation des données d'archive et des métadonnées pour assurer leur pérennité :

  • Contrôle périodique pour valider la complétude et la conformité des données et métadonnées conservées
  • Conversion de format pour assurer la pérennité de l'accès à l'information stockée
  • Migration de support pour assurer la continuité du stockage

On liste ci-dessous les exigences des normes et standards à respecter pour la fonction de pérennisation :

  • Le SAE permet de gérer les copies de sécurité.
  • Chaque fois qu'une copie est effectuée, les détails de son déroulement et les noms et caractéristiques des fichiers sauvegardés doivent être enregistrés dans le journal des événements.
  • Des contrôles d'intégrité sont faits régulièrement et de manière automatique sur les documents archivés.
  • Chaque contrôle d'intégrité fait l'objet d'une journalisation dans le journal des événements.
  • En cas d'altération, le SAE émet un avis d'anomalie.
  • En cas d'altération, un processus de restauration est mis en œuvre.
  • Le SAE dispose d'une fonction de migration des fichiers depuis un format accepté en entrée mais non pérenne vers un format pérenne.
  • Le SAE contrôle la réalisation de la migration.
  • La réalisation et les caractéristiques de la migration sont enregistrées dans le journal des événements et dans le journal de cycle de vie des archives.
  • L’état des données enregistrées doit être vérifié à intervalles réguliers. Un processus qualité est associé à la vérification et au suivi périodique des supports. Ce processus est un des éléments importants garantissant la pérennité des données enregistrées sur ces supports
  • Le transfert des données enregistrées vers un nouveau support est réalisé lorsque la durée de vie spécifiée par le fabricant du support d’origine est atteinte ou lorsqu’un dispositif de tests fournit des résultats indiquant que les caractéristiques du support approchent les valeurs limites recommandées.
  • Une table des formats d’entrée reconnus par le système d’archivage est mise en place.
  • Dans tous les cas, choisir des formats d’encodage reposant sur des spécifications publiques accessibles et si possible normalisées. Le choix d’un format de conservation se fera suivant le type de document concerné et les caractéristiques qu’on souhaite ou non conserver après cette conversion. Il s’agit notamment de savoir si l’apparence visuelle du document (présentation) doit être conservée, s’il existe des liens vers des documents externes ; si les formules mathématiques ou les macros internes aux documents doivent être maintenues.
  • Lorsqu'une conversion de format est effectuée, la trace contenue dans le journal contient :
    • le nom du(es) programme(s) ayant permis la conversion
    • le nom du(es) programme(s) ayant permis l’identification et la validation du format (éventuellement)
    • le type de l’événement
    • la date de la conversion
    • le nom du fichier en entrée
    • le nom du fichier en sortie
    • l’affichage du format
    • le résultat de l’opération de conversion (succès ou échec), dans le cas d’un échec, enregistrement des anomalies qui se sont produites