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Maarch RM/Administration archivistique

Accords de versement

Les accords de versement, aussi appelés convention d'archivage, représentent les accords contractuels établis entre les différentes parties en présence qui interviennent dans le cycle de vie d'une archive au sein du système d'archivage, en l'espèce le service d'archives, le service versant et le service producteur.

L'accord de versement est indiqué lors du dépôt des archives. Il définit pour partie le comportement du système pour les archives versées, et identifie les acteurs et le contexte de la conservation, notamment en termes de responsabilité et d'autorisations.

Liste des accords

L'administrateur accès à la liste des conventions d'archivage par le menu "Accords de versement". Chaque ligne représente un accord, désigné par sa référence et précisé par sa description.

MaarchRM-AccordsDeVersement-List.png

A partir de la liste, trois options sont possibles.

Dans l'en-tête du tableau, le bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations pour un nouvel accord.

A droite de chaque ligne de convention, deux boutons permettent respectivement d'afficher l'écran de saisie des informations de la convention et de la supprimer.

Informations de l'accord

L'écran d'affichage et de saisie d'un accord de versement comporte une partie d'en-tête, avec la référence et la description, et une partie pour le détail des différentes composantes.


Référence

La référence est l'identifiant métier de la convention d'archivage, qui sera porté par les archives. Il est obligatoire. Il est accompagné d'une description sous la forme d'un texte long.

Acteurs

La convention d'archivage identifie les trois acteurs impliqués dans le cycle de vie de l'archive que sont le service d'archives, le service versant et le service producteur.

Chaque service est sélectionné dans une liste dédiée au type d'acteur, qui propose de choisir parmi les organisations décrites et qui portent le rôle d'organisation correspondant.

Dates d'application

Un accord de versement est défini pour une durée donnée, précisée en saisissant une date de début et une date de fin d'application. Le versement des archives n'est possible que si l'accord conclu entre les parties auquel elles font référence est en cours de validité, sinon le dépôt sera refusé.

Volumétrie

La convention décrit les volumétries acceptées par le service d'archive pour la période de validité selon plusieurs règles:

Règle

Description

Nombre d'archives

Nombre total d'archives acceptés en versement pour la durée de l'accord

Volume d'archives

Taille totale en Megaoctets (Mo) acceptée en versement pour la durée de l'accord


D'autres règles pourront être ajoutées ultérieurement, portant notamment sur des périodes glissantes (comme la taille maxi pour un mois courant), ou sur un versement unitaire (taille ou nombre d'archives par versement).

Formats

L'accord définit aussi les formats d'encodage des données d'archive acceptés par le système. La liste doit comporter des formats pérennes (ouverts ou aux spécifications publiques) ou des formats qui peuvent faire l'objet d'une conversion vers un format pérenne. En effet, le service d'archive et par extension le système étant garant de la pérennité des informations versées, il doit aussi mettre en œuvre les moyens techniques d'assurer que les données seront accessibles et lisibles dans le futur, ce qui peut impliquer des conversions de format par exemple.

Une zone de saisie permet la recherche des formats dans le référentiel PRONOM, selon l'identifiant ou le nom du format. La saisie d'au moins 2 caractères est nécessaire pour déclencher une recherche et l'affichage d'une liste de proposition :

MaarchRM-AccordsDeVersement-FormatList.png

Une fois un format choisi en cliquant sur la ligne correspondante dans les propositions, le bouton à droite de la zone de saisie permet de l'ajouter dans la liste des formats autorisés.

Il est possible d'enlever un format en cliquant sur la croix à droite de la ligne correspondante dans la liste des formats.

MaarchRM-AccordsDeVersement-FormatSupprimer.png

Profils d'archives

Le profil d'archivespermet de définir une typologie documentaire pour des ensembles d'archives cohérents qui partagent les mêmes données descriptives et règles de gestion. Cette définition correspond à deux besoins sensiblement différents selon si l'on se réfère à la norme NF Z42-013 ou à la norme NF Z44-022 et au standard SEDA.

Pour la première, s'il s'agit bien de décrire les métadonnées descriptives attendues, le profil sert aussi et surtout à factoriser les règles de gestion afin qu'elles soient reportées sur les archives au moment de leur versement, ou bien que ces dernières y fassent référence afin de retrouver ces règles lorsque nécessaire.

Pour la norme MEDONA et le SEDA, le profil d'archivage est un moyen technique de valider à la fois le contenu en métadonnées descriptives et des données de gestion spécifiées lors du versement, en contrôlant directement la structure et le contenu du message de transfert.

Lorsque les versements sont réalisés par un message de transfert d'archive, l'existence d'un profil de message entrant provoque donc le contrôle de celui-ci, et valide la présence de toutes les données obligatoires et leur valeur. L'utilisation du profil tel que prévu par la norme NF Z42-013 est donc facultatif, car on est déjà certain à ce niveau qu'à la fois les métadonnées descriptives obligatoires et les métadonnées de gestion qui auraient pu être factorisées ont déjà été transmises.

Liste des profils

L'administrateur accès à la liste des profils d'archivage par le menu "Profils". Chaque ligne représente un profil, désigné par sa référence, son nom et précisé par sa description.

MaarchRM-ProfilsList.png

A partir de la liste, trois options sont possibles.

Dans l'en-tête du tableau, le bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations pour un nouveau profil.

A droite de chaque ligne de profil, deux boutons permettent respectivement d'afficher l'écran de saisie des informations du profil et de le supprimer.

Informations de profil d'archive

L'écran d'affichage et de saisie d'un profil d'archive comporte une partie d'en-tête, avec la référence et la description, et une partie à onglets pour le détail des différentes composantes du profil.

MaarchRM-ProfilsListe.png

En bas à droite, deux boutons permettent respectivement d'annuler et d'enregistrer les modifications. Dans les deux cas le formulaire est fermé et on retourne à l'écran de liste.

Référence

La référence est l'identifiant métier du profil d'archive, qui sera porté par les archives. Il est obligatoire. Il est accompagné d'une description sous la forme d'un texte long.

Format des métadonnées descriptives

L'onglet "Modèle de description" permet de définir le contenu des métadonnées descriptives du profil d'archive.

Une liste de sélection permet de choisir parmi les dictionnaires de métadonnées celui utilisé par les archives qui porteront le profil. Le choix d'un modèle affiche en-dessous du sélecteur un tableau des propriétés disponibles.

Pour chaque propriété, deux colonnes comportent des cases à cocher afin d'indiquer les informations suivantes pour les métadonnées descriptives des archives qui utiliseront le profil :

  • la propriété est utilisée
  • la propriété est obligatoirement évaluée


MaarchRM-ProfilReglesGestion.png

Règles de gestion

L'onglet "Données de gestion" permet de définir les règles de gestion applicables aux archives qui portent le profil, selon deux axes: La règle de communicabilité et la règle de conservation.

La règle de communicabilité ou règle d'accès définit la période durant laquelle l'archive est uniquement accessible au producteur, et la date à laquelle l'archive sera rendue publique. Cette notion s'applique principalement aux archives publiques. Une liste de sélection permet de choisir une règle applicable parmi celles définies dans le référentiel des règles d'accès (voir plus loin). Le choix ramène le délai de communicabilité exprimé sous la forme d'une durée, le plus souvent en années.

La règle de conservation définit la durée d'utilisation administrative (DUA) et le sort final de l'archive au terme de cette durée, qui peut être l'élimination ou la conservation, auquel cas l'archive doit être transférée vers un archivage définitif. Une liste de sélection permet de choisir une règle applicable parmi celles définies dans le tableau de gestion (voir plus loin). Le choix ramène la durée de conservation, le plus souvent en années, ainsi que le sort final.

Une troisième liste de sélection permet de définir sur quelle date de référence s'appliquent les durées, si celle-ci n'est pas précisée lors du versement, parmi les valeurs suivantes :

Date de référence

Description

A définir plus tard

La date est inconnue au moment du versement. Il peut s'agir d'un événement qui surviendra au cours du cycle de vie du document, comme le terme d'un contrat qui peut être prorogé.

Date de dépôt

Date de versement de l'archive dans le système d'archivage.

Date de création

Date de création du document d'archive, telle que renseignée dans les métadonnées descriptives de ce dernier.

Date de publication

Date de publication du document d'archive, telle que renseignée dans les métadonnées descriptives de ce dernier.



MaarchRM-ProfilFichierControle.png

Fichier de profil

L'onglet "Fichier de profil" permet de charger un fichier de profil tel que prévu par la norme NF Z44-022 et le SEDA, c'est-à-dire un fichier informatique utilisable par le logiciel pour contrôler la conformité des données reçues dans un bordereau de transfert d'archives reçu par le système.

Le fichier transmis doit être dans l'un des formats suivants :

Format

Description

RNG

RelaxNG: Regular Language for XML Next Generation

XSD

XML Schema Definition


Le chargement d'un fichier de profil déclenchera le contrôle des données transmises lors des versements par bordereau de transfert. A l'inverse, si aucun fichier n'est associé au profil d'archivage dans le référentiel, aucun contrôle du bordereau ne sera effectué, mais chaque archive sera validée et complétée selon la vision NF Z42-013, avec un contrôle du contenu en métadonnées descriptives et une complétion des métadonnées de gestion selon le profil porté. Il est à noter que dans ce contexte normatif les archives versées peuvent ne pas se référer à un profil d'archive, auquel cas aucun contrôle ni complétion ne sera réalisé.

Tableau de gestion

Le tableau de gestion archivistique permet de définir les règles de conservation des documents archivés par rapport à la législation en vigueur ou aux pratiques internes à l'organisation.

Liste des règles

L'administrateur accès au tableau de gestion par le menu. Chaque ligne représente une règle de conservation.

MaarchRM-TableauDeGestionListe.png

A partir de la liste, deux options sont possibles.


Dans l'en-tête du tableau, le bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations pour une nouvelle règle de conservation.


A droite de chaque ligne de règle, un bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations de la règle.

Informations des règles de conservation

Le formulaire permet de gérer les informations des règles de conservation.

MaarchRM-RegleConservationFormulaire.png

Code

Le code est la référence qui peut être utilisée dans les données de gestion des archives ou les profils d'archives pour identifier la règle de conservation. Il doit être unique dans le référentiel.

Libellé et description

Le libellé est l'information affichée à l'utilisateur lorsqu'une règle est appliquée. La description, plus longue, permet notamment de préciser les aspects légaux, normatifs ou règlementaires qui régissent la conservation des archives qui portent cette règle.

Durée

La durée de conservation représente la durée d'utilisation administrative dans le système d'archivage intermédiaire. Elle est exprimée le plus souvent en années, en saisissant la valeur numérique dans la zone adéquate.

MaarchRM-RegleConservationDuree.png

Il est possible de choisir de l'exprimer en mois ou en jours grâce à la liste de sélection de l'unité de mesure à droite. Une valeur complémentaire permet de définir que la durée de rétention est illimitée, sans saisir de durée particulière dans la zone de gauche.


Sort final

Le sort final au terme est soit la conservation – auquel cas l'archive est destinée à être transférée vers un système d'archivage définitif – soit l'élimination. Ce choix est fait dans la liste de sélection correspondante.

Commandes

En bas du formulaire, trois boutons permettent d'accéder à trois fonctions pour respectivement d'annuler les modifications, de supprimer la règle de conservation ou de valider les modifications. Dans tous les cas le formulaire est fermé et on revient au tableau de gestion.

Règles d'accès

La notion de communicabilité est employée dans les règles de gestion des archives publiques, afin de déterminer si l'archive est communicable au public et sinon, pour quelle période et pour quelles raisons.

Liste des règles

L'administrateur accès à la liste des codes d'accès par le menu. Chaque ligne représente une règle de communicabilité.


MaarchRM-ReglesAccesListe.png

A partir de la liste, deux options sont possibles.


Dans l'en-tête du tableau, le bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations pour une nouvelle règle de communicabilité.


A droite de chaque ligne de règle, un bouton permet d'afficher l'écran de saisie des informations de la règle.

Informations des règles de communicabilité

Le formulaire permet de gérer les informations des règles de conservation.

MaarchRM-CodeAccesFormulaire.png

Code

Le code est la référence qui peut être utilisée dans les données de gestion des archives ou les profils d'archives pour identifier la règle de communicabilité. Il doit être unique dans le référentiel.

Description

La description, permet notamment de préciser les aspects légaux, normatifs ou règlementaires qui régissent la communicabilité des archives qui portent cette règle.

Durée

La durée de la règle représente la période pour laquelle les archives ne sont pas communicables au public. Elle est exprimée le plus souvent en années, en saisissant la valeur numérique dans la zone adéquate.

MaarchRM-CodeAccesDuree.png

Il est possible de choisir de l'exprimer en mois ou en jours grâce à la liste de sélection de l'unité de mesure à droite. Une valeur complémentaire permet de définir que la durée de non-communicabilité est illimitée, sans saisir de durée particulière dans la zone de gauche.


Commandes


En bas du formulaire, trois boutons permettent d'accéder à trois fonctions pour respectivement d'annuler les modifications, de supprimer la règle de communicabilité ou de valider les modifications. Dans tous les cas le formulaire est fermé et on revient au tableau des règles.