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Maarch Courrier/latest/fr/Manuel administrateur/Fonctionnalités/Gestion groupes

La gestion des groupes

La gestion des groupes permet de définir l'accès aux différentes fonctionnalités de Maarch.

En effet, suivant le profil de l'utilisateur et suivant le besoin de votre structure, certaines fonctionnalités ne sont pas nécessaires et peuvent être désactivées pour « épurer » l'interface de l'utilisateur.

Croix pour supp.png supprime le groupe.
Suspend utilisateur.png suspend un groupe et l'enlève des listes où il pourrait être sélectionné.
Crayon.png permet d'accéder à la fiche du groupe.

Note

Lorsque vous supprimez un groupe, un écran vous permet de réaffecter les utilisateurs affectés à ce groupe. : Écran après supp.png


Fiche groupe

Tableau fichier groupe.png

La gestion des fonctionnalités

Courrier agent.png

Application Maarch
Administration (Menu) Pour avoir dans le menu le lien ves l'administration
Rechercher (Menu) Pour avoir dans le menu et les raccourcis le lien pour rechercher un courrier
Enregistrer un courrier/doc (Menu) Pour avoir dans le menu et les raccourcis le lien pour enregistrer un courrier

Attention : Il faut également associer une corbeille d'indexation au groupe. (voir partie gestion des corbeilles)

Rechercher un contact (Menu) Pour avoir le menu de recherche des contacts
Utilisateur (Administration) Pour avoir la gestion des utilisateurs dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Groupe d'utilisateurs (Administration) Pour avoir la gestion des groupes dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Plan de classement (Administration) Pour avoir la gestion des plans de classement dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Historique (Administration)

Historique des batchs (Administration)

Pour avoir la gestion des historiques dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Statuts (Administration) Pour avoir la gestion des statuts dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Actions (Administration) Pour avoir la gestion des actions dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Contacts (Administration) Pour avoir la gestion générale des contacts dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Créer des contacts depuis indexation/qualification Pour pouvoir créer des contacts depuis les pages d'enregistrement de documents.

Attention : Il faut également cocher Mise a jour contact depuis une corbeille.png

Mes contacts (Menu) Permet de consulter la liste des contacts créés par l'utilisateur depuis le menu.
Tous les contacts (Menu) Permet de consulter la liste de tous les contacts disponibles depuis le menu.
Mise à jour contact depuis indexation/qualification Permet de consulter la fiche d'un contact dans la fiche détaillée du courrier.
Changement de statut de courrier (Administration) Permet de modifier le statut d'un courrier.

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Zones de stockage (Administration) Pour avoir la gestion des zones de stockage des documents numérisés dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Voir les informations techniques Permet de voir les informations techniques sur le document numérique (taille, type, empreinte numérique, etc.) depuis la fiche détaillée du document
Voir l'historique des actions sur le document Permet de consulter l'historique des actions sur un document dans l'onglet historique
Voir l'historique complet du document Permet de consulter l'historique détaillé d'un document dans l'onglet historique
Envoyer le document en validation depuis la page détails Permet de changer le statut d'un document depuis la fiche détaillée venant d'être indexé afin de l’envoyer en validation via un bouton dans l'onglet détails
Ajouter des liaisons Permet de lier les documents entre eux (nouvel onglet liaison)
Gérer les paramètres (Administration) Pour avoir la gestion des paramètres dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Imprimer la fiche de liaison depuis la fiche détail Permet d'imprimer une fiche récapitulative du document avec sa liste de diffusion depuis la fiche détaillée via un bouton dans l'onglet détails
Imprimer les fiches de liaisons depuis les listes de résultats Permet d'imprimer une fiche récapitulative de chaque document présent dans la liste des résultats. L’icône d'impression se trouve au dessus du tableau des résultats
Gestion des pièces jointes
Créer des pièces jointes Pour permettre de créer des pièces jointes à un document depuis la fiche détaillée dans l'onglet Pièces jointes
Modifier les pièces jointes Pour permettre de modifier des pièces jointes en ligne
Supprimer les pièces jointes Pour permettre à l'utilisateur de supprimer une pièce jointe qu'il a modifié.
Corbeilles
Corbeilles (Administration) Pour avoir la gestion des corbeilles dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Mes corbeilles (Menu) Permet d'avoir la liste des corbeilles du groupe depuis le menu et la page d’accueil
Affaires
Mise à jour d'affaires Permet de modifier des affaires existantes
Attacher des courriers aux affaires Permet de classer un document enregistré à une affaire depuis la fiche détaillée (nouvel onglet affaire)
Attacher des courrier aux affaires (corbeille de traitement) Permet le classement de masse depuis une corbeille
Clôturer des affaires Permet la clôture d'affaire
Créer des affaires Permet la création d'affaire
Entités
Entités (Administration) Pour avoir la gestion des entités dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Types de liste de diffusion (Administration) Pour avoir la gestion des types de liste de diffusion dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Modèle de diffusion (Administration) Pour avoir la gestion des modèles de liste de diffusion dans l'administration

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Ajouter des personnes en copie dans le traitement Permet d'ajouter des personnes en copie depuis la page de traitement :

Tableau A.png

Interdire la modification du destinataire dans la liste de diffusion Permet de bloquer le changement du destinataire principale du document depuis la liste de diffusion.
Mettre à jour la liste de diffusion depuis la fiche détails Permet de pouvoir modifier la liste de diffusion depuis l'onglet liste de diffusion de la page détails :

Tableau B.png

Imprimer les séparateur par service (Menu) Permet d'imprimer les séparateurs afin d'utiliser le scan de masse
Dossiers
Rechercher un dossier (Menu) Pour avoir le menu de recherche des dossiers
Consulter un dossier (Menu) Pour avoir le menu de consultation des dossiers
Modifier les index d'un dossier Permet de modifier les indes d'un dossier (nom du dossier, type du dossier etc)
Rattacher un document à un dossier Permet d'afficher l'index dossier dans les pages de traitement.
Supprimer un dossier Permet de supprimer un dossier
Type de dossier (Administration) Permet de définir des types de dossiers.

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Créer un dossier (Menu) Permet de créer un dossier à partir du menu
Geler un dossier Permet de geler un dossier
Clôturer le dossier Permet de clore le dossier
Notes
Restreindre les notes à vote service Permet de limiter par défaut la vue des notes à son service
Notifications
Notifications (Administration) Permet d'administrer les différents événements à notifier.

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Modèles de document
Modèles de document (Administration) Permet de gérer des modèles de documents (réponses, notes, pièces jointes …)

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Etats et Editions
Etats et éditions (Administration) Permet de gérer les états et statistiques en fonction des groupes d'utilisateur.

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

États et éditions (Menu) Permet d'accéder aux différents états associés.
Activer l'affichage graphique Permet d'avoir l'affichage graphique des statistiques
Gestion du cycle de vie
Politique d'archivage (Administration) Permet de gérer les cycle de vie des docservers
Gestion des Versions de document
Ajouter une nouvelle version de document Permet de créer des nouvelle version de document.
Mots-clés
Mots-clés (Administration) Permet de gérer les mots-clés associés au document.

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Voir les mots-clés des documents Permet de consulter les mots-clés associés à un document.
Créer des mots clés Permet de créer des mots-clés.
Associer les Mots-clés disponible à un document Permet de pouvoir associer des mots clés à un document
Supprimer des Mots-clés à une ressource Permet de supprimer un mot-clé.
Envoi de courriels
Envoi de courriels Permet d'envoyer des courriels depuis la fiche détaillée d'un courrier.
Utiliser les courriels de ses services en tant qu'expéditeur Permet d'afficher l’adresse mail du serveur lors des envoi de mail.
Plan de classement
Plan de classement organisationnel (Administration) Permet de gérer les plans de classement organisationnel

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Classer des documents Permet de ranger un document dans le plan de classement organisationnel défini.
Plan de classement personnel (Menu) Permet d'accéder à son plan de classement personnel depuis le menu.
Gestion du circuit de visa
Configuration du circuit de visa Permet de pouvoir configurer un circuit depuis les pages de traitement
Configuration de circuit de visa depuis la fiche détaillée Permet de pouvoir configurer un circuit depuis la fiche détaillée
Viser les projets de réponses Permet de pouvoir choisir les personnes de ce groupe dans le circuit
Signer les documents Permet aux personnes de ce groupe de pouvoir signer les documents
Gestion du circuit d'avis
Configuration du circuit d'avis Permet de pouvoir configurer un circuit depuis les pages de traitement
Configuration de circuit de d'avis depuis la fiche détaillée Permet de pouvoir configurer un circuit depuis la fiche détaillée
Donner son avis Permet de pouvoir choisir les personnes de ce groupe dans le circuit
Gestion du thesaurus
Thesaurus (Mots-clés) (Administration) Permet de gérer le thésaurus depuis l'administration.

Attention : Il faut également cocher Administration menu back.png

Afficher le thésaurus dans les pages de traitement Permet d'afficher l'index thésaurus sur les pages de traitement
Pouvoir associer des termes aux différents documents Permet de pouvoir lier des termes à un document

La gestion des accès

Attention

Afin de bien configurer l'accès aux ressources documentaires, il est impératif de bien définir l’arborescence des entités !

Permet de définir le périmètre documentaire du groupe (quels documents le groupe aura le droit de consulter)
Collection des courriers.png Permet de choisir la collection dans lequel le groupe peut voir les documents (courrier, facture, documents business).
Description.png Permet de choisir un nom à cet accès (purement informatif).
Clause where.png Permet de sélectionner quels documents doit être visible pour ce groupe. Cette condition se base sur une sélection basé sur le langage SQL.
Actions disponibles sur les docmuents.png Permet d'autoriser la suppression ou la modification d'un document depuis la fiche détaillée du courrier. La modification et la suppression est alors permanente, quelque soit l'état du courrier (en cours de traitement, clos etc)
Période.png On peut également définir un accès provisoire qui ne sera effectif que sur une période déterminée.

Note

Nous proposons 3 grands accès aux ressources :
Accès Total : 1=1
Le groupe aura un accès total aux documents enregistrés (utilisé strictement pour l'administrateur)

Accès utilisateur régulier : DESTINATION in (@my_entities)
Le groupe ne verra que les documents en destination de son/ses entité(s)

Accès responsable : DESTINATION IN (@subentities[@my_entities])
Le groupe ne verra que les documents en destination de son/ses entité(s) et des sous-entités rattachées