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Maarch LetterBox/Guide de démarrage rapide

Introduction

Maarch LetterBox est une application de gestion de courrier entièrement libre, basée sur un modèle économique communautaire.

Ce guide tout public vous permet d'installer et de tester très rapidement l'application après son téléchargement, sans disposer de réelles compétence en informatique. La version cible de ce guide est la 2.8, livrée avec un jeu de données spécifique servant de base à ce document.

En mettant librement Maarch LetterBox à disposition de tous, nous permettons aux organisations d'envisager une diffusion élargie de l'information contenue dans les documents, le tout dans un budget sans commune mesure avec les constantes du marché.

Maarch et son réseau de partenaires vivent uniquement des services d'intégration, de formation et de support sur les projets bâtis autour de l'outil. Il n'y a pas de version "professionnelle" : tous les utilisateurs de Maarch sont à la même enseigne et peuvent télécharger le même logiciel. Par contre, l'expertise sur le produit, le paramétrage poussé, les modules répondant à des besoins spécifiques sont uniquement proposés par le réseau de partenaires.

Avant de recourir à une société tierce pour vous aider à installer Maarch au sein de votre organisation, assurez-vous qu'elle fait partie du réseau de distributeurs/intégrateurs que nous animons.

Bonne installation !

Installation à partir du package de téléchargement

Pré-requis

La liste des pré-requis se trouve dans les détails ici.
Cependant, pour intaller très rapidement une version opérationnelle de Maarch LetterBox, nous vous conseillons de :

  • Télécharger et installer XAMPP (dans une version inférieure à la 1.7.2*) sur une machine XP ou Windows, dans le répertoire C:\xampp.
  • Vérifier l'application des paramètres suivants dans le PHP.ini (C:\xampp\php\php.ini)
    • error_reporting = E_ALL & ~E_NOTICE
    • display_errors = On
    • short_open_tag = On
    • magic_quotes_gpc = On
    • session.bug_compat_42=0
    • session.bug_compat_warn=0

Attention

Maarch Framework 3 nécessite un magic_quotes_gpc à off. Créez un fichier .htaccess si les deux applications sont installées sur le même poste.

(* L'application n'a pas encore été testée sur les versions supérieures à la 1.7.2)

Téléchargement et installation des packages

Récupérez sur Sourceforge ou Adullact les packages suivants :


Dezippez et installez :

  • Maarch LetterBox dans C:\xampp\htdocs (ce qui doit vous donner c:\xampp\htdocs\letterbox)

Activation de la configuration par défaut

Dans le dossier c:\xampp\htdocs\letterbox\xml, renommez le fichier config.xml.default en config.xml

Création de la base de données et des valeurs par défaut

Allez dans phpmyadmin (normalement accessible via http://localhost/phpmyadmin), puis cliquez sur l'onglet "Importer".

  • Créez une base nommée "letterbox"
  • Dans cette base
    • Importez le fichier C:\xampp\htdocs\letterbox\sql\structure.sql, pour créer toutes les tables nécessaires au fonctionnement de Maarch LetterBox.
    • Importez le fichier C:\xampp\htdocs\letterbox\sql\data_demo_fr.sql pour créer toutes les valeurs par défaut de notre jeu de test.


Création des Document Servers

Les document servers sont les espaces de stockage déclarés dans les solutions Maarch. Créez le répertoire suivant afin d'y héberger les documents de LetterBox :

  • C:\Maarch\Docserver\letterbox

Note

Vous pouvez modifier ce chemin en changeant la valeur mise par défaut dans docservers.PATH_TEMPLATE, en prenant soin de terminer par un "\" (ou "/" sous unix).

Pour émuler un scanner, ou traiter tout document électronique...

Scansnap.gif

Maarch LetterBox est prévu pour fonctionner de manière optimale avec un scanner de type "presse-bouton", comme le Fujitsu ScanSnap S510. Lorsque ce type de scanner est connecté via le port USB, il suffit de placer un courrier multipage dans le chargeur, d'appuyer sur le bouton du scanner en façade : le courrier est automatiquement numérisé, OCRisé, transformé en PDF, envoyé vers Maarch. Le résultat pour l'utilisateur est l'apparatition d'une fenêtre d'indexation du courrier, où le document PDF apparait à droite de l'écran, et les index à gauche, comme illustré dans la copie écran ci-contre. Pour ceux qui n'ont pas encore de dispositif de numérisation, une bonne façon d'illustrer le processus est d'installer l'imprimante virtuelle Maarch, couplée avec le Maarch Capture Connector.
Sur n'importe quel document électronique (par exemple un courriel), il suffit de demander une impression pour que le document soit converti en PDF et passe à l'indexation, exactement comme dans le processus de numérisation.

Tour d'horizon rapide

Et voilà ! Vous êtes maintenant prêt à utiliser Maarch LetterBox ! Suivez le guide d'utilisation rapide de ce chapitre, afin de valider votre installation et faire un tour d'horizon rapide au travers des exemples concrets, sur la base du jeu de test accompagnant l'outil.

Les profils utilisateurs déclarés

Organigramme.png
Service Nom Fonction Login

CAB - Cabinet du Maire

Patricia Petit Maire ppetit
Edith Erina Secrétaire eerina

DGS - Direction Générale des Services

Robert Renaud Directeur rrenaud
Sabrina Saporta Assistant ssaporta

COU - Service du Courrier

Bernard Blier Responsable bblier
Brigitte Bina Agent bbina

DGA - Direction Générale Adjointe

Martin Manfred Directeur mmanfred
Katy Kaar Secrétaire kkaar

PSO - Pôle Social

Nancy Nataliu Responsable nnataliu
Céline Cohen Agent ccohen

SGE - Secrétariat Général

Dina Dogem Secrétaire général ddogem
Jules Joubert Assistante jjoubert

PJS - Pôle Jeunesse et Sport

Barbara Bain Responsable bbain
Tino Toti Agent ttoti

PCU - Pôle Culturel

Bruno Boulle Responsable bboulle
Nour Nasser Agent nnasser

PTE - Pôle Technique

Charlotte Charles Responsable ccharles
Noémie Nirva Agent nnirva

PSF - Pôle Services Fonctionnels

Amanda Ackermann Responsable aackermann
Tom Tibert Agent ttibert

DRH - Ressources Humaines

Tony Tong Responsable ttong
Sylvie Solo Agent ssolo

FIN - Service Financier

Susanne Starr Responsable sstarr
Jenny Jane Agent jjane

INF - Service Informatique

Chloé Cordy Responsable- ccordy
Mounir Merad Agent mmerad

ELU - Elus

Dominique Dur Elu en charge de la Jeunesse et des sports ddur
Rita Rizzo Elu en charge de la culture rrizzo


Le mot de passe est identique pour tous les utilisateurs : "maarch".

L'administrateur fonctionnel général est "demo", mot de passe = "demo".

Enregistrement d'un nouveau courrier

  • Ouvrez l'application (dans votre navigateur, ouvrez la page http://localhost/letterbox)
  • Connectez-vous avec l'utilisateur bblier. Il appartenant au service courrier. Il possède le droit d'enregistrement
  • Dans le menu, sélectionnez "Enregistrer courrier"
  • Maarch ouvre une nouvelle fenêtre de navigateur afin d'enregistrer le courrier. Saisissez les valeurs suivantes (ne sont mentionnées que les valeurs à modifier) :
    • Nouvelle affaire : oui (pour un premier courrier).
    • Type de courrier : "Demande d'inscription". Ceci a pour effet de faire apparaitre le champ de parcours de fichiers. Vous pouvez aussi enregistrer du contenu libre sur certains types de documents (ex: Appel téléphonique).
    • Choisissez le fichier : Allez chercher un fichier PDF : celui-ci apparait à droite de l'écran. A ce stade, votre écran est dans la même configuration que si vous aviez disposé d'un scanner de type ScanSnap, ou d'une imprimante virtuelle Maarch.
    • Emetteur : Choisissez un emetteur ou sélectionnez-en un dans la liste.
    • Service traitant : Sélectionnez le pôle Jeunesse et Sport. Barbara Bain apparait alors en destinataire principal, et Dominique Dur en copie.
  • Cliquez sur le bouton "En attente de validation". Ceci a pour effet de mettre le document dans la bannette de validation du Secrétariat Général. Le courrier est bien enregistré, mais n'arrive pas immédiatement dans la bannette de Barbara Bain.


Si vous avez installé l'imprimante virtuelle Maarch, faites Contrôle-P sur un courriel, puis sélectionnez l'imprimante Maarch, et effectuez la même opération d'enregistrement.

Validation du courrier

Le courrier est parti dans la bannette du Secrétariat Général pour validation. Cette étape consiste principalement à valider le routage envisagé par le service courrier.

  • Via le menu, sortez de l'application en cliquant sur "Deconnexion"
  • Reconnectez vous avec l'utilisateur Dina Dogem, responsable du Secrétariat Général: Identifiant "ddogem" / mot de passe " maarch". Il est possible que l'utilisateur ne se soit jamais connecté, Maarch LetterBox lui demande de saisir un mot de passe personnel avant de la rediriger sur la page d'accueil.


Sur la page d'accueil, vous voyez apparaître à droite la liste des bannettes.

  • Cliquez sur la bannette "Courriers à valider"


Le document à valider apparait dans la liste : cliquez sur la ligne.
Vous arrivez alors à l'écran de validation. Ajoutez un commentaire par exemple, changez les destinataires en copie, puis cliquez sur "Valider courrier" en bas de page.
Le courrier disparait de la bannette : il n'y a plus rien à valider, déconnectez-vous.

Acte de gestion et clôture du courrier

Le courrier est parti dans la bannette de Barbara Bain, du pôle Jeunesse et Sport.

  • Reconnectez vous avec l'utilisateur "bbain" (mot de passe: maarch), responsable du Pôle Jeunesse et Sport.
  • Cliquez sur la bannette "mes courriers à traiter"
  • Sélectionnez le courrier
  • Générez une réponse au courrier à l'aide des modèles pré-enregistrés
  • Cloturez le dossier

Et maintenant ?

Grâce à ce petit guide, vous avez installé et testé le coeur de Maarch LetterBox. Allez maintenant regarder du côté du paramétrage avancé :

  • les groupes, leur périmètre documentaire et profil d'utilisation
  • les bannettes de traitement
  • la gestion des absences
  • les modèles de document
  • les fichiers de configuration
  • ...

Si vous pensez que Maarch LetterBox peut aider votre organisation à mieux gérer son courrier, la bonne démarche consiste à faire appel aux services de professionnels Maarch pour l'installation dans les normes sur n'importe quel système, le paramétrage avancé, la formation des administrateurs fonctionnels et techniques, l'assistance à la mise en route, puis le support. Ces prestations sont vendues sous la forme d'un kit au forfait, à un tarif tout à fait compétitif.

Allez sur http://www.maarch.com/fr/services/kit-de-demarrage-maarch-letterbox pour voir notre offre à ce sujet.