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Maarch RM/Ajouter un type de document à une série existante

Cette procédure va vous guider pas-à-pas dans l'archivage d'un nouveau flux documentaire à une série existante dans Maarch RM.

Une série est le niveau de classement des archives qui vient directement au-dessous du fonds (et accessoirement du sous-fonds, voir article consacré au plan de classement). Elle est matérialisée dans Maarch RM par un dictionnaire de données utilisé pour la description des archives qu'elle contient. Par exemple, dans le fonds d'archives de l'entreprise ou de la collectivité, il existe un dictionnaire de données, donc une série, par grand domaine d'activité tel que la comptabilité, les ressources humaines, le commerce/la relation clients, etc. L'implémentation d'une nouvelle série dans Maarch RM fait l'objet d'une documentation spécifique.

Nous prendrons comme exemple l'ajout d'un flux pour les bulletins de paie, que nous ajouterons à la série des archives administratives de l'entreprise.

Règle de conservation

Il s'agit ici d'ajouter la règle de conservation du type de documents dans le référentiel. L'option de menu Administration > Gestion de l'archive > Tableau de gestion affiche la liste des règles existantes. Un bouton en haut à droite du tableau permet d'ajouter une nouvelle règle.

MaarchRM Regle de conservation.png

Pour les bulletins de salaire, on saisit les informations comme suit :

  • Identifiant de la règle : au choix, mais doit être unique dans le tableau de gestion
  • Titre : Bulletins de paie
  • Durée de conservation : 5 ans
  • Sort final : destruction

Profil d'archive

La typologie des documents est traduite dans Maarch RM par un profil d'archive.

Selon la configuration, le profil est paramétré de deux manières :

  • par le téléversement d'un fichier de profil MEDONA/SEDA au format RelaxNG ou XSD
  • par le choix d'un dictionnaire et des champs utilisés, ainsi que des règles de gestion applicables (vision NF Z42-013
  • par les deux solutions ci-dessus

Dans cette procédure (comme dans la démonstration) nous allons utiliser la seconde option.

L'option de menu Administration > Gestion de l'archive > Profils affiche la liste des profils existants. Un bouton en haut à droite du tableau permet d'ajouter un nouveau profil.

Profil modele.png

On commence par entrer pour le profil:

  • référence : l'identifiant qui sera utilisé dans les bordereaux, par exemple FicheDePaie
  • nom : pour les listes de choix ou l'affichage utilisateur, par exemple Fiche de paie
  • une description

Dans le premier onglet, on choisit le dictionnaire de données de la série à laquelle notre flux sera rattaché. Pour les bulletins de paie, nous choisissons le dictionnaire des archives administratives de l'entreprise. Au choix d'un dictionnaire, l'application affiche la liste des champs disponibles pour la description.

Il faut ensuite sélectionner les champs de la collection qui pourront être utilisés (première case à cocher), et ceux qui seront obligatoirement requis (seconde case). En fonction de vos choix, l'écran de recherche va s'adapter pour coller au mieux à vos besoins.

Pour les bulletins de paie, les champs sont les suivants:

  • companyCode : Code de la société de l'employé
  • companyName : Nom de la société
  • date : date d'édition du bulletin
  • year : année de comptabilisation
  • month : mois payé
  • employeeNumber : matricule (ou numéro INSEE)
  • employeeName : nom complet de l'employé

Dans le second onglet, on choisit les règles de gestion. Pour les bulletins de paie, on choisit comme règle de conservation celle paramétrée précédemment. La règle d'accès peut être ignorée.

Producteurs et utilisateurs

Si nécessaire, il faut ajouter un ou plusieurs services producteurs et y rattacher les utilisateurs correspondants. Pour ce faire, nous devons passer par les étapes :

  • ajouter le ou les services dans l'organigramme fonctionnel et leur attribuer le rôle "service producteur"
  • rattacher à ces services ou à un niveau de service supérieur les utilisateurs qui auront accès aux archives du nouveau type de document
  • attribuer aux utilisateurs le rôle de "Producteur d'Archives" pour qu'ils aient les droits de recherche sur les archives

Ces opérations sont décrites dans la procédure d'administration fonctionnelle.

Accord de versement

Après avoir créé le profil, nous devons le rattacher à un accord de versement qui lie le service d'archives, le service versant et le ou les services producteurs des documents à archiver, en précisant aussi le profil d'archives des documents versés ainsi que les règles liées au versement.

L'option de menu Administration > Gestion de l'archive > Accords de versement affiche la liste des accords existants. Un bouton en haut à droite du tableau permet d'ajouter un nouvel accord.

MaarchRM agreement flux.png

On saisit pour l'accord les informations suivantes :

  • référence : l'identifiant qui sera utilisé dans les bordereaux
  • nom : pour les listes de choix ou l'affichage utilisateur
  • une description

Le premier onglet en dessous permet de choisir :

  • le service d'archives
  • le service versant
  • le profil d'archives créé précédemment
  • un niveau de service

Le second onglet permet d'indiquer le ou les services producteurs des documents de type "bulletin de paie".

Plus d'informations sont disponibles dans la procédure d'administration archivistique.

Bordereau de versement

Le système d'archivage est paramétré et prêt à accepter les versements de bulletins de paie.

Il s'agit maintenant de produire les paquets d'information versés. Nous devons créer un bordereau en rapport avec les propriétés que nous avons sélectionné précédemment.

Par exemple, pour une fiche de paie, on pourrait avoir la description suivante :

<rm:archive>
    <rm:archiveName>Bulletin de paie de Pascal François (18606476779233) - Janvier 2016</rm:archiveName>
    <rm:originatorArchiveId>//identifiant de pièce dans le SI paie//</rm:originatorArchiveId>
    <rm:descriptionObject>
        <br:adminDescription>
            <br:date>2016-01-04</br:date>
            <br:companyName>MAARCH</br:companyName>
            <br:companyCode>MAA0001</br:companyCode>
            <br:year>2016</br:year>
            <br:month>1</br:month>
            <br:employeeNumber>1860647679233</br:employeeNumber>
            <br:employeeName>Pascal François</br:employeeName>
        </br:adminDescription>
    </rm:descriptionObject>
    <dm:document oid="F_3"/>
</rm:archive>
Le bordereau ainsi constitué est transmis au système d'archivage comme décrit dans la procédure de versement.

Recherche

Lorsque le versement est finalisé, les documents ont été déposés et les archives enregistrées dans le référentiel.

Nous pouvons visualiser le résultat dans l'écran de recherche, via le menu Archives de l'entreprise.

Sur l'écran de recherche, le critère Type de document comporte désormais un choix Fiche de paie. Le choix de ce type adapte l'écran de recherche en affichant les critères correspondants aux champs utilisés dans le dictionnaire de données :

MaarchRM recherche flux.png