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Maarch Courrier/latest/fr/Manuel administrateur/Fonctionnalités/Gestion modele document

Gérer les modèles de document (19)

Dans la partie « Gérer les types de documents », nous avons vu qu'on pouvait choisir un type de fichier généré. Ce fichier généré est en fait un modèle de document qu'on peut créer grâce à l'éditeur html que propose l'application :

Gérer les modèles de document.png

Nom du modèle : en lien avec le modèle

Description du modèle : libellé du modèle

Cible du modèle : lors de la création du modèle on définit à quel élément le modèle est associé. Le modèle peut être associé aux pièces jointes, aux notes, aux types de document (on le retrouve dans la gestion des types dans ce cas) ou aux notifications.

Type de modèle:

  • Office

Une autre option apparaîtra : Office autre option.png cliquez sur Edition modele.png pour ouvrir le modèle de base avec le logiciel office ou OpenOffice (suivant l'extension du fichier). Ce type nécessite l'éxécution des applets JAVA sur le poste.

  • HTML

Utiliser l’éditeur de l'application pour créer vos modèles ! Ils seront utilisés lors des enregistrements de documents mais surtout pour les notifications.

  • TXT

Affiche un éditeur de texte. Il suffit ici d'écrire le texte.


Source de données : Permet d’extraire des informations sur les documents enregistrés et de fusionner le modèle.

(Ex : pouvoir avoir le nom du l'utilisateur et les méta-données liées au courrier de cet utilisateur. « Bonjour [recipient.firstname] [recipient.lastname], ... »)


Ainsi on peut par exemple récupérer les informations sur un document enregistré et écrire une réponse à partir d'un modèle préalablement défini.


Éditer les modèles de document (19)

Lors de l'édition d'un modèle de document, vous pouvez y inclure différentes variables qui seront utilisées pour afficher les informations du courrier.

Ces variables sont identifiables par des crochets [ ]. Elles doivent être renseignées lors de la création du modèle de document. Vous avez la possibilité d'utiliser les variables pour les contacts externes, contacts interne et les informations du courriers.

Ci-dessous, les variables pour :

  • les contacts externes :'
Titre
LIBELLE VALEUR
Contact externe : Type de contact [contact.contact_type_label]
Contact externe : Structure [contact.society]
Contact externe : Sigle de la structure [contact.society_short]
Contact externes : prénom du contact [contact.contact_firstname]
Contact externe : Adresse Dénomination [contact.contact_purpose_label]
Contact externe : Adresse Service [contact.departement]
Contact externe : Adresse Civilité [contact.title]
Contact externe : Adresse Nom [contact.lastname]
Contact externe : Adresse Prénom [contact.firstname]
Contact externe : Adresse Fonction [contact.function]
Contact externe : Adresse Etage, bureau, porte [contact.occupancy]
Contact externe : Adresse N° [contact.address_num]
Contact externe : Adresse Rue [contact.address_street]
Contact externe : Adresse Complément [contact.address_complement]
Contact externe : Adresse Code Postal [contact.address_postal_code]
Contact externe : Adresse Ville [contact.address_town]
Contact externe : Adresse Pays [contact.address_country]
Contact externe : Adresse Téléphone [contact.phone]
Contact externe : Adresse Courriel [contact.email]
Contact externe : Adresse Site internet [contact.website]
Contact externe : Formule de politesse de début de courrier [contact.salutation_header]
Contact externe : Formule de politesse de fin de courrier [contact.salutation_footer]


  • les contacts internes :'
Titre
LIBELLE VALEUR
Contact interne: Nom [user.lastname]
Contact interne: Prénom [user.firstname]
  • les contacts pour les transmissions :'
Celui qui émet les transmissions
LIBELLE VALEUR
Contact transmission: Nom [transmissions.currentContact_lastname]
Contact transmission: Prénom [transmissions.currentContact_firstname]
Contact transmission: Titre [transmissions.currentContact_title]
Contact transmission: Fonction [transmissions.currentContact_function]
Les contacts pour les transmissions
LIBELLE VALEUR
Contact transmission: Nom [transmissions.lastname1]
Contact transmission: Prénom [transmissions.firstname1]
Contact transmission: Titre [transmissions.title1]
Contact transmission: Fonction [transmissions.function1]
  • les informations sur le courrier :
Titre
LIBELLE VALEUR
Courrier: Service Traitant [res_letterbox.destination]
Courrier: Type de document [res_letterbox.type_label]
Courrier: Catégorie [res_letterbox.category_id]
Courrier: Nature [res_letterbox.nature_id]
Courrier: Date d'arrivée [res_letterbox.admission_date]
Courrier: Date du courrier [res_letterbox.doc_date]
Courrier: Date limite de traitement [res_letterbox.process_limit_date]
Courrier: Notes de traitement [res_letterbox.process_notes]
Courrier: Date de clôture [res_letterbox.closing_date]
Courrier: Objet [res_letterbox.subject]
Courrier: Numéro chrono entrant [res_letterbox.alt_identifier]
Réponse : Numéro chrono de la réponse [attachments.chrono]
Document: Auteur [res_letterbox.author]
Document: Date d'enregistrement [res_letterbox.creation_date]
Special: Date du jour [datetime.date]
  • Les informations sur l'utilisateur connecté :
LIBELLE VALEUR
Utilisateur: Nom [user.lastname]
Utilisateur: Prénom [user.firstname]
Utilisateur: Téléphone [user.phone]
Utilisateur: Mail [user.mail]
Utilisateur: Rôle de l'utilisateur dans le service (Primaire) [user.role]
Utilisateur: Identifiant de l'entité (Primaire) [user.entity_id]
Utilisateur: Nom long de l'entité (Primaire) [user.entity_label]
Utilisateur: Nom court de l'entité (Primaire) [user.entity_short_label]
Utilisateur: Adresse 1 de l'entité (Primaire) [user.adrs_1]
Utilisateur: Adresse 2 de l'entité (Primaire) [user.adrs_2]
Utilisateur: Code postal de l'entité (Primaire) [user.zipcode]
Utilisateur: Ville de l'entité (Primaire) [user.city]
Utilisateur: Email de l'entité (Primaire) [user.email]
Utilisateur: Identifiant de l'entité parente (Primaire) [user.parent_entity_id]
Utilisateur: Type de l'entité (Primaire) [user.entity_type]
Utilisateur: Arborescence de l'entité (Primaire) [user.entity_path]
  • Les informations sur le service initiateur :
LIBELLE VALEUR
Service initiateur: Identifiant de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_id]
Service initiateur: Nom long de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_label]
Service initiateur: Nom court de l'entité [res_letterbox.initiator_short_label]
Service initiateur: Email de l'entité [res_letterbox.initiator_email]
Service initiateur: Identifiant de l'entité parente [res_letterbox.initiator_parent_entity_id]
Service initiateur: Type de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_type]
Service initiateur: Arborescence de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_path]
  • les informations sur les pièces jointes :
Code barre
LIBELLE VALEUR
Image du code barre pour les documents réponses [attachments.chronoBarCode;ope=changepic;tagpos=inside;adjust;unique]
  • les informations sur les notes:

Vous devez renseigner le numéro de la note pour afficher la note à ce numéro

LIBELLE VALEUR
date [notes.note_date1]
note [notes.note_text1]
  • les informations sur les personnes pour visa (viseur et signataire):
LIBELLE VALEUR
prénom du signataire [visa.firstnameSign]
nom du signataire [visa.lastnameSign]
entité du signataire [visa.entitySign]
prénom du 1er viseur [visa.firstname1]
nom du 1er viseur [visa.lastname1]
entité du 1er viseur [visa.entity1]
  • les informations sur les personnes pour avis (séquentielle):
LIBELLE VALEUR
prénom de la 1ère personne qui donne son avis [avis.firstname1]
nom de la 1ère personne qui donne son avis [avis.lastname1]
entitéde la 1ère personne qui donne son avis [avis.note1]
entité de la 1ère personne qui donne son avis [avis.date_note1]


Les informations que vous renseignez vont concerner les modèles de documents qui ont comme source de données : [réponse] informations du courrier entrant. Ceci concerne les courriers arrivés. Pour les courriers départs, vous devez choisir l'option courrier départ spontané