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Guide circuit visa

Le visa est une des étapes du traitement du courrier. L'agent traitant prépare un projet de réponse et demande le visa de sa hiérarchie. Le visa peut-être vu comme un avis que donne la hiérarchie sur le projet de réponse. Cet avis pouvant aller jusqu'à la signature électronique, marquant l'accord total avec le réponse.

Comment configurer un circuit de visa ?

Côté administrateur

La gestion d'un circuit de visa est un service d'administration. Pour autoriser ce service il faut aller dans le menu ->Administration ->Gestion des groupes

Agent.png

Configuration du circuit de visa permet à l'utilisateur de définir qui vise

Configuration du circuit de visa depuis la fiche détaillée permet de définir qui vise depuis la fiche détaillée

Viser les projets de réponse permet à l'utilisateur de viser la réponse

Signer les documents permet à l'utilisateur de d'apposer sa griffe ou de signer avec un certificat

Imprimer le dossier complet permet à l'utilisateur d'imprimer le courrier principal et toutes les pièces jointes qui sont attachées.

Comment créer un modèle de projet de réponse ?

Tous les projets de réponse rattachés par l'utilisateur traitant peuvent être visés. Cependant, ceux qui auront été créé à partir des modèles auront un affichage plus pratique. Pour créer un modèle de projet de réponse, il faut aller dans le menu->administration->modèles de document

Modele de documents.png

On crée un projet de réponse. Projet de reponse.png

Le lien « Edition du modèle » permet de définir le contenu du modèle. Les différents champs entourés des caractères [] sont des champs de fusion (récupérés de la source de données).

Edition de modele.png

Le nouveau modèle créé est visible dans la liste des modèles disponibles. Liste des modeles.png

Comment créer un projet de réponse ?

Côté utilisateur

L'utilisateur rattache son projet de réponse pour visa et signature. Il définit aussi le circuit du visa (qui vise et dans quel ordre).

Creer une piece jointe.png

On rattache la réponse depuis la page de traitement à partir de l'onglet « Pièces Jointes ». Dans la page de création de la pièce, choisir le type d'attachement, ainsi que le modèle de réponse que l'on souhaite utiliser.

Attacher une piece jointe.png

Éditer ensuite le modèle :

Edition piece jointe.png

Une fois validée, le projet de réponse est rattaché au courrier. On définit un circuit de visa.

Circuit visa piece jointe.png

La liste des signataires est déterminée par l'administrateur (voir ci-dessus). Choisir les différents signataires à partir de la liste. On peut préciser une consigne pour chaque signataire. Les signataires recevront les courriers chacun à leur tour dans l'ordre établi. Le dernier de la liste est celui qui apposera sa griffe (ou son certificat).

Liste signataire.png

Dans l'image ci-dessus, Robert Renaud reçoit le premier le courrier et le projet de réponse. Une fois qu'il l'a visé, Patricia Petit le reçoit ensuite. Sauvegarder le circuit défini pour qu'il soit pris en compte.

Final circuit de visa.png

Ne pas oublier de choisir l'action « Envoyer pour e-visa et e-signature ».