Maarch Framework 3/Fonctionnalités/APA/Introduction

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Sommaire 1 Les problèmes actuels en gestion des documents d'archives 2 Ce qui est indispensable pour un bon système d'archives 2.1 Le système logique à mettre en place a pour objectif  : 2.2 Pour les concepteurs, les objectifs à atteindre sont : 3 Les apports de maarch APA

Les problèmes actuels en gestion des documents d'archives

À compter de 2005 et du fait de réglementations plus exigeantes, l’intérêt des entreprises pour la gestion des documents d’archives est allé croissant. Alors que les gouvernements ou les professions juridiques et médicales ont une pratique historique de l'organisation des documents d’archives, la tenue d’archives dans les entreprises est peu standardisée. De plus, des scandales tels que celui de l’Enron Corporation/Arthur Andersen, et plus récemment les destructions de documents d’archives chez Morgan Stanley ont renouvelé l’intérêt porté à l'utilité juridique des documents d’archives de l’entreprise et à la prévention des contentieux. Les lois ont incité à normaliser les pratiques de gestion des documents d’archives au sein des entreprises. Les échanges ont été nombreux entre les gestionnaires de documents et les informaticiens dans les années 1990 pour mieux répondre aux exigences légales et mieux anticiper les risques : vie privée, protection des données et vol d’identités sont devenus des centres d’intérêt pour les gestionnaires de documents d’archives. Leur rôle d’aide à la protection des documents d’archives en entreprise les a souvent amenés à porter attention à ces problèmes. Le besoin de garantir que des données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps qu'il n'est permis a rendu indispensable l'établissement de calendriers de conservation indiquant les durées au terme desquelles les documents d'archives peuvent ou doivent être détruits. En France, le droit de la preuve a été adapté par la loi 2000-230 du 13 mars 2000.

Ce qui est indispensable pour un bon système d'archives

Le système logique à mettre en place a pour objectif  :

• L'amélioration de la gestion d'un service d'archives.
• La circulation des dossiers entre les différents utilisateurs autorisés et le service d'archives.
• La traçabilité des mouvements d'archives.
• Le respect des procédures archivistiques.
• L'optimisation des espaces d'archivage.

Pour les concepteurs, les objectifs à atteindre sont :

• L'ergonomie visuelle et fonctionnelle des modules.
• La pluralité des archives à traiter (Papier, mails, numérique, sons, images, vidéos ..).
• La pluralité des unités d'archivage (Boîtes, Dossiers, meubles, palettes, etc.).
• La pluralité des sites d'archivage (Entreprise, externalisation, multi-sites).
• La notion dite de client léger.
• L'utilisation d'outils de développement (une réflexion sur le monde des sources ouverts devra être engagée).
• La puissance du moteur de base de données.
• Les interfaces simples et conviviaux avec les produits de Gestion Electronique de Documents et avec d'autres systèmes de gestion.
• La pérennité des outils et des solutions.

Les apports de maarch APA