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Dictionnaire de l'archivage électronique


Cet article fournit les définitions des termes liés à l'archivage électronique; elles proviennent des différents textes des normes et standards qui s'appliquent à l'archivage (électronique ou physique) et largement utilisés dans la documentation publiée dans cet espace.

Ce dictionnaire est susceptible d'être augmenté ou modifié à tout moment. Si certaines définitions nécessitent un éclaircissement ou une correction, ou si vous souhaitez voire apparaître de nouveaux termes aujourd'hui absents, n'hésitez pas à nous contacter !

A

accord de versement (ou convention d'archivage)
contrat ou texte réglementaire servant de cadre aux relations entre les acteurs des échanges liés à la conservation des documents numériques, en termes de types de transactions, d'identité des acteurs, leurs rôles et responsabilités, de choix des référentiels et des modèles à utiliser lors des transactions, de profils d'archivage, de règles de constitution des métadonnées descriptives en fonction des types de documents ou d’applications concernés dont les niveaux de service, les règles d'accessibilité, et les règles de conservation

AIP - Archival Information Package (ou PAI - Paquet d'Information Archivé)
dans le modèle OAIS, ensemble d'information enregistré sur les supports de stockage, comportant le contenu numérique, l'information de représentation et l'information de pérennisation, et décrit par l'information de description conservée dans le référentiel d'archivage (le registre en base de données par exemple)

archivage numérique (ou archivage électronique)
activité d'identifier, de collecter, de classer, de conserver, de communiquer et de restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales, pour des besoins d’informations ou à des fins patrimoniales

archive
ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité

attestation électronique
ensemble d’informations permettant d’assurer qu’une action a bien eu lieu

C

communication
action par le service d'archives de transmettre l'information conservée à un demandeur avec l'autorisation, le cas échéant, du service producteur et du service de contrôle compétent

conversion de format
opération qui consiste à convertir le contenu numérique d'un document de son encodage d'origine vers un format différent, tout en préservant la fidélité de l'information contenue

D

demandeur
personne physique ou morale qui souhaite se voir communiquer les informations conservées par le service d’archives dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur

dépôt
ensemble composé de un ou plusieurs documents ayant le même profil d’archivage ou opération qui consiste à enregistrer les documents numériques dans le système d'archivage

document numérique (ou document électronique)
ensemble composé d’un contenu, d’une structure logique et d’attributs de présentation permettant sa représentation, exploitable par une machine afin de restituer une version intelligible pour l’homme. Le document numérique peut être créé à l’état natif ou obtenu par un processus de transformation d’un document physique, on parle dans ce cas de document numérisé

document numérisé
document numérique issu de la numérisation de documents initialement sur papier, sur support microforme ou autre support audiovisuel analogique

durée d'utilisation administrative (DUA)
durée pendant laquelle les informations doivent être conservées dans le respect des exigences légales, contractuelles ou de l'activité de l'organisme, qui débute soit à la production du document, soit à un événement ultérieur externe (naissance d'une personne concernée, fin d'un contrat...)

durée d'utilisation courante (DUC)
durée pendant laquelle les documents sont conservés par le service producteur pour en faire usage dans les activités associées, qui commence comme la DUA dès la production mais doit être plus limitée dans le temps, notamment parce que les règles applicables en termes de restriction d'accès ou de sécurisation des documents peuvent ne pas encore leur être appliquées.

E

empreinte numérique
séquence de bits propre à un document numérique, obtenue par une fonction de hachage. Elle permet la détection des modifications au document numérique par comparaison de l'empreinte calculé à un instant donnée par rapport à celle d'origine.

F

fidélité
caractéristique d’un document électronique de permettre de restituer toute l’information contenue dans le document d’origine pour l'utilisation à laquelle il était destiné

format
Structuration des données binaire, spécifiée et éventuellement normalisée, utilisée par les systèmes d'information pour représenter les contenus, notamment dans le cas des documents numériques pour que l'utilisateur puisse en prendre connaissance dans un périphérique d'affichage

H

horodatage
information permettant de démontrer qu’une donnée (par exemple, un document, un enregistrement d’audit ou une signature électronique) existait à un instant donné

I

Information de description
dans le modèle OAIS, information qui décrit le paquet d'information archivé et permet la conservation et la recherche de ce dernier

information de pérennisation
dans le modèle OAIS, partie du paquet d'information archivé permettant la compréhension de l’objet archivé et la définition des règles de gestion et de la stratégie de pérennisation à mettre en œuvre.

information de représentation
dans le modèle OAIS, partie du paquet d'information archivé permettant de restituer le contenu d'information à partir du contenu binaire enregistré (telle que l'identification du format ou la structuration des différentes parties).

intégrité
caractéristique d'une information qui n'a subi aucune altération ou destruction fortuite ou intentionnelle

J

journal de cycle de vie des archives
journal dans lequel sont consignées les traces des opérations réalisées par un acteur du le système d’archivage et ayant un impact sur la conservation: versement, modification, mise à jour du profil d'archivage, restitution, destruction...

journal des évènements
journal dans lequel sont consignées les traces des opérations réalisées par le système d'archivage, ayant trait à la sécurité, l'exécution de fonctionnalités ou la survenue d'événements logiciels.

M

MEDONA
Voir Norme AFNOR NF Z44-022 - MEDONA

métadonnée
littéralement, les "données après les données"; ensemble structuré d’informations attaché à un document et servant à en décrire les caractéristiques en vue de faciliter son identification, sa gestion, son utilisation ou dans le cas de l'archivage électronique sa conservation. Pour les archives, ces information sont techniques, de gestion et de description.

migration de support
opération qui consiste à transférer le contenu de certains types de supports vers d’autres types, notamment afin d’anticiper l’obsolescence du support concerné

N

niveau de service
nature des prestations de service demandées par le déposant pour l'information échangée, en termes de disponibilité, sécurité, traitements des données, en référence aux différents niveaux prévus par l'accord de versement conclu entre les parties

norme AFNOR NF Z42-013 - Archivage électronique
norme française de 1999 révisée en 2009, traduite en 2012 et publiée dans la norme internationale ISO 14641-1, augmentée en 2012 d'une certification (NF 461 - Système d'Archivage Electronique), intitulée Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes et qui définit les exigences pour garantir notamment la valeur probante des documents numériques.

norme AFNOR NF Z42-013 - MEDONA
norme française de 2014, dérivée du SEDA, intitulée Modélisation des Échanges de Données pour l'Archivage et qui décrit un modèle pour les transactions d'échange ayant lieu entre les acteurs du système d'archivage.

norme ISO 14721 - OAIS
norme internationale de 2001, intitulée Open Archival Information System, soit système ouvert d’archivage de l’information, qui fournit un modèle fonctionnel, un modèle de données et décrit trois acteurspour la conservation sécurisée (la pérennisation) des données numériques

numérisation
opération de conversion de documents à partir de support papier, microforme ou enregistrement audiovisuel analogique en représentation codée numériquement

O

OAIS
Voir Norme ISO 14721 - OAIS

P

pérennité
caractéristique d'une information de pouvoir être restituée de façon intelligible tout au long de sa période de conservation

plan de classement
système d'organisation de l'information conservée, par sujets, du général au particulier, reflétant les activités d'un organisme, avec des niveaux de structuration tels que les fonds (et sous-fonds), les séries (et sous-séries), les dossiers (et sous-dossiers) et les pièces, matérialisé dans les faits par un cadre de classement

prestataire de tiers-archivage
personne physique ou morale qui assure la conservation de documents numériques pour le compte d'un tiers

politique d’archivage
recueil des exigences juridiques, fonctionnelles, opérationnelles, techniques et de sécurité, qu'un système d’archivage électronique interne ou externe doit respecter afin que celui-ci puisse être considéré comme répondant aux besoins exprimés par l’organisme qui le met en œuvre

profil d’archivage
définition d'une typologie documentaire fournissant l'ensemble des règles applicables à des documents partageant les mêmes règles de constitution des métadonnées, de confidentialité, de conservation et de droits d’accès

PRONOM
registre de formats de contenu numérique publié par les Archives Nationales du Royaume-Uni, qui permet l'identification et la qualification des formats et facilite la gestion des ressources, notamment leur pérennisation.

PUID
identifiant unique d'un format de contenu numérique dans le registre PRONOM

R

règle d'accès (ou règle d'accessibilité ou règle de communicabilité)
ensemble d'informations qui décrivent les restrictions d'accès aux données conservées

règle de conservation (ou règle de sort final)
ensemble d'informations relatives à la gestion du cycle de vie des documents numériques, notamment la durée d'utilisation administrative au-delà de laquelle un document sera soumis à son sort final.

réplication
opération de duplication des données d'une source de données (base de données, site de stockage) vers une ou plusieurs autres localisée sur des sites différents

restitution
action par le service d'archives de transmettre l'information conservée à l’organisme qui les a produits, puis de les détruire de manière définitive de son système d’archivage, pour ne plus en assurer la conservation

S

SEDA ou Standard d’Échange de Données pour l'Archivage
Standard créé par le SIAF qui modélise les transactions d'échanges entre les acteurs du système d'archivage de données pour la sphère publique.

série
division primaire du plan de classement qui correspond à un pôle d'activité de l'organisme et qui peut recouvrir un ou plusieurs sujets proches, éventuellement subdivisée en sous-séries, qualifiées d'organiques lorsqu'elles regroupent un ensemble de pièces de même nature.

service d’archives
entité qui assure la conservation des informations dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur

service de contrôle
entité qui, dans certains cas (notamment les archives publiques avec les services départementaux ou nationaux), autorise ou non la communication ou l’élimination des documents numériques

service producteur
entité qui produit les documents numériques, c’est-à-dire qui les a créés ou reçus dans le cadre de son activité

service versant
entité qui transfère les informations, produites par un ou plusieurs services producteur, au service d'archives

signature électronique
structure de données qui permet d’authentifier l'origine d'une autre données, par exemple un document numérique ou un ensemble de document, et d'en garantir l’intégrité

sort final
règle applicable à terme de la DUA de l'information, qui définit si elle est éliminable ou doit être conservée sans plus de limite de temps dans un système d'archivage définitif

système d’archivage électronique (SAE)
dispositif s'appuyant sur un système informatique permettant de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives

T

traçabilité
capacité à pouvoir reconstituer et présenter l’historique des événements qui ont eu lieu dans le système ou sur une entité durant son le cycle de vie

transfert (ou versement)
action par le service versant de transmettre des informations au service d'archives en vue de lui en confier la conservation

MIME type (ou type MIME)
identification du format d'un contenu média, sous la forme d'un type et d'un sous-type (par exemple text/xml, application/pdf, image/jpg...) utilisé à l'origine par le standard Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) pour définir l'encodage du contenu ou des en-têtes des courriers électroniques non ASCII, puis étendu à d'autres protocoles comme le http.

Z

Z42-013
voir "Norme AFNOR NF Z42-013"