MaarchPeopleBox nécessite PHP 5.0 au minimum. Le fichier de configuration de php à modifier est php.ini.
error_reporting = E_ALL & ~E_NOTICE
display_errors = on
PHP vous montrera ainsi toutes les erreurs qu'il rencontrera dans les scripts en évitant les notices. Une fois votre serveur en production, mettez display_errors à off.
register_globals = Off
Pour des raisons de sécurité, il est préférable de laisser ce paramètre à Off.
session.save_path = "T:\TEMP\SessionsPHP"
session.auto_start = 0
Renseignez ici le répertoire de stockage des fichiers de sessions (par défaut gérées en mode fichier). auto_start est à faux, il est préférable de le laisser ainsi.
short_open_tag = On
Cela permet d’accepter également les balise < ? en plus des balise < ?php. Si ce paramètre est à Off, l’application ne démarre pas.
magic_quotes_gpc = On
magic_quotes_runtime = Off
magic_quotes_sybase = Off
MaarchPeopleBox nécessite Apache 2.2 minimum. Le fichier de configuration Apache à modifier est httpd.conf.
Doc_root = “c:\repertoire”
C’est dans ce répertoire que doivent être déposés les fichiers php qui vont être exécutés par le serveur.
MaarchPeopleBox est compatible avec MySQL à partir de la version 4.x. Le connecteur ODBC pour MySQL est nécessaire sur le serveur hébergeant le module d’auto import pour le fonctionnement des scripts de chargement.
Le DocServer est le répertoire où sont stockés les fichiers indexés dans MaarchPeopleBox. Il faut donc qu’il soit accessible en lecture et en écriture pour le serveur Apache. Il faut donc que le propriétaire de ce répertoire soit l’utilisateur qui lance Apache. En réseau, il est nécessaire de partager ce répertoire.
Il faut créer une base de données maarch_peoplebox puis la remplir avec le fichier database.sql qui contient la structure des tables et les données minimales (utilisateurs, groupes, types de documents). Cela peut être fait en ligne de commande ou par l’intermédiaire de l’interface web PHPMyAdmin.
Il faut ensuite modifier le chemin du DocServer dans la base. Il faut mettre le chemin du DocServer dans le champ PATH_TEMPLATE de mondocserver de la table docservers.
NB : Attention à bien terminer le chemin par un slash ou un antislash (selon votre système).
Il faut placer le dossier maarch_peoplebox dans le répertoire racine du serveur Apache (ou de votre serveur web). Ce dossier contient les fichiers PHP et les fichiers de paramètres de l’application.
Il faut ensuite correctement paramétrer le fichier de configuration maarch_peoplebox/xml/config.xml.
databaseserver : nom ou IP du serveur de base de données
databasetype : Type de la base de données (MYSQL ou SQLSERVER)
databasename : nom de la base de données maarch
databaseuser : utilisateur maarch de la base de données
databasepassword : mot de passe de l’utilisateur maarch
nblinetoshow : nb de ligne pour les listes (recherche, admin)
limitcharsearch : nb de caractères minimal pour une recherche
lang : langue par défaut de Maarch
adminmail : mail de l’administrateur Maarch
adminname : nom de l’administrateur Maarch
enabledadvsearch : autorisation de la recherche avancée
enabledquicksearch : autorisation de la recherche rapide (non utilisé pour Maarch PeopleBox)
enabledindexfile : autorisation de l'indexation
enabledvideo : autorisation du vidéocodage (non utilisé pour Maarch PeopleBox)
enableddir : autorisation du parcours par dossier (non utilisé pour Maarch PeopleBox)
shortcut : autorisation des raccourcis pour la recherche rapide (non utilisé pour Maarch PeopleBox)
xmlpath : répertoire où sont stockés les fichiers de config xml
debug : affichage des variables de debug
applicationname : Nom de l'application
css : fichier général css de maarch
css_ie : fichier css propre à internet explorer
css_ie7 : fichier css propre à internet explorer 7
css_ie : fichier css propre à internet explorer
img : répertoire contenant les images nécessaires à l’affichage
UNIXserver : indique si le serveur web est de type Unix ou non
DefaultPage : page par défaut de Maarch PeopleBox
search_adv : recherche avancée
welcome : accueil
view_folder : recherche par dossier
salary_sheet : fiche salarié
folder_out : désarchivage
TABLENAME : noms des tables de la base de données
RESOURCES : nom de la table de ressources, si des modifications sont effectuées ici, il ne faut pas oublier de modifier les droits d’accès aux ressources dans l’administration de l’application. (NB : Pour le moment Maarch PeopleBox est mono-collection)
Tablename : identifiant de la tableComment : commentaire associé à la table. Il sert dans la liste déroulante des collections de la recherche avancée.WORKBATCH : Lot de travail (utilisé pour le vidéocodage) (Non utilisé dans Maarch PeopleBox)
Size : taille maximale du lot de travailHISTORY : traçage des évènements
usersdel : suppression d'un utilisateurusersban : suspension d'un utilisateur
usersadd : ajout d'un utilisateur
usersup : modification d'un utilisateur
usersval : autorisation d'un utilisateur
doctypesdel : suppression d'un type de courrier
doctypesadd : ajout d'un type de courrier
doctypesup : modification d'un type de courrier
doctypesval : autorisation d'un type de courrier
doctypesprop : proposition d'un type de document
resadd : ajout d'un document
resup : modification d'un document
resdel : suppression d'un document
resview : visualisation d’un document
usergroupsdel : suppression d'un groupe
usergroupsban : suspension d'un groupe
usergroupsadd : ajout d'un groupe
usergroupsup : modification d'un groupe
usergroupsval : autorisations d'un groupe
folderdel : suppression d’un dossier
folderadd : ajout d’un dossier
folderup : modification d’un dossier
folderview : visualisation d’un dossier
basketup : modification d’une corbeille
basketadd : ajout d’une corbeille
basketban : suspension d’une corbeille
basketval : autorisation d’une corbeille
basketdel : suppression d’une corbeillePour tester que l’application est bien installée et correctement configurée, taper l’adresse URL correspondante dans un navigateur Web, vous devez accéder à la page de login.
On accède à l’administration de Maarch en cliquant sur « Administration » dans le menu puis « Sommaire » :
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
C’est à partir de cette page que l’on gère les groupes. Tous les groupes sont classés par identifiant par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les groupes commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un groupe quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des groupes est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les groupes :
Les informations obligatoires sont le groupe (correspond à l’identifiant groupe) et au moins un accès défini.
Une fois un groupe crée, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L’identifiant d’un groupe est composé de lettres et de chiffres seulement.
La description permet de renseigner le rôle du groupe, elle est utile mais pas obligatoire.
Il est possible de voir quels sont les utilisateurs membres de ce groupe en cliquant sur le lien « Voir la liste des utilisateurs de ce groupe ».
Les différentes cases à cocher correspondent à des droits :
Un « accès à une ressource » est en fait une restriction sur les documents contenus dans la base. Un accès est donc composé d’un nom de table de la base de données, d’une clause Where et de la présence ou non des droits d’insertion et de mise à jour.
La clause Where est une clause de restriction SQL sans le mot « Where ». Si elle est vide, cela signifie que le groupe a accès à tous les documents de la table. Par exemple sur l’écran précédent, le groupe « DRH » a un accès total sur la table « res_x ».
Une fois un accès crée, on ne peut plus le modifier, il faut en recréer un nouveau.
Les actions possibles sur les accès :
A chaque fois que l’on modifie les droits d’insertion et de mise à jour sur un ou plusieurs accès, il faut cliquer sur le bouton « Mise à jour des droits » pour qu’ils soient bien pris en compte.
Une fois tous les changements terminés, il faut valider en appuyant sur le bouton « Accepter les changements ». Si c’est une création de groupe, valider en appuyant sur le bouton « Ajouter un groupe ».
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
C’est à partir de cette page que l’on gère les utilisateurs. Comme pour les groupes, les utilisateurs sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les utilisateurs commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un utilisateur quand on connaît son nom en tapant son nom ou le début de son nom dans la boîte de recherche. La liste des utilisateurs est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les utilisateurs :
Les informations obligatoires sont l’identifiant, le nom, le prénom, le mail et le groupe primaire.
Une fois un utilisateur crée, comme pour les groupes, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L’identifiant d’un utilisateur est composé de lettres et de chiffres uniquement.
Les champs Département et Numéro de téléphone sont facultatifs. Néanmoins le champ Département est affiché en permanence entre parenthèses à coté du nom de l’utilisateur en haut à droite de l’écran, dans la barre de situation.
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, il est donc important de définir son groupe primaire.
Les actions possibles sur les groupes :
Quand un nouvel utilisateur est crée, son mot de passe est ‘test’. Il lui sera demandé de le changer à sa première connexion.
Il est possible de réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur en cliquant sur le bouton « Réinitialisation mot de passe ». Le nouveau mot de passe est encore ‘test’. L’utilisateur devra à nouveau changer son mot de passe à sa première connexion.
Une fois tous les changements terminés, il faut valider en appuyant sur le bouton « Modifier l’utilisateur ». Si c’est une création de groupe, valider en appuyant sur le bouton « Ajouter l’utilisateur ».
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
C’est à partir de cette page que l’on gère les spécialités de diplôme. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les spécialités de diplôme sont classées par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les spécialités commençant par cette lettre sont affichées. Il est possible de chercher une spécialité quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des spécialités de diplôme est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les spécialités de diplôme :
Une fois une spécialité de diplôme crée, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L’identifiant est calculé automatiquement à la création d’une spécialité, il est affiché uniquement à titre d’information.
La description de la spécialité est bien entendu obligatoire.
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
C’est à partir de cette page que l’on gère les types de contrat. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les types de contrat sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les contrats commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher une type de contrat quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des types de contrat est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les types de contrat :
Comme pour la spécialité de diplôme, l’identifiant est calculé automatiquement lors de la création du type de contrat, et la description est obligatoire.
Vous devez également spécifier quels sont les types de document obligatoires pour la complétude d’un dossier de ce type de contrat. Il vous suffit pour cela de cocher les cases correspondantes.
Une architecture est en fait une arborescence à 3 niveaux :
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
Pour accéder à cette page, cliquer sur le lien dans la page d’administration de l’architecture.
C’est à partir de cette page que l’on gère les structures. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les structures sont classées par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les structures commençant par cette lettre sont affichées. Il est possible de chercher une structure quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des structures est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les structures
Une fois une structure créée, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L’identifiant est calculé automatiquement à la création d’une structure, il est affiché uniquement à titre d’information.
La description de la structure est bien entendu obligatoire.
Pour accéder à cette page, cliquer sur le lien dans la page d’administration de l’architecture.
C’est à partir de cette page que l’on gère les sous-dossiers. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les sous-dossiers sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les sous-dossiers commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un sous-dossier quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des sous-dossiers est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les sous-dossiers
Une fois un sous-dossier créé, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L’identifiant est calculé automatiquement à la création d’un sous-dossier, il est affiché uniquement à titre d’information.
La description de la structure et le rattachement à une structure sont obligatoires.
Pour accéder à cette page, cliquer sur le lien dans la page d’administration de l’architecture.
C’est à partir de cette page que l’on gère les types de documents. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les types de documents sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les types commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un type quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des types de documents est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur les types de documents :
L’identifiant est calculé automatiquement à la création du type.
Le libellé et le rattachement à un sous-dossier sont obligatoires. Le reste est facultatif.
Il est possible de déterminer si ce type est obligatoire pour la complétude du dossier d’embauche en cliquant sur la première case à cocher.
Un document peut être itératif ou non, par exemple un arrêt maladie. Pour éviter de multiplier les pièces de même type dans un dossier, si le type autorise les pièces itératives, il sera alors possible de les rattacher à la première pièce de ce type indexée.
Enfin il est possible ici de déterminer quels seront les index demandés pour ce type de document au moment de l’indexation.
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
C’est à partir de cette page que l’on gère les corbeilles. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les corbeilles sont classées par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les corbeilles commençant par cette lettre sont affichées. Il est possible de chercher une corbeille quand on connaît son nom en tapant son nom ou le début de son nom dans la boîte de recherche. La liste des corbeille est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l’aide de la liste des pages ou des liens « Page Précédente » et « Page suivante ».
Les actions possibles sur corbeilles :
Une fois l’identifiant crée, pour des raisons de cohérence, il n’est plus possible de le modifier. L’identifiant d’une corbeille est composé uniquement de chiffres et de lettres.
Tous les champs sauf la description sont obligatoires.
Une corbeille est une vue sur les collections documentaires et les dossiers. Il faut donc choisir sur quelle table portera la vue. Pour la v1.0, il n’y a que 2 tables disponibles :
Le champ « Vue sur la table » est une clause where SQL sans le mot where. Il faut donc respecter la syntaxe SQL. Il est important de bien préfixé chaque champs par le nom de la table, ainsi dans l’exemple ci-dessus le champ CUSTOM_T16 appartient à la table folders.
Une fois la corbeille créée, il faut l’associer à un ou plusieurs groupes. Pour ajouter un nouveau groupe cliquer sur le bouton « Associer un nouveau groupe à la corbeille », pour modifier les paramètres d’un groupe existant, cliquer sur le nom du groupe dans la liste. Enfin pour supprimer un groupe, cocher la case correspondante et cliquer sur le bouton « Supprimer groupe(s) ».
Pour chaque groupe, il y a des paramètres à spécifier, voici la fenêtre qui s’ouvre lors de l’ajout ou la modification d’un groupe dans une corbeille :
Les deux champs obligatoires sont le nom du groupe et la page de résultat, tout le reste est optionnel.
Il est possible d’autoriser la redirection ou non dans une corbeille et de spécifier les groupes d’utilisateurs vers qui l’on souhaite pouvoir rediriger (fonctionnalité non utilisée dans PeopleBox).
Vous pouvez accéder à cette page de deux façons :
Les événements tracés dans l’historique dépendent des choix faits dans le fichier de configuration config.xml.
L’historique se présente sous la forme d’une liste paginée. On peut trier cette liste sur la date de l’événement, l’utilisateur responsable de l’événement, la table concernée et le type d’action. On peut ainsi avoir accès rapidement aux informations que l’on recherche.
Toutes les alertes sont contenues dans un même script : script_alert.php. Il requiert un fichier de configuration config_script.xml.
Balise CONFIG
databaseserver : Nom ou IP du serveur de base de données
databasetype : Type de la base de données (MYSQL ou SQLSERVER)
databasename : Nom de la base de données
databaseuser : Utilisateur de la base de données
databasepassword : Mot de passe de l'utilisateur
app : Chemin du répertoire "scripts alerte"
reportmailMail de l'émetteur
Balise TABLENAME : Noms des tables utilisées par le script
folders : Nom de la table folders
folders_out : Nom de la table folders_out
Balise RESOURCES : Collections documentaires utilisées
tablename : Nom de la table
comment : Libellé de la table
Sous Windows, le moyen le plus simple est de créer une tache planifiée.
Ce fichier va servir à lancer une commande php en ligne. Cette commande va correspondre au lancement du script.
Ouvrez un éditeur de texte simple (bloc notes ou wordpad) et tapez cette ligne :
Chemin vers votre php.exe\php « Chemin vers Maarch PeopleBox\scripts alerte\script_alert.php » « Chemin vers Maarch PeopleBox\scripts alerte\config_script.xml »
Exemple avec xampp :
C:\ProgramsFiles\xampp\php\php "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_peoplebox\scripts alerte\script_alert.php" "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_peoplebox\scripts alerte\config_script.php"
Enregistrer ensuite ce fichier avec l’extension bat, ex : launch_alert.bat
Une tache planifiée, comme son nom l’indique, permet de programmer le lancement d’une application ou d’un script. Pour cela ouvrez le « Panneau de Configuration » windows, puis cliquez sur « Taches planifiées », enfin cliquez sur « Créer une tache planifiée ».
Cliquez sur le bouton « Parcourir » et choisissez le fichier bat que vous venez de créer.
Nommez ensuite la nouvelle tache comme vous le souhaitez puis choisissez « Tous les jours ».
Choisissez l’heure de début de la nouvelle tâche. Nous vous conseillons de lancer la tâche à une heure où vous êtes certains qu’il n’y aura plus d’ajout de courrier. Choisissez ensuite à partir de quelle date vous souhaitez le lancer. Cliquez ensuite sur « Suivant » et faites ce qu’on vous demande.
Sous Linux, il n’y a pas besoin de faire un fichier bat et de créer une tache planifiée, il suffit de lancer le script php à partir de la crontab.
Il faut ajouter une ligne de ce type :
50 23 * * * Chemin_de_l’executable_php Chemin_script_alert.php Chemin_config_script.php
Ici on lance le script tous les jours à 23h50.