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Maarch Courrier/latest/fr/Tutorials/Archivage

Activer le module « export SEDA »

Principe de fonctionnement

Export Seda est un module de Maarch Courrier qui permet l'archivage de courriers dans un SAE (système d'archivage électronique) au formalisme du standard d'échange de données pour l'archivage - SEDA2.

Pour réaliser cet archivage, nous proposons la création de 3 corbeilles :

Corbeille pour l'archivage
  • Courriers à archiver. Sont présent dans cette corbeille les courriers ayant dépassé leur durée d'utilité courante et/ou ceux en fin de cycle (statut END).
  • Courriers envoyés aux archives. Cette corbeille affiche les courriers pour lesquels un bordereaux SEDA a bien été pris en compte par le SAE mais en attendent de traitement (leur archivage effectif) par ce dernier.
  • Courriers archivés. Cette corbeille permet de valider et confirmer la bonne prise en compte et l'archivage dans le SAE.


Courrier à archiver

Cette corbeille permet sélectionner,de générer le bordereau de versement et de transférer au SAE les courriers en fin de cycle. Elle propose deux modes de versement : automatique ou manuel.

Le mode automatique génère le paquet d'informations (bordereau SEDA + document(s)) et le transfère automatiquement au SAE configuré. Une fois cette action terminée et l’accusé du SAE automatiquement reçus, les courriers envoyés pour archivage changeront automatiquement de statut, et donc corbeille, pour aller dans « Courriers envoyés aux archives ».

Le mode manuel est un mode dégradé qui permet de générer le paquet d'informations et de le télécharger au format zip afin de le faire parvenir au service d’archive par d’autres voies (email, sftp, ftps, dav…). Contrairement au mode automatique, après la génération du paquet d'informations, les différents courriers ne changent pas de corbeille. L'utilisateur doit ajouter en pièce jointe de chacun des courriers l'accusé de réception fourni par le SAE après l'import du paquet d'informations.

Gen bordereaux.png

Courriers envoyés aux archives

Une fois l'export effectué dans le SAE, les différents courriers sélectionnés se retrouvent dans la corbeille des courriers envoyés aux archives. Cette corbeille sert principalement de « salle d'attente » de décision finale d'archivage. Cette réponse est le message SEDA final dans le processus d'archivage, il indique la fin du processus d'archivage du paquet d'informations envoyé. Comme dans la première corbeille, les modes automatiques et manuels sont présents.

Le mode automatique est piloté par un script dédié a exécuter en tâche planifiée. Ce script interroge le SAE sur la présence d’éventuelle réponse aux transferts en attente de décision d'archivage. Cette réponse n'est pas encore la décision d'archivage des courriers par le SAE mais bien une prise en compte de la demande.

Si une réponse est présente, elle sera automatiquement ajoutée en pièce jointe aux différents courriers cibles et changera le statut de ces derniers. Les courriers se retrouveront donc automatiquement dans la corbeille « courriers archivés ». Le mode manuel quant à lui nécessite d'ajouter le bordereau de réponse en pièce jointe de chacun des courriers cibles et de valider l'envoi pour archivage.

Courriers archivés

La corbeille des courriers archivés permet de valider ou non l'archivage. Cette étape est essentielle !

En effet, une fois cette étape validée les courriers cibles pourront être supprimés de Maarch Courrier (ainsi que les contacts devenu orphelins). C'est pour cela qu'il est primordial de vérifier la réponse formelle du SAE au transfert avant de supprimer le courrier. Si une erreur est renvoyée par le SAE, on action permet recommencer le processus d'envoi pour archivage dès le début.

Configuration du module

Statuts

Pour ce module, nous avons besoin de 3 nouveaux statuts :

  • SEND_SEDA (1ère corbeille) - Courrier en attende d'accusé de réception
  • ACK_SEDA (2ème corbeille) - Courrier en attende de réponse au transfert
  • REPLY_SEDA (3ème corbeille) - Courrier en attende d'acquittement (Destruction ou remise à zéro du processus d'archivage)

La corbeille "courriers à archiver" contient deux statuts. Le statut SEND_SEDA pour les courriers en attendent d'accusé de réception et le statut END pour les courriers en fin de cycle.

Actions

Après les statuts, nous avons besoins de 5 nouvelles actions :

  • Transférer au système d'archivage (1ère corbeille)
  • Valider la réception du courrier par le système d'archivage (1ère corbeille)
  • Valider l'archivage du courrier (2ème corbeille)
  • Supprimer courrier (3ème corbeille)
  • Remise à zéro du courrier (3ème corbeille)

Import automatique

modules/export_seda/xml/config.xml

Nom de la propriété

Description

Sae (string)

Nom du système d'archivage électronique.

exemple : MaarchRM

Token (string)

Clé unique de connexion au système d'archivage électronique

UrlSAEService (string)

Chemin vers l'instance de service du système d'archivage électronique

exemple : https://API.MonMaarchRM.tld/

UrlSAE (string)

Chemin vers la corbeille « transfert entrant » du système d'archivage électronique

exemple : https://www.MonMaarchRM.tld/transfer/sent

DeleteData (boolean)

Suppression automatique ou non des courrier à la fin du processus d'archivage.

Script « vérification réponse »

modules/export_seda/batch/config/config.xml

Ce script (modules/export_seda/script/checkReply.sh) permet de récupérer les messages de réponse au transfert. A travers ce script, Maarch Courrier interroge le SAE sur la présence d'un ou plusieurs messages de réponse au transfert.

Nom de la propriété

Description

Databaseserver (string)

Adresse de la base de données

Databaseserverport (string)

Port de la base de données

Databasetype (string)

Type de la base de données

exemple : POSTGRESQL

Databasename (string)

Nom de la base de données

Databaseuser (string)

Utilisateur

Databasepassword

Mot de passe utilisateur