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Maarch Courrier/latest/fr/Manuel administrateur/Fonctionnalités/Gestion contacts

La gestion des contacts

Gestion des types de contact

Ce gestionnaire permet de gérer des types de contact. Le type de contact est le premier classement des contacts.

Le type de contact permet de regrouper des contacts selon une spécificité.

Liste des types de contact.png

Pour l'ajout d'un nouveau type de contact.

Type de contact.png

Gestion des dénominations

Ce gestionnaire permet d'ajouter des nouvelles dénominations d'adresse pour un contact. Comme exemple, le contact « Société Maarch » peut avoir une adresse de livraison et une autre adresse de facturation. On peut lui créer pour cela deux dénominations.

Denomination.png

La dénomination est obligatoire pour la création d'une adresse de contact.

Gestion des contacts

Ce gestionnaire permet de visualiser, de créer ou modifier des contacts enregistrés dans l'application.

On peut avoir des contacts personnes physiques ou des contacts personnes morales.

Personne morale.png

Personne morale

Personne physique.png

Personne physique

Tout contact est associé à une ou plusieurs adresses. Seuls les contacts possédant des adresses sont accessibles.

Lors de la validation d'un contact l'écran ci-dessous apparaît.

Liste de contact et adresse.png

Cette méthode de gestion de contact permet d'avoir une ou plusieurs adresses pour un contact. Un contact ne sera accessible dans les pages d'indexation que s'il possède au moins une adresse. Après avoir créé un contact, il faut s'assurer que ce contact possède une adresse. A la suppression d'un contact ou d'une adresse du contact, vous devez réaffecter les documents attribués à ce contact. Il est possible, si on le souhaite d'exporter la liste des contacts depuis la liste des contacts.

Exporter les contacts.png

La liste exportée est présentée sous format csv. Elle peut ensuite être exploitée. Le bouton Gestion des adresses.png permet d'accéder à la liste de toutes les adresses des contacts.

Gestion des doublons

La gestion des doublons permet de détecter les contacts enregistrés à plusieurs reprises. Par la gestion des doublons, on peut supprimer un contact et réaffecter les courriers qui lui sont rattachés à un contact homonyme.

Gestion des doublons.png

L'arborescence des contacts

Cet utilitaire permet de lire la base contact sous forme d'arbre. En cliquant sur le nœud de l'arbre, on accède soit au type de contact, soit au contact.

Arborescence des contacts.png