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Créer un courrier départ spontané

Le courrier départ spontané permet d'enregistrer un courrier initié par la structure.

A partir d'un modèle défini dans l'application, on peut exploiter les champs de fusion et ainsi créer un courrier et l'enregistrer simultanément.

3 étapes permettent de créer et enregistrer un courrier départ spontané.

   Créer le modèle

Le modèle est créé dans le menu -> Administration -> Modèles de document

--> Choisir "Pièces jointes" comme cible du modèle.

--> Utiliser "Courrier départ spontané" comme type d'attachement.

--> Choisir "[réponse] Informations du courrier entrant" pour la Source de données.

--> Éditer votre document puis choisir le ou les services auxquels on souhaite associer le modèle avant de l'enregistrer.

Model admin.jpg

Le modèle rajouté est enregistré dans la liste des modèle.

Model confirm.jpg

    Créer votre courrier départ spontané 

--> Cliquer sur le bouton "enregistrer un courrier" On accède à la page d'indexation.

Une fois sur la page d'indexation, il faut cliquer sur le bouton Ø qui permet de créer un courrier sans fichier joint.

Enregistrer.jpg

--> Choisir "courrier départ" dans la catégorie.

Compléter le formulaire d'indexation et enregistrer le courrier.

Index Spontane.jpg

   Associer le courrier départ à l'enregistrement

Après l'enregistrement du courrier, la fiche détaillée apparaît sur l'écran. Sur cette fiche Aller dans l'onglet "Pièces jointes".

Details.png

Créer une pièce jointe en cliquant sur le bouton "Créer une pièce jointe"

Un formulaire apparaît à gauche avec le document "Aucun fichier joint" sur la droite.

--> Choisir "Courrier départ spontané" pour le type d'attachement.

--> Ensuite sélectionner le modèle précédemment créé.

--> Compléter ensuite le modèle en cliquant sur "Éditer", fermer l'éditeur pour enregistrer le modèle modifié.

Create attachment.jpg

--> Valider l'insertion de la pièce jointe.

L'application redirige sur la page de traitement, Le document "Aucun fichier joint" a été remplacé par le modèle édité.

Traitement.jpg

--> Valider la page de traitement. Le courrier départ spontané est enregistré. Si aucun traitement particulier ne doit être fait pour ce courrier, vous pouvez le clôturer.