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Corbeilles et entités : généralités

Le BPM (Business Process Management) caractérise la réflexion sur l’industrialisation des procédures administratives. Il est matérialisé par une automatisation des flux de traitement, aussi appelée Workflow.

Le Workflow est de type documentaire lorsqu’il est centré sur le document (« document-centric Â»), ce qui est le cas ici. Il représente alors un module fonctionnel sous-tendu par une architecture de GED pour la conservation et la restitution du contenu documentaire.

Il existe 2 types de Workflows :

• Les Workflows non déterministes, dans lesquels l’acteur en cours identifie lui-même l’acteur suivant, par un système de redirection
• Les Workflows déterministes, dans lesquels le processus dans son ensemble est codé dans un automate, ce dernier attribuant automatiquement les tâches et acteurs

Le premier type est souple, mais demande une bonne expertise de l’ensemble du processus de la part de l’ensemble des intervenants. Le second l’est moins, mais présente l’avantage de la formalisation.

Le type de Workflow proposé par le module de corbeilles est de type non-déterministe. Voyons de plus près le principe de fonctionnement :

Dans ce type de Workflow, les documents circulent dans des corbeilles (ou bannettes), en fonction de l’utilisateur ou du service destinataire. Chaque utilisateur effectue lui-même le routage du document. L’administrateur ne doit donc pas créer un circuit complet, mais garde la responsabilité de délivrer des autorisations de redirection en fonction du groupe de l’utilisateur concerné : ainsi, une secrétaire de Direction pourra rediriger un document uniquement vers un service de sa Direction. La traçabilité sur le circuit est complète : on sait qui a redirigé et à quel moment. Les bannettes attendent des actions particulières : certaines sont destinées à la validation et à la redirection, d’autres attendent des actions concrètes telles que le rangement définitif ou la rédaction d’un courrier de réponse.

Les corbeilles peuvent être utilisées de manière autonome, ou bien en correlation avec le module "Entités", qui permet de représenter l'organisation, afin de contrôler les redirections entre corbeilles. Référez-vous à cette page pour comprendre le schéma de sécurité Maarch v3 : xxx.

Le système de corbeilles dans Maarch Framework 3

Nous avons implémenté un système de corbeilles avancé, autorisant une définition des états et des actions associées. Les corbeilles disposent maintenant d'un mécanisme de redirection basé sur les entités.

Le mécanisme repose sur un système de statuts et d'actions.

Les status représentent des états de la ressource. Ceux pré-paramétrés dans le système sont :

• VAL - A valider
• END - Clos
• COU - En cours
• NEW- Nouveau
• REJ - Rejeté
• RSV - Reservé
• DEL - Supprimé
• OK - Validé

Certains statuts font partie intégrante du système et ne sont pas modifiables. D'autres rendent visibles ou non la ressource. Par exemple le statut "DEL" représente une suppression logique : la ressource n'apparait nulle part, mais elle est bien présente dans Maarch.

Des actions permettent de passer la ressource à un statut particulier, et d'appeler une page de traitement présente dans le système.

La corbeille se comporte comme une vue sur la collection. Dans cet exemple tiré du sample, elle liste les nouvelles factures supérieures à 10.000 euros situées dans la collection Factures.

Les clauses de sécurités relatives au groupes d'appartenance de l'utilisateurs sont aussi appliquées sur ce filtrage.

Une fois la corbeille définie, celle-ci est affectée à des groupes d'utilisateurs, et pour chaque paire (groupe-corbeille), on definit une liste d'actions potentielles associées.

C'est un système très souple qui autorise toutes sortes de combinaisons. Par exemple, après l'application de l'action, la résultante peut être prise en charge par une autre corbeille scrutant le statut approprié !