Aller à : navigation, rechercher

Maarch Courrier/latest/fr/Manuel administrateur/Fonctionnalités/Plan de classement

Le plan de classement

Le plan de classement permet de définir une typologie documentaire. Les types de documents sont associés aux notions de chemise et de sous-chemises. Le plan de classement s'organise en 3 sous-gestions. Ainsi, un document enregistré sera toujours imbriqué de cette façon :

  • Gérer les chemise.png
    • Gérer les sous chemises.png
      • Gérer les types de documents.png

Gérer les chemises

Premier maillon du plan de classement.

Fiche chemise :

La chemise doit porter un nom qui peut être colorisé lors de l'affichage des types de documents grâce à des noms de classes css : default_style, red_style, blue_style (on peut rajouter _big pour une plus grande police) Bouton multi couleur.png
On doit également associer la chemise à un type de dossier (en prévision d'archivage physique).

Gérer les sous-chemises

Fiche chemise :

La sous-chemise doit porter un nom et peut être colorisé de la même manière que la chemise.
La sous-chemise est obligatoirement rattachée à une chemise.

Gérer les types de documents

Fiche type de document :

Un type de document doit être rattaché à une sous-chemise et avoir un libellé
Il est rattaché à une collection (courrier, facture, document d'entreprise, etc.) et doit avoir un délai de traitement (peut être désactivé à l'enregistrement d'un document).
Les délais de relance servent pour les notifications envoyées par mail aux utilisateurs pour prévenir d'éventuelle urgence sur les traitements de documents.
Vous pouvez également définir le format du fichier pour un type donné : Fichier Importé ou Fichier Généré
Fichier importé Fichier généré
L'utilisateur va choisir un fichier qui est stocké sur son espace personnel. Les fichiers supportés sont : PDF, TXT, TXT, MAARCH, JPG, JPEG, JPE, GIF, HTM, HTML, HTML, HTML L'utilisateur va choisir parmi les modèles créés dans maarch (voir gérer les modèles de documents. Vous pouvez également ajouter d'autre champs « custom » dans le formulaire d'enregistrement des documents. Il vous suffit d'ajouter dans le fichier xml apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml les différents champs voulus :
<ROOT>
   <INDEX>  
   <column>custom_t6</column> 
   <label>AR</label>
   <type>string</type>
   <img>default_string.gif</img> 
   <default_value></default_value>
   </INDEX>
</ROOT>

Note

Ces champs apparaîtront en dessous du mode de fichiers : Apration champ.png On peut ensuite décider de les utiliser ou non. Les index choisis apparaîtront dans le formulaire d'enregistrement: Type du document.png

Modes de traitement

Le mode de traitement est une propriété du type de courrier, pouvant servir à définir un processus particulier (ex : SVE/SVA), et qui permet de déduire une priorité.

La liste des modes de traitement figure dans le fichier de configuration ./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml.

Arborescence du plan de classement

Arborescence du plan de classement.png

L'arborescence du plan de classement permet d'afficher l'ensemble chemise, sous-chemise, type de document suivant le type de dossiers choisi.

Type de dossier.png