Maarch Framework 3/Fonctionnalités/APA/Fonctionnalités

De Maarch Wiki.

La gestion des droits

L'organisation des établissements, des sites et des conteneurs

Création de site de stockage

Création de site de conservation

Affichage des emplacements (une allée est nommée « box Â» dans cet exemple)

Cette opération consiste à définir un nouveau site de conservation. Il faut tout d'abord créer le site au travers d'un écran d'administration, puis définir la topologie du site de stockage :

Maarch APA gère des sites, allées, colonnes, et étagères. Tous les libellés et termes sont modifiables par fichier de paramétrage. Après validation, les positions sont créées automatiquement par un algorithme de calcul. Il est possible de supprimer une allée (à condition qu'il n'y ait rien de stocké à l'intérieur), ou d'en créer une nouvelle.

Le nombre de sites est illimité. Tout site peut voir son libellé modifié. Un code couleur indique la disponibilité des emplacements. On peut ensuite parcourir une allée afin de visualiser son contenu. Tout site ne contenant pas d’archives peut être supprimé. En création, l’administrateur a le choix de ne créer qu’une seule allée ou une seule colonne , ou bien, créer des groupes (du premier au dernier, le logiciel se chargeant de l’incrémentation automatique). Le nombre d’étages est affecté à un ensemble de colonnes. La capacité est exprimée en nombre d’unités de conditionnement (par exemple : 4 cartons), ou en mètre linéaire.

Gestion des contenants

Affichage de l'écran du contenant

Les contenants sont définis en terme de dimension, ce qui sert ensuite à calculer la place réelle occupée :

Les versements et les positionnements

Création de bordereau de versement

Un écran permet de créer un bordereau de versement. La création de bordereau de versement est optionnelle. Dans certaines structures c'est l'équivalent du registre des entrées.

La saisie d'un versement

Ecran de création d'archive

Un ensemble d'index est proposée pour enregistrer une Unité d’Archives qui est la plus petite unité(UA) (Boîte, Dossier, etc). A sa création (individuelle ou par import de fichiers externes), un service client est choisi, une date de dépôt est proposée mais modifiable (la date du jour est proposée), Année1 et Année2 sont optionnelles, l’Unité de Conditionnement (ou UC) est saisie si elle est connue à ce moment là, sinon elle est laissée à blanc, la date de destruction est proposée (Nombre d’années indiqué au niveau du service) mais peut être modifiée. Ensuite les libellés en nombre illimité sont saisis : il s’agit des critères de recherche qui serviront à retrouver l’U.A.. (Pour les recherches, une saisie partielle du critère est possible). A l’enregistrement de cette saisie, un numéro unique est attribué par le logiciel (incrément de 1). Le même processus est utilisé en cas d’import par fichier externe fourni par le client. On a vu plus haut qu’une affectation de numéro de conteneur était facultative. Un état devra signaler les U.A. Qui n’ont pas de numéro de conteneur afin de compléter cette information indispensable à la localisation.

La saisie du positionnement

Ecran d'affichage du positionnement de l'archive

La localisation est l’étape de rangement. Le positionnement consiste à indiquer ces informations au logiciel soit manuellement soit automatiquement par code barre ou RFID (étiquette dite intelligente). Cette information est essentielle si le client final fait des recherches et réservations lui même pour des autorisations d’entrée dans le système. Sinon c’est sans intérêt. Cet écran permet d'enregistrer manuellement une unité d'archive.

Une unité d'archive (UA) est la plus petite unité connue de l'archiviste : c'est l'unité confiée par le client à l'archiviste. Dans Maarch, il existe la possibilité de décrire le contenu d'une UA. Une UA pourrait être un n° de boite du module « Physical Archiving ». Si c'est le cas, le titre de la boite est affiché, sinon on considère que c'est une nouvelle UA. Les créations par import de fichiers texte, excel sont également prévues.

Les recherches ou communications

Ecran de recherche

Affichage des détails l'archive

Ecran de réservation

L'archiviste fait une recherche selon les instruments de recherche ou métadonnées Le logiciel lui indique le nombre d'UA qui correspondent à ses recherches (de 0 à n) et indique les positions de ces U.A.

Recherches fréquentes du client :

full text sur le texte avec recherche partielle contenu d'une position.

A partir de la liste de résultat, l'utilisateur accède à la fiche archive et à l'historique des évènements sur cette UA.

L'archiviste fait une recherche selon les instruments de recherche ou métadonnées. Le logiciel lui indique le nombre d'UA qui correspondent à ses recherches (de 0 à n) et indique les positions de ces U.A.

Une réservation est faite par un utilisateur autorisé. Après avoir effectué une recherche, l’utilisateur demande à ce qu’on lui livre la ou les unités d’archives trouvée(s).

L'utilisateur ou lecteur effectue une recherche selon le même processus que celui utilisé par l'archiviste.

Les réponses seront identiques, si ce n'est que les positions ne seront pas affichées.

L'utilisateur doit , en plus de son nom de connexion, indiquer son nom, son prénom et pourra saisir des commentaires à l'attention de l'archiviste qui traitera sa demande,

Une réservation se transforme en document Maarch (table ressource Maarch dédiée), de façon à appliquer le système de corbeilles.

Selon l'organisation mise en place, un document récapitulant les demandes de réservation est mis à la disposition de l'archiviste pour regrouper ses enlèvements (classés par allée (box), colonne(Allée), étage(colonne).

Une fiche fantôme est insérée à la place de l’U.A.

Cette(s) U.A. devient bien indisponible pour d’éventuelles recherches ultérieures jusqu’au moment où aura lieu la réintégration.

Le gestionnaire imprime le contenu entier de la corbeille des demandes de restitution.

Pour chaque lot (n° de de préparation eq n° de commande) on édite :

• un bordereau de préparation

Pour chaque entrée du lot, on imprime :

• une fiche fantôme

Après édition du bordereau, le gestionnaire part avec le bordereau pour chercher une UA. L'UA est considérée comme sortie dès la réservation du client.

Les réintégrations

Corbeille des archives réservées

Corbeille des archives prélevées

La réintégration se fait par le numéro d'archive.

Si des fiches fantôme ont été mises en place, la réintégration fait en contrôlant (soit visuellement soit par lecture codes barre) l'étiquette du fantôme avec celle de l'U.A. Entre la réservation et la réintégration il y a le prélèvement de l'archive demandée pour la livrer au client. Le prélèvement et la réintégration sont gérées avec les corbeilles virtuelles Maarch.

A partir de la corbeille des archives réservées l'utilisateur peut visualiser le numéro, l'UC, le positionnement et le site des archives réservées. Il peut alors choisir de les prélever.

Les archives prélevées apparaissent dans la corbeille virtuelle dite des archives prélevées ou l'utilisateur peut choisir de les réintégrer.

Les éliminations ou destructions

A l'année n, on édite les UC dont toutes les UA arrivent en totalité à la date de destruction. Le client valide les UC à supprimer. Après validation par le client, on détruit l'UC, ce qui libère les localisations.

Les imports

Les liaisons avec un système de gestion électronique de documents

Les utilitaires