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Maarch Courrier/latest/fr/Manuel administrateur/Fonctionnalités/Gestion entites

Les entités

Gérer les entités

Ce panneau permet de créer, modifier et supprimer des entités. L'entité correspond au niveau hiérarchique définit dans l'organigramme.

Voici les informations pour une entité :

Identifiant : souvent l'abréviation du service (ex : cabinet du maire → CAB)
Nom : Nom du service (ex : Cabinet du Maire)
Nom court : Si le nom est trop long, cela permet de rendre plus lisible l'entité (si le nom n'est pas long, mettre le même que pour le Nom)
Type de l'entité : (direction, service ou bureau) ce champ est à caractère informatif, il n'influera sur aucune autre fonction de l'application
Entité parente : Ceci permet de reproduire l'organigramme hiérarchique de la structure. L'entité première n'a bien sûr pas d'entité parente.
Type de l'entité :

Le paramétrage de la liste des types d'entité disponible se fait dans un fichier XML côté serveur. Vous pouvez modifier cette liste dans le fichier modules/entities/xml/typentity.xml. Après modification d'un fichier XML, penser à se reconnecter de l'application pour que les modifications soient prises en compte.

Les autres champs (Adresse, code postal, ville, pays, email, n° siret) peuvent être complétés mais ne sont pas obligatoires.

Arborescence des entités

Cette partie permet de visualiser en arborescence les entités liées entres elles (entités, sous-entités, etc.) et les utilisateurs rattachés à ses entités.

Vous pouvez cliquer sur les entités ou les utilisateurs pour accéder à leur page de modification.

Types de liste de diffusion

(Il est par ailleurs possible d'ajouter des rôles supplémentaires, préalablement définis dans l'administration des groupes)

Dans cette rubrique, vous pourrez configurer un type de diffusion lors d'un enregistrement. Ainsi on peut décider du type de diffusion lors de la création des listes de diffusion.

Pour la collection courrier, le modèle de diffusion par défaut est la diffusion aux services.

La diffusion aux services associe 2 rôles système: destinataire et en copie. C'est-à-dire un destinataire et une ou plusieurs personnes en copie.

Une entité entière peut aussi être en copie. L'ordre du rôle dans la liste multiple sera le même dans la liste déroulante proposée aux utilisateurs

Modèles de liste de diffusion

Vous pourrez ici paramétrer les utilisateurs associés à la liste de diffusion définie.

Modele liste de diffusion edit.png

  1. On sélectionne le modèle de diffusion (ici diffusion au service)
  2. On sélectionne le service pour lequel on souhaite créer une liste de diffusion
  3. On sélectionne les utilisateurs
Chaque service ne peut avoir qu'une seule liste de diffusion associée.

La liste de diffusion est obligatoire pour l'enregistrement du document. Il est important que chaque entité ait une liste de diffusion qui lui soit associée.