Maarch Framework 3/Fonctionnalités/APA/Quicktour fr

De Maarch // Wiki.

Sommaire 1 Introduction 2 Eléments du jeu de test 3 Tour d'horizon 3.1 Gestion des sites et des emplacements 3.2 Versement d'une archive 3.3 Positionnement d'une archive 3.4 Demande de restitution 3.5 Traitement des demandes de réservation 3.6 Réintégration d'une archive 3.7 Ajouter un client ou un concessionnaire 3.7.1 Ajouter un client 3.7.2 Ajouter un concessionnaire

Introduction

Ce chapitre vous permet de tester et d'évaluer les fonctionnalités du module Maarch APA à partir du jeu d'essai livré avec le module. Il s'agit certainement de la première gestion d'archivage physique en Open Source, et une des rares solutions hybrides mêlant l'archive électronique et physique.

Eléments du jeu de test

Le jeu de test est composé des nouveaux éléments suivants :

• des entités structurées en opérateur/archiveur/client final
• des affectations d'utilisateurs existants dans le jeu de test standard Maarch Framework 3 à ces entités
• des types de conteneurs d'archives
• des sites de stockage, certains pré-définis, d'autre pas
• des natures d'archive confiées par les entités clientes
• des corbeilles de traitement des demandes de réservation client
• Créer un concessionnaire
• Créer un client

Il faut auparavant charger le jeu de test standard, qui contient :

• des utilisateurs répartis en groupe

Les utilisateurs et entités sont répartis de la façon suivante :

Entité niveau 1 (Opérateur)	Entité niveau 2 (Partenaire)	Entité niveau 3 (Client final)	Id utilisateur	Rôle
EconomBox SA			pparker	Administrateur de l'opérateur
	Archiveco SARL		ccharles	Archiviste partenaire
		Lafarge Ciments
		Warner Music France	bblier	Archiviste client Warner
	Dakarchiv SA		bsaporta	Archiviste partenaire
		APIX SA	ppetit	Archiviste client APIX

Econombox est l'opérateur gérant des partenaires possédant des sites d'archivage. Supposons qu'il anime deux partenaires, qui sont Archiveco en France et Dakarchiv au Sénégal.

Les partenaires ont des clients finaux qui leur confient leurs archives :

• Lafarge et Warner pour le partenaire français
• APIX pour le partenaire sénégalais

Chaque partenaire dispose d'entrepôts de stockage (intitulés "box" dans l'exemple), qu'il est le seul à gérer. Les entrepôts sont situés sur des sites.

Les profils d'utilisation sont gérés au moyen des groupes, qui disposent de privilèges sur les services proposés par le module APA (standard Maarch).

Nous avons créé 3 groupes pour ce jeu d'essai :

Groupe	Membres	Privilèges
Opérateur	pparker	Administre les utilisateurs
Archiviste	ccharles bsaporta	Gére les sites de stockage Verse des archives Prend en compte les demandes de réservation
Client final	bblier ppetit	Emet des demandes de restitution

Archiveco détient deux sites de stockage :

• Paris
• Nanterre

Dakarchiv gère les sites de :

• Dakar
• Saint-Louis

Seul le site de Paris est pré-défini avec 5 box.

Des natures d'archives sont associées aux clients. Les natures suivantes sont disponibles pour les clients de Archiveco :

Code	Nature	Client
CCPM	Contrats commerciaux et pieces de marches en vue d'un recours	Lafarge Ciments
CC	Correspondances commerciales	Lafarge Ciments
DOSSACC	Dossiers accident	Lafarge Ciments
LC	Livre comptable	Warner Music France
LIVREPAYE	Livre de paie	Warner Music France
REGPERS	Registre du personnel	Warner Music France

Tour d'horizon

Gestion des sites et des emplacements

Voyons maintenant comment ajouter un nouveau site.

Tout d'abord, connectons-nous avec Charlotte Charles (ccharles/pwd:maarch), administratrice de l'archiviste Archiveco.

Allez dans Administration/Archivage physique, puis sélectionnez "Gérer les sites". Ajoutez un nouveau site pour Archiveco, puis définissez le site via l'écran "Gérer les emplacements".

Dans cet exemple, les allées sont appelées "Box", et les niveaux sont appelés "emplacements".

Pour créer des allées/box, vous pouvez entrer des chiffres ou des lettres :

• de 1 à 5 créera les box 1, 2, 3, 4, 5
• de A à E créera les box A, B, C, D, E

Vous pouvez revenir sur les définitions pour modifier des capacités.

Les capacités sont exprimées en Unités de Conditionnement (UC) : Lorsqu'une UC est positionnée, cela décrémente la capacité. Contactez Maarch pour modifier la gestion de la capacité restante, par exemple pour calculer des mètres-linéaires.

Versement d'une archive

Pour verser une unité d'archive fournie par un client, il vous faut sortir du menu Administration et aller dans l'option "Gestion des archives physiques" du menu principal.

Saisissez un versement pour le client Warner comme suit :

A l'appui sur le bouton "Valider", Maarch signale la création d'une nouvelle Unité d'archive, d'une nouvelle Unité de Conditionnement, et d'une nouvelle instance d'archivage. Les saisies ne sont pas effacées pour permettre des entrées à la volée.

• La boite d'archive (eq. UA) est créée automatiquement si elle n'est pas renseignée. Si elle est renseignée, on vérifie qu'elle n'existe pas déjà. En effet, elle peut être issue du module d'archivage physique standard de Maarch, où les documents sont mis en boite après numérisation. De la sorte on peut faire le lien entre le document électronique, l'UA (la boite d'archive), l'UC (le carton d'archive), et l'emplacement de stockage.
• Le n° d'UC n'est pas obligatoire à ce stade : il peut être saisi par la suite. Lorsqu'il est renseigné, l'UA est rattachée à l'UC.

Positionnement d'une archive

Vous devez maintenant positionner l'UC 1 sur le site de stockage de Paris. Pour cela allez dans l'écran "Positionnement", puis effectuez les saisies suivantes : Vous pouvez ensuite rechercher l'archive et voir ces caractéristiques via l'écran de recherche.

Demande de restitution

Supposons maintenant que le client final demande la restitution d'une archive physique. Ce dernier devra procéder à une demande de réservation en ligne à partir de son compte utilisateur.

Sortez de l'application Maarch puis reconnectez-vous en tant que Bernard Blier (bblier, pwd:maarch), responsable archivistique de Warner Music France (il est possible que vous ayez à ressaisir un nouveau de passe).

Dans le menu, vous n'avez que le choix "Réservation d'archive". Selectionnez cette option puis procédez à une recherche comme suit :

Cliquez sur la case à cocher puis sur "Valider" pour demander la restitution de cette archive.

Traitement des demandes de réservation

Sortez de l'application puis reconnectez-vous sous le nom de charlotte Charles (ccharles, pwd:maarch) pour lister les demandes de réservation en cours.

Dans le menu principal, sélectionnez "Mes corbeilles", puis dans la liste des corbeilles sélectionnez "Corbeille des archives réservées".

Cliquez sur la boite à cocher, puis sélectionnez "Réserver l'archive".

Réintégration d'une archive

Toujours avec Charlotte Charles, allez cette fois dans la "Corbeille des archives prélevées". Vous voyez alors apparaitre la liste des archives qui ont été prélevées :

Cliquez sur la case puis sur "Réintégrer l'archive" pour remettre l'archive en stock.

Ajouter un client ou un concessionnaire

Un client est un utilisateur qui a déposé ses archives chez le concessionnaire qui lui gère le versement, la réservation et la réintégration des archives de ses clients. Ceci nous permet d'identifier les rôles (droits à donner) à chacun de ces deux types d'utiliateurs. Il est dès lors plus aisé de créer des groupes (un groupe concessionnaire et un groupe client).

Ajouter un client

Avec le profil ccharles, aller au menu, cliquer sur administration puis sur groupe et choisir ajouter un nouveau groupe. Alors remplisser l'identité (client) et la description (le groupe client). Il y a la liste des services disponibles, là il faut développer tous les services (l'un après l'autre) en décochant les droits à l'exception du droit de réservation sous le service advanced_physical_archiving. Ainsi en ajoutant un nouvel utilisateur aclient par exemple avec comme groupe unique et primaire le groupe client et comme entité unique et primaire son entité on a un utilisateur client : aclient.

Ajouter un concessionnaire

Pour un concessionnaire c'est exactement le même principe. Pour les droits (création du groupe concessionnaire), il faudra choisir uniquement les droits du service physical_archiving et advanced_physical_archiving à l'exception de la réservation qu'il faudrait décocher sachant que le concessionnaire ne réserve pas les archives. Lors de la création d'un utilisateur concessionnaire il faudra en plus de son entité qui est son entité primaire lui ajouter les entités de ses clients idem pour le groupe.