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Activer le mode de traitement SVE

Processus SVE

L'ordonnance du 6 novembre 2014 donne le droit aux usagers de saisir l'administration par voie électronique. Un décret du 5 novembre 2015 définit les conditions de saisine de l'administration par voie électronique (SVE). D'autres décrets publiés au Journal officiel à la date du 6 novembre 2015 précisent les exceptions autorisées.

Depuis le le 7 novembre 2015 pour l'État et ses établissements publics, les procédures SVE sont censées être opérationnelles. Le Ministère de l'Intérieur par exemple a mis en place un portail de recueil des demandes et un processus de traitement de ces dernières à l'aide de Maarch Courrier, déployé au sein de chaque préfecture.

La version 1.6 de Maarch Courrier permet de gérer les demandes SVE soumises par les usagers dans l'administration sollicitée (préfecture ou collectivité). Le tutoriel suivant permet de paramétrer l'application suivant le traitement SVE souhaité.

Le processus SVE nominal est le suivant :

  • L'administré saisit un formulaire ou envoie un courriel depuis l'internet
  • Le serveur envoie un accusé d’enregistrement à l’adresse électronique indiquée dans le formulaire afin d’attester de la bonne réception de la demande. Le courriel comporte un n° d'accusé d'enregistrement. Il est conseillé d'envoyer cet AR instantanément.
  • Le service concerné qualifie la demande. A noter que les formulaires peuvent comporter des pièces jointes (CERFA, photos)
  • Dans les 7 jours suivant l'accusé d'enregistrement, un second AR, de prise en charge cette fois, est envoyé à l'adresse courriel du correspondant, reprenant :
    • La date de réception de l'envoi électronique effectué par l'usager
    • La désignation, l'adresse postale et, le cas échéant, électronique ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier
    • S'il s'agit d'une demande, l'indication que la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d'acceptation ou à une décision implicite de rejet ainsi que la date à laquelle, à défaut d'une décision expresse, et sous réserve que la demande soit complète, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée.

Ce dernier point concerne la directive SVA/SVR (Silence Vaut Acceptation/Refus) : l'administration signifie le délai au bout duquel il y a acceptation automatique, ou refus, les saisines SVR étant déclarées comme exceptions à la règle SVA.

Liste des procédures pour lesquelles le silence gardé par l’administration sur une demande vaut accord

Les collectivités doivent mettre en place la SVE avant le 7 novembre 2016.

A partir de Maarch Courrier 1.6 figurent des outils pour gérer la SVE :

  • Mode de traitement dans les types de courrier
  • Priorité associée au mode de traitement
  • Correspondance entre le mode de traitement et les modèles d'accusés de prise en charge
  • Action spécifique d'envoi de courriel de prise en charge dans le cadre d'un workflow SVE


Un workflow SVE cohérent est codé dans le jeu de démo, mais libre à chacun d'adapter son propre circuit.

Saisie de la demande

Cette opération peut se faire via un courriel ou de préférence via un formulaire dédié du site de la collectivité. L'usager doit s'identifier en indiquant à minima nom, prénom, adresse postale et électronique. Il peut ajouter des pièces jointes, mais il faut veiller à filtrer les formats acceptés pour éviter les virus (pdf/jpg recommandé), ainsi que limiter la taille. Un n° d'enregistrement unique est généré.

Envoi de l'accusé d'enregistrement

Le portail doit se charger d'envoyer l'AR d'enregistrement mentionnant le n° d'enregistrement. C'est le plus simple car le message peut alors être envoyé en instantané.

Envoi dans Maarch Courrier

Le formulaire est matérialisé sous forme de courriel pour la traçabilité, et pour la lecture automatique le cas échéant. Le courriel structuré est capturé et placé dans une bannette. Avec un peu d'intégration, on pré-renseigne automatiquement le formulaire de qualification avec les champs du courriel (date de la demande, objet, type de demande). Le rapprochement avec un contact existant se fait par le biais de l'adresse courriel. Sans intégration, il suffit de capturer le formulaire avec Mail Capture et de saisir les métadonnées.

Préparation de l'AR de prise en charge

Une fois qualifiée par le service courrier, la demande est routée vers le service traitant. Ce dernier valide la qualification, puis déclenche l'action de prise en charge en mode SVA ou SVR de la demande. La prise en charge doit être notifiée par un AR de prise en charge, mentionnant la date de réception de la demande, les coordonnées du service traitant, les délais de décision implicite, et les voies de recours. De fait, l'AR de prise en charge doit être finement adapté à la typologie précise de la demande, en particulier pour les voies de recours. Maarch propose des modèles d'AR conditionnés au type de la demande(i.e. type de courrier dans Maarch Courrier), et ce afin de ne pas risquer envoyer un AR SVA pour une demande de type SVR, que l'agent peut contextualiser à souhait.

Admin : Définition des modes de traitement

La liste des modes de traitement figure dans le fichier de configuration ./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml :

   <process_modes>
       <process_mode>
           <label>NORMAL</label>
           <process_mode_priority>2</process_mode_priority>
       </process_mode>
       <process_mode>
           <label>SVA</label>
           <process_mode_priority>3</process_mode_priority>
       </process_mode>
       <process_mode>
           <label>SVR</label>
           <process_mode_priority>3</process_mode_priority>
       </process_mode>
   </process_modes>

Chaque mode de traitement pointe sur une priorité définie plus bas dans le même fichier, les priorités étant aussi administrables dans l'interface.

Admin : Association du mode de traitement à un type de document

Dans l'administration des types de document, il faut associer le type au bon mode.

Admin : Association d'un type d'attachement à un mode de traitement

La liste des types d'attachement figure dans le fichier de configuration ./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml :

   </attachment_types>
       ....
       <type show="true" with_chrono="false">
           <id>sva</id>
           <label>_SVA</label>
           <process_mode>SVA</process_mode>
       </type>
       <type show="true" with_chrono="false">
           <id>svr</id>
           <label>_SVR</label>
           <process_mode>SVR</process_mode>
       </type>
   </attachment_types>

Il faut associer les types SVA et SVR au process_mode correspondant, ceci afin que Maarch Courrier ne propose que des modèles en relation avec le mode de traitement. En effet, un AR SVA en cas de demande de type SVR pourrait être lourd de conséquence.

Créer un projet d'AR de prise en charge

Pour un type de document ayant un mode de traitement SVA, Maarch courrier propose un type d'attachement lié, avec les modèles associés :

Create attachment.png

Validation et envoi de l'AR

L'AR rédigé par l'agent est une pièce jointe qui doit être validée et eventuellement signée par un responsable. Un sous-workflow spécifique avec signature en mode griffe est inclus à titre d'exemple dans le jeu de démo. Une fois validée et signée, l'AR est transmis par courriel au demandeur, et le courrier passe en attente de traitement. Un code couleur et une priorité spécifique permettent de monter des bannettes de suivi de ces demandes.

Voyez comment est composé le workflow SVE du jeu de démo pour vous inspirer : sous-workflow de demande de signature de l'AR de prise en charge, état d'attente des affaires SVx, envoi de courriel avec transfert d'état.


Nous avons créé une action spécifique d'envoi de l'AR par courriel : Envoyer au contact, avec ou sans PJ. Cette action ouvre directement l'écran de rédaction d'un courriel avec sélection automatique de la pièce signée.

Ressources

Modèles d'AR de prise en charge :


Types de saisines avec accord tacite :

  • Autorisation de buvette
  • Cimetière
  • Demande de dérogation scolaire
  • Inscription à la cantine et activités périscolaires
  • Inscription toutes petites sections
  • Travaux ERP